试论企业档案管理部门在企业内部控制中的评价监督职能

赵盈华

(苏州通润驱动设备股份有限公司，江苏 常熟 215500)

2009年7月以来，越来越多的企业开始执行《企业内部控制基本规范》，制定适用、有效的内部控制监督制度，明确内部审计机构和其他内部机构在内部监督中的职责权限，规范内部监督的程序、方法和要求。

企业档案管理部门在企业管理环节中占有特殊地位，其集中统一管理企业各项活动中形成的全部档案信息与开发利用档案信息服务于企业生产经营的职能，使其在现代化企业管理中成为一个信息的汇集和回馈中心。特别是在执行企业内部控制过程中，企业档案管理部门的服务职能正在悄悄发生变化，履行着对企业内部控制的评价监督职能。

1 现代化企业管理中档案管理部门的职能演变

在传统的企业管理中，档案管理工作主要是收集、整理、保管档案资料，开发档案信息，为企业生产经营服务。档案管理工作大多集中在企业管理过程的事中(三同时)与事后，人们往往用“无名英雄”、“幕后英雄”来形容作出贡献的档案管理部门和档案管理工作者。如今，随着企业现代化管理的推进，档案管理部门的管理职能正在从台后走向台前。

改革开放以来，特别是加入WTO后，为消除各种贸易壁垒，各行各业纷纷采用国际标准，加快与国际接轨。我们比较熟悉的ISO9001质量体系、ISO14001质量安全环境体系、OHSMS18001职业健康卫生体系都有相关的记录控制、文件控制、档案管理的要求，为原有的档案管理注入了新的内涵。《企业内部控制基本规范》第五条中提出了企业建立与实施有效的内部控制，应当包括五大要素，其中第四大要素为“信息与沟通。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通”[1]，这里所指“信息”包含了企业档案信息，所谓“沟通”包含了档案信息的传递、服务功能。档案管理通过输入档案信息、输出信息服务的循环运行，参与到企业管理目标→策划→实施→改进→提高各个阶段，拓展了工作的深度、广度。

档案管理部门承担内部控制的评价监督职能，是由档案管理部门的基本职能所决定的。“企业档案部门作为企业重要的信息资源管理部门，其主要职能在于为企业积累和保存可供利用的记录和信息，它是企业信息控制的关键部门，在企业内控活动中发挥着重要作用”[2]。企业内部控制过程中所形成的重要的记录、文件都应移交给档案室，以便企业档案管理部门能全面掌握内部控制运行的情况。同时档案管理部门可依据内部控制形成的档案信息，对照指引要求，对企业内部控制的执行过程开展内部风险审核评价，履行开发利用档案信息的职责，为企业各级管理层决策提供参考意见。

现在，有些企业赋予了档案管理部门新的职责，就是参与内部风险评价监督，负责向内外部审计机构提供完整、真实、全面的规范运行资料。由档案管理部门对内控提出初步评价，然后会同内审部门对内部控制作出自评报告。企业利用已有的组织机构框架，增加对档案管理部门的授权，可降低管理成本投入，符合企业内部控制的成本效益原则。另外，档案管理部门作为企业管理的一个服务窗口，与其他职能部门不构成内控方面的上下游关系，由档案管理部门承担内部控制过程的评价监督职能，更能体现客观、公正、全面的原则。图1所示为企业内部控制的五大原则[1]。

图1 企业内部控制的五大原则

2 档案管理部门履行内部控制评价监督职能的条件

a.明确档案管理部门的职责。

企业建立与实施内部控制，档案管理部门的功能、权限，应通过公布正式文件的形式在部门职责中明确，获得其他部门在工作中的支持，防止因职责不明确，得不到相关部门、相关层级人员的重视、配合，造成档案管理部门在实际内部控制管理上的边缘化。同时还要对档案管理部门涉及内部控制部分的工作进行具体细分和量化。通常，这些具体工作包括以下内容:(1)负责建立内部控制运行档案;(2)负责设计开展内部控制评价监督的工作程序;(3)负责对内部控制过程进行动态管理;(4)对照指引要求，对内部控制质量、存在的风险做出评价;(5)协同内审部、外部审计机构、外部专业评审机构(主要针对内部控制某一特定项目展开的专业评审，如体系认证机构、安全评价机构等)、上级职能部门开展公司内部控制的评价监督工作;(6)加强与公司内部经营管理层、各职能部门(包括财务系统、销售系统、供应系统、人力资源、安全环境、生产系统、品质系统)的沟通，保持内部控制常态化的动态管理，同时要加强与公司外部审计机构、专业评审机构、政府机构的沟通，取得外部机构的技术支持，从而保证内控管理信息完整、准确，确保客观公正。

b.重视档案管理人员的素质。

企业档案管理人员应该具备相当的职业道德修养与专业能力。档案管理部门要做好内部人员分工，按照分工职责，有针对性地组织档案管理人员参加继续教育，特别是要在档案管理专业知识基础上，增加其他学科(如企业现代化管理、信息化等方面)的知识学习，坚持档案管理“三同时”，让档案管理人员参与各种项目管理的全过程，为档案管理人员提高水平创造条件。档案管理部门开展内控评价与监督，其工作职责大于职权，必须坚持客观、公正的工作原则。内部控制涉及的学科比较多，包括财务管理、合同管理、企业管理、市场营销等。同时又要对公司整体情况比较了解，包括生产经营状况、人力资源状况、行业市场情况等。企业在设岗定员时，应选拔事业心强、学习能力强、沟通能力强、有扎实的专业知识的复合型人才。

c.增加必要的建设预算。

档案管理部门开展内部控制评价监督，是一项动态的、长期的工作，需要投入一定的人力、物力。建设预算包括常规预算和特殊预算两大内容。常规的预算包括人力资源、办公室、办公费用等，这部分开支属日常开支，金额相对有限，主要用于对开展某一项评价活动需要投入的劳动力开展业务培训，档案管理网络人员的活动经费，为档案室添置一些设备、档案管理用品等。特殊预算包括需要委托外部第三方机构对公司内部控制进行专项审计、咨询、评价等活动产生的费用，档案信息化建设或提升的费用等。要确保内部控制信息的完整、准确，常规预算与特殊预算都是必须保证的。如企业实施知识产权战略，这是企业发展战略的组成部分，作为内控项目，企业需要投资建设专利信息化平台，用于收集相关同行、同类产品的市场信息，建立数据库，有效开展知识产权保护工作。在公司自主研发新技术、新产品前，可通过该平台查询国内专利信息，避免重复研究或侵犯他人权利;形成授权专利后，及时刊登，防止他人侵权。企业如果应用ERP等信息化管理工具，则需要增加管理软件，并且还要不断开发应用项目，使相关信息能够满足档案管理对内控运行信息的动态跟踪、采集与统计。同时档案管理应根据工作需要，做好电子文件的归档管理、开展档案数字化建设，这些都需要资金投入。

3 档案管理部门开展内部控制评价监督活动及其作用

a.制订内部控制评价监督的工作计划。

企业内部控制是一项持续改进提高的系统性工作。在执行的初始化阶段，应由董事会决策，授权最高管理者(代表)在企业内部达成共识，明确企业内部控制目标，即:保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率，促进企业实现发展战略。在此基础上，档案管理部门应根据职责制订开展内部控制评价监督的工作计划，如图2所示。

b.组织企业内部环境现状的摸底工作。

图2 内控评价工作计划四步法

企业要开展内部控制管理，首先要摸清内部控制现状，又称内部环境。内部环境是企业实施内部控制的基础，开展内部环境摸底工作，主要有3种途径:一是企业内部依托内审部门会同档案部门组织开展自评，提供评价依据的重要环节在档案管理部门;二是通过组织相关管理达标、升级活动，开展辅助评价;三是对主要业务事项和高风险领域，委托外部专业机构，开展专项评价活动。图3所示为内部控制评价监督的主要内容，即18项配套办法。

图3 18项配套办法

第一种途径，内部环境的自我评价，主要是由档案管理部门会同内审部，通过收集、整理、分析企业运行记录、沟通记录及相关方信息，对照18项配套办法，评价企业内部环境水平。第二种途径是企业借助管理上台阶，由档案室召集并全程服务，以各职能部门业务为重点的管理达标活动，如质量奖申报、国家级标准化良好行为达标、开展卓越绩效评价体系建设、高新技术企业评审等，接受政府、行业相关主管部门的检查验收，获得企业内部环境水平外部评价意见。第三种途径是“企业选择内部控制的关键点，提高被控对象的受控度”[3]，聘请外部专业机构进行专项评价，如聘请审计师事务所开展年度财务报表审计、对重大建设项目进行专项审计;聘请职业危害防治机构、安全生产咨询服务机构、环境工程咨询服务机构对新(扩)建项目进行职业病危害评价、安全预评价，编制环境影响报告等，获得来自专业机构的评价意见。企业应从实际需要出发，选择合适的评价方式(详见表1)，通过汇集多方面的评价意见，可以帮助档案管理部门进行评价意见的相互佐证，使企业内部环境现状能够得到全面、真实、专业地反映。开展评价活动，有利于摸清公司内部控制的能力，提供领导决策。同时档案管理部门要在评价活动结束后，及时做好相关信息的处理工作，如编制项目分析报告等，为下一步推进控制活动提供依据。

c.开展内部控制的风险评价。

风险评价的目的是为了及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略。例如，在评价环境保护工作方面，档案管理部门应依据企业内部控制应用指引第4号－社会责任第四章环境保护与资源节约相关要求，出具自我评价意见。档案管理部门通过组织自查能发现不少问题，如三废处理情况(重点查是否委托有资质单位处理?是否签订合同?合同是否在有效期内?过期未续签的原因?危废转移单是否齐全?遗漏的原因?等等)、是否按规定进行环境监测(逾期如何处理?)、排污费的交纳拖欠情况(查缴费凭证)、公司各个环境敏感点的管理台账(查环保设施的投入、运行、管理等记录是否齐全)等;增加产能、改变生产工艺未办理项目申报、未做环评、未调整排污指标，采购化学品物资缺少化学品安全技术说明书(MSDS)等，这些都会给公司环境保护、安全生产带来管理风险，严重的会造成事故、危及员工健康与安全，给企业带来损失。档案管理部门针对不符合项提出风险评价报告，提交内审部、公司级分管领导会签意见后，以整改通知书形式，向环保、生产、供应等职能部门传递信息，要求在一定时间内完成整改;整改完成后，由内审部、档案室组织验收，并将工作联络单及整改完成依据(续签好的合同等)回复至档案部门，该评价意见窗口封闭。通过评价不仅能消除或降低管理风险，还能提高档案信息的完整率、准确率。

d.发挥档案管理部门的内控监督作用。

档案管理部门在内控过程中的监督作用，不同于其他职能部门相互间的制约监督，也不同于内审部直接向董事会、审计委员会、监事会报告的监督职能，而是通过向公司经营管理层提交评价报告，将内部控制缺陷纳入到企业绩效考核系统，促进内部控制的有效实施。除日常履行的评价外，还可通过以下形式发挥监督作用。

(1)通过开展活动行使内控监督职能。档案管理部门监督作用的发挥应结合内外部环境的变化而变化，没有创新提升就会丧失监督的意义。需要经常性开展内控管理活动，促进提高内控水平。以苏州通润驱动设备股份有限公司为例，2010年7月紫金矿业发生重大环境污染事故后，国家环保总局提出了对重点企业的环保核查，加大力度开展清洁生产。公司高层决定借此东风，推动公司环保管理上台阶，决定外聘专业咨询公司进行环保审核、清洁生产验收，并列入年度绩效目标。公司档案管理部门为发挥好内控监督作用，组织制定了迎检方案，查证了相关档案资料、运行台账等，开展了环保现状自评。在咨询公司辅导下，查出一般不符合项十多个，征集实施了清洁生产方案30个，档案管理部门按进度计划，落实各责任部门对不符合项组织整改，将整改进度、效果反馈至公司月度、年度考核系统，公司上下通过近一年的努力，通过了省级清洁生产验收，提升了节能减排水平。表2是其中一项整改。

表2 喷漆废水处理内控改善绩效卡

通过活动，公司员工接受了教育培训，企业健全了环保管理制度，充实了岗位操作规程、工艺流程、安全规程等岗位作业指导书。原来喷漆废水、清洗废水委外处理，虽然合规，但是浪费水资源，还是不符合减排的要求。通过内部控制活动，改进工艺，实现废水经处理后循环使用，不仅减少了支出，降低了产品成本，还消除了个别管理盲点，应用了一批新工艺，达到了节能、降耗、减污、增效的目的。档案室在项目结束后，还整理了专题汇编，并将成果发表在企业专刊、行业商会的期刊上，进行宣传推广。在活动中档案室很好地履行了监督职能，协同相关部门圆满地完成了专项内控目标。

(2)通过信息传递发挥内控监督作用。公司档案室负有及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通的责任。档案室按照股东大会、董事会、监事会、经理层和企业内部机构设置，每年根据外部与内部环境、经营业务调整等情况，协同内审部启动公司的内部控制体系的自我评价与监测机制，对内控可能存在的缺陷进行辨认，如对不相容岗位进行梳理，调整岗位设置、人员分工等。对各种风险因素进行充分的估计、分析，采取对应措施，确保内部控制的有效性，规避经营风险，负责收集、整理过程的相关文件、记录，在评价报告中提出修正相关制度、调整控制程序等建议。以档案管理部门为中心的一个统一、高效、开放的信息沟通系统，是其他一切控制运行的平台，“对规范企业管理行为，促进企业健康发展，起着极其关键的作用”[4]。

4 总结

《企业内部控制基本规范》实施以来，学术界、企业界对其展开的讨论、研究比较多，但以企业的社会责任、内部控制的制度建设、财会管理中的内控等方面的探讨居多。笔者关注到湖北大学历史文化学院教授覃兆刿先生的论著《企业内部控制与企业档案管理的相关性分析》，提出了“企业档案与企业控制重点的对称性、企业档案要为企业控制服务”的观点，对内部控制与档案法规的相关性、内控活动与档案人员的相关性、内控过程与档案业务的相关性作了分析，理论性、逻辑性强。本文以档案管理部门在企业实施内部控制过程中，职能的变化作为视角，探讨了企业在内部控制过程中，档案管理部门的作为，即通过拓展服务功能，提高企业管理效率、降低管理成本，为企业经营安全、建立商业信誉、社会声誉提供支持。企业是以营利为目的的经济组织，在新的形势下，如何激发档案管理部门服务于企业生产经营的活力?有许多值得探讨和研究的课题。各个企业有着各自的文化特色和管理模式，现在一些企业由档案管理部门参与内部控制评价监督取得了很好的实效，这种做法具有一定的参考意义和应用价值。

[1] 财政部，证监会，审计署，等.关于《企业内部控制基本规范》的通知[EB/OL].(2009－06－11)[2013－04－15].http://www.csrc.gov.cn/pub/newsite/ssb/ssflfg/bmgzjwj/ssgszl/200911/t20091110_167773.htm

[2] 覃兆刿，罗琴.企业内部控制与企业档案管理的相关性分析——基于《企业内部控制基本规范》的档案话题[J].档案学研究，2012(2):35－38.

[3] 卓爱国.加强企业内部控制制度建设 提高企业管理水平[C]//福建财会研究会计学会论文专辑.福州:福建人民出版社，2006，131－133.

[4] 陶桂琴.关于加强企业档案管理工作的思考[J].科技信息，2011(14):89－89.