石油石化工程建设领域总包商的库存控制

2013-10-29师钢雷

石油工程建设 2013年4期

都都，师钢雷

（1.中国石油天然气勘探开发公司，北京 100034；2.中国寰球工程公司，北京 100029）

1 材料管理系统概况

在工程建设领域，对于总包商来说，现场材料管理是供应链环节的最后一环。根据有关程序文件，除去事先建立库房、完善安保设施等工作外，现场材料管理的基本工作可以大致概括为：卸车、置放、检验、清点、存储、发放、维护、盘点。然而如果要做到对设备材料供应强有力的控制，还需要做大量的数据录入、核对、查询、分析、比较工作以及与设计、施工、HSE、质量等各部门的配合协调工作。因此，一套完善的材料管理系统和科学的组织管理成为了必不可少的因素。材料管理系统有很多种，如Marian、SAP ERP、EPICOR、运用智能化条形码的TOPIS等。中国寰球工程公司自行开发的材料管理系统——MMS，是一套集数据库、程序、网络、服务器、可视化操作终端于一身的综合材料管理软件，一套以材料管理本身为出发点的ERP系统。其优点：一是信息量大，基本可以做到涵盖所有材料的有效属性，例如：材料代码、详细描述、规格、型号、数量、对应的管道号、请购单号、订单号、装箱单号、库存位置等信息；二是操作方便，通过中心服务器和客户端直接连接，运用数据库关联和可视化操作界面，方便材料工程师的输入、输出、查询、维护等工作；三是强大的数据统计综合功能，便于监控、比较、分析数据和输出报表，以达到精细化控制库存的目的。另一项对库存控制的关键因素是组织管理，这其中包括采购部门自身的管理程序（对到货接收、清点盘库、材料发退等环节的控制）、与其他相关部门的配合程度（统一编码、掌握设计原始数据、采购动态数据等）、项目管理的综合水平（明确职责分工和权限、信息化等）等具体条件。本文将分析材料管理系统和组织管理的具体因素，阐述其在库存控制中的作用和重要性，并给出适当建议。

2 完善的材料管理系统

目前，世界上越来越多的企业引入ERP系统来实现对其整个供应链的有效管理，以求最大限度地利用企业现有资源，实现经济效益最大化。对于石油石化工程建设领域的企业来说，供应链主要体现在询价、请购、采买、催检、物流、材控这几大环节，因此，适合此领域的ERP系统应主要体现出对这几大环节的智能化管理。当然，如果是要建立一整套ERP系统，很多相关人力资源、资产财务、安全质量、信息管理等因素也是必不可少的。在我国，真正使用ERP系统管理整条供应链的工程建设企业目前还不是很多。但是，如果把着眼点放在材料管理和库存控制上，MMS系统足可以为我们提供一个材料控制的经典平台。MMS系统追根溯源，从设计数据出发，根据现实中材料管理的步骤：设计→请购→采买→装箱→到货→入库→配料→发料，基本实现了材料的信息化管理和可控性。以下列出材料管理系统影响库存控制的几个关键因素，并结合作者在越南化肥项目的工作经历，阐述其作用，并提出适当的建议。

2.1 对设计原始数据的掌握

对于总包商来说，材料的原始数据是设计数据。这些数据应包括代码（设备用位号）、详细描述、尺寸、规格、型号、数量、单位、装置号、管道号（管道材料）、版次号等。要对大量的材料进行管理和控制，首先得及时获得准确的设计数据，因为这些数据很多时候是做出判断的基准和依据。例如：当某种通用材料因设计变更而大幅减少而先前的请购已发给采买的情况下，即使已下订单，材料管理人员也应立即通知采买人员相应减少此材料的订货量。如供应商已完成生产，完全可通过协商给予其相应的补偿来解决。即便补偿，也比全额支付加运费和相应的人工费要节省很多。

2.2 对请购、订单、到货环节的控制和建议

2.2.1 对请购、订单、到货环节的控制

在每一步新的设计工作完成之后，设计人员会给出材料表，形成一个请购单（MR）交给采买人员，采买人员再根据MR执行采购程序。假设某一种材料目前的设计总量是D，已请购的总量是M，已订货的总量是P，考虑到这几个环节要加的裕量，正常情况下三者之间的关系应该是D≤M≤P。在导入D、M、P三组数据后，借助MMS系统的数据查询功能，如果材料控制人员发现D＞M或M＞P，而几组数据录入系统的时间跨度又超出预期，那么就应立即与设计或采买人员联系，核对是否已请购或已下订单，在第一时间内查缺补漏；另一方面如果材料控制人员发现D<

采买的过程可大致概括成询价、报价、开评标/谈判、订单、催检、物流这一套流程。对于库存控制来说，除了上文提到的订单环节，物流到货也是非常重要的一个方面。就正常工程建设执行情况而言，一笔订单往往会分成前后几批运输，材料管理人员接收每批货物后都需要一一清点，并与物流提前发来的装箱单进行比对，发现任何溢、缺、损的情况都需立即向上游专业报告。对此环节的控制，材料管理系统发挥了独特的作用。假设某一笔订单材料量为P，此订单分成了n个批次进行运输，每个批次的装箱单分别是L1、L2、……、Ln，到货清点后，每批的实际有效量分别是W1、W2、……、Wn，考虑到某些大宗材料厂家可能给出的裕量，正常情况下几者之间的关系应该是：

在导入P、L、W三组数据后，借助MMS系统的数据查询功能，如果材控人员发现此批次实际到货有效量W≠Lk，就应及时与采买、物流人员联系，报告多出哪些材料、漏了哪些材料、损坏了哪些材料。对于多出的材料，采买人员应通知厂商在以后的发货批次中扣除，避免重复发运造成浪费；对于缺失或损坏的材料，采买人员应在拿到证据后根据项目进展情况要求厂商补供。

2.2.2 挑战和建议

MMS系统是以材料管理本身为出发点建立的，基本上完全由材料控制人员操作，因此，如果要实现对请购、订单、到货环节的控制，一是会增加与设计、采买、材控之间交流的成本，二是会提高因流通环节多所造成易出错的风险。理想的局面是：由设计人员负责控制从设计到请购过程，由采买人员负责控制从询价到评标、订单、催检、物流这一整套采买过程，由材料管理人员负责接收、清盘、发退及全程监控，并且各方在同一平台下各自模块中进行操作，信息共享，最大程度降低出错的几率。当然，前提条件是每个模块都需要根据各自专业的特点建立完善的数据库和连接，并通过统一通用的格式进行相互的数据关联。如果要达到对整个供应链进行控制，特别建议在采买模块中完善数据和程序并建立起共享平台，包括各项目采购设备材料种类、型号、数量、供应商、价格、合同条件等信息的共享。

2.3 对发料环节的控制和建议

2.3.1 对发料环节的控制

材料发放是材料管理过程中最为核心的一个环节，也是最容易出现问题的一个环节，它直接决定了库存量的多少，故对此环节的控制显得非常关键。按照正常发料程序，施工分包商或其他领料人员会提前准备好材料表，经审批后，交给材料部门。由于施工所需材料往往是前后分批到货，再加上具体施工情况复杂等原因，对于很多通用材料，比如管子、管件、阀门、法兰等，施工分包商往往会多次领取。因此，在收到材料申请表后，材料控制人员仍然需要先对其内容进行详细审核，借助材料管理系统，通过对比设计量、库存量、申请领用量、已领用量等几组数据的关系决定最终的材料发放量。尤其是要控制某种材料的领用总量不得超过该种材料的设计净量，这对库存控制显得尤为重要。

举个简单的例子，假设装置U分包给了某施工单位S，通过材料管理系统的查询，发现某型号闸阀在该装置区内的设计总量为d个，目前库存还剩w个，已给其他施工单位配出w′个，但尚未领取（被预订），施工单位S本次申请领用 f个，之前一共领用过此闸阀f′个，其他施工单位暂未提出申请。那么实际应发给施工单位S的数量i可以按以下公式推算：

即首先要比较设计量d和f+f′，如果d≥f+f′，说明本次申请领用量 f在设计范围内，进而再比较 f和虚拟库存量w-w′，若f＞w-w′，说明虚拟库存量不足，最多按虚拟库存量领取，反之，说明库存充足，可以按申请量领取；需要注意的是如果d＜f+f′，说明施工单位提的申请量过多，不应按申请量进行发放，以免造成对一家多发到最后其他单位无料可领的局面，而应根据实际设计量与先前领用量的差值d-f′同虚拟库存比较来决定实际发放量i。

上述只是简单举例，实际情况要复杂一些，可能还需考虑其他领料数据等因素，但不难看出，借助MMS系统配料的功能，能够方便快捷地计算出材料的配用量，再根据施工中是否有材料代用等实际情况，决定最终发放量。这样，从材料申领的源头对库存进行审核控制，既能保证供应，不耽误施工进度，又能维持相对合理的库存以备急需，充分体现了材料管理系统在发料环节对库存控制的作用。

2.3.2 挑战和建议

虽然在石油石化工程建设领域的材料管理已成功引进信息系统，但真正做到和实际货物发生直接联系的并不多，一手数据往往是通过库管人工清点后转到材料控制人员手上，再由材料控制人员手动操作导入系统中。因工程量大，涉及的设备材料种类数量多，库房的管理工作也十分繁杂，若收料、发料工作完全依赖人工清点，不仅劳动强度大，而且效率低、准确性差。如果能引入条形码扩展功能，利用其传输速度快、灵活实用、易于制作和操作等特点，将移动终端设备通过无线网络与材料管理系统联系起来，在收料、发料过程中，移动终端设备将按规则将编定好的条形码扫描成数据并以约定的格式传输到材料管理系统中（注：条形码的打印和粘贴仍需库房管理人员人工操作），将会极大提高库房的工作效率和准确率，减少库房管理人员的工作量，并加深材料管理系统对库存的动态控制，使其更加及时、真实地反应材料状态，并提高项目管理的信息化、自动化的水平。目前，行业内已有少数项目成功使用此项技术对库房材料进行管理，如利用TOPIS系统。

2.4 对设计变更增减材料的控制

MMS系统还能在项目执行期间，特别是后期，对设计变更增减材料进行控制。目的是为了减少后期采购额，尽量利用库存节约成本。这就要求设计人员在提出新的请购前，与材料控制人员积极沟通，并提出材料代用原则，通过对比前后版次材料的变化量，特别是增加的量与实际库存量，共同决定最终请购量。

举个简单的例子，假设此时项目已进入开车阶段，施工已基本完成，对于某种法兰，经前后版次对比发现，新版中一共增加了△t个，库存中剩余w个，目前已配出w′个，在之前的设计变更查询中，已给其他管道预订了w″个，需要留足的备用量为b个；另外，经设计人员确认，库存还剩v个类似法兰可以代用且在施工开车中已不再需要。那么，实际应请购的数量m可以按以下公式计算：

对于此种法兰，w-w′-w″-b+v可视为目前库存中可以领用的量，如果设计增加量△t大于此数，那么它们之间的差值即为实际请购量；反之则说明库存有充足的裕量可供使用，本次设计变更无需再提请购。当然，在实际项目执行中，还会涉及到材料代用、多家分包商同时需要某一种材料、材料损坏或现场丢失、施工急需等情况，但基本可以按照上述思路来确定最终的请购量。

3 科学的组织管理

库存控制的另一个关键因素是管理水平。管理的根本目的就是通过计划、组织、协调、控制及创新等手段，结合人力、物力、财力、信息等资源，谋求更高的工作效率。科学的组织管理不仅是运用各种先进技术的前提，也是协调各部门各相关人员工作，保证其执行力度的基础。要做到对库存的精细化控制，不仅要求材料管理部门科学地管理库房材料，还需要从整个公司项目管理层面对各专业在库存控制点上的职责明确分工，其他各相关部门的协调配合，以及大力推行信息化、标准化。以下三点是从组织管理方面结合细节对库存控制作用的阐述。

3.1 库房材料管理

一套科学完善的材料管理程序是库存精细化控制的首要保证。日常的材料管理工作可基本概括为卸货、放置、报检、清点、维护、发料、盘库、系统管理。由于各种原因，其中很多环节需要反复循环进行，这就决定了材料管理工作具有多样性、繁杂性和突发性的特点。而除去对材料管理系统进行操作等信息管理工作外，其余大部分工作基本都需要在户外进行，因此，要做到很好地管理维护库房材料，对库存进行控制，科学高效利用有限的人力、物力是关键。有些工作做好了，事半功倍；反之，事倍功半。

举个典型的例子，卸散货时，如因数量大，在不提前安排好地方和通道的情况下随处放置，那么可能一时加快了卸车速度，但随着时间的推移，到货材料积累、挤压起来，很有可能造成无法定位甚至丢失，而这种丢失又往往是难以及时察觉的；相反，如果提前安排好放置位置，并将同一装箱批次、类型的材料放置在一起，虽然会暂时降低卸车的速度，但从长期来看，不但有利于后续的报检、清单、发料等工作，还节约了整理库房的人力物力时间，更重要的是这样做会让同一批次的材料集中在一起，把材料因堆放不整而造成丢失的可能性降到最低，减少非正常损失。特别是对于设备仪表备品备件等非标材料，因无法就近加工，供货周期长，必须妥善保管，一旦丢失往往会影响最后施工试车的进度。

3.2 项目管理、部门协调

强有力的项目管理和相关部门的配合协调是保证材料管理部门高效完成工作的必要条件。目前，石油石化工程建设总包项目的设备材料费用往往占其总成本的六成左右。控制库存，在很大程度上就是控制项目成本。而要做到控制库存和成本，项目管理团队需要明确合理分配职责权限，协调各相关部门工作，从整体上把握材料控制的动态。宏观上说，除日常的库存材料的维护管理之外，库存发生变化的情况基本出现在到货、发料、退料这三个环节，其中到货和退料是增加库存，发料是减少库存。无论是库存增加还是减少，都应提前制订计划。到货涉及到采买计划、物流计划，发退料涉及到施工计划，而采买、物流计划又由设计、施工计划来决定。因此，各部门之间的协调配合对库存变化起着重要的作用。

如果因某种原因造成采购过量或不足，相关部门应及时协调找出解决办法，对于采购过量的材料，如在其他设计或施工中还会用到，应及时反映情况，减少下一次的请购量，如确定不再使用，可询问其他项目是否用到或与制造商商量解决；对于采购不足的材料，要看现场是否已用其他方法解决（如代材等），若未解决，应立即安排补订。为避免出现施工急用的材料迟迟不到现场、而施工暂时不用的材料过早运抵现场导致耽误施工进度，造成对资金、库房占用浪费等情况，各专业可安排强有力的计划控制人员，通力合作，在每一步采买之前制订出合理的设计、采购、施工计划。如果材料控制人员发现领料单位超量申请，或在项目施工后期领料量与设计量有严重偏差，或因某些原因申请退还大批已领取材料，除从自身角度对其领料情况详细核查，看其是否有材料代用、临时借用的情况外，还需要施工管理人员加强对施工分包商领料退料的校核，从源头控制。要做到上述几点，没有高效的管理和有力的协调是很难实现的。

3.3 信息化、标准化、规范化

无论是上游的设计专业，还是中间的采买物流专业，以及下游的施工专业，都与材料管理有着密切的联系。材料控制人员需从设计人员那里获得原始设计数据，需从采买物流人员那里获得订单装箱单数据，还需根据由施工管理人员校审的材料申请单配料发料，并将到货、发料、库存信息及时准确地反馈给各相关专业。为保证其间交流顺畅，一项非常重要的工作是材料信息的标准化、规范化，包括对材料名称、代码、描述、规格型号的统一。这不仅能更好地发挥材料管理系统的作用，而且对整个公司的发展也有着深远的意义。

我们可以根据管道材料的特点，规定统一用“分类+标准+材质+厚度+规格+其他”的格式进行描述，格式中每一项都用标准写法来表示。例如，管道材料统一用 “管子”这两个字作为分类名称，而不是 “管”、“管道”或 “钢管”，那样使用系统查询时，输入 “管子”就能查出所有管子数据信息，而不会遗漏。这样做不仅为材控人员在查询核对中节省了大量的数据转换工作，而且保证了系统内材料数据的一致和准确。在实际工作中，为了简便，我们通常会用对每一种不同描述的材料赋予唯一的代码，使描述和代码成为一一对应的关系，那么通过系统的数据库综合功能，能够很方便地对成千上万的材料进行查询、汇总、分类、计算。

从库存控制角度来说，材料的信息化、标准化、规范化不但能够极大地减少交流成本，提高工作效率，而且可以让所有相关人员更准确地掌握库存动态，让材料控制人员更有效地管理库存材料。实践证明，在数据源上统一格式，不但能提高工作效率和质量，而且能更有效地利用库存，节约采购成本。

4 结束语

材料管理作为石油石化工程建设领域总包商供应链的最后一个环节，对其进行控制是一项系统的、涉及面广且复杂的、同时又需要很多技巧的工作。要做好做精这项工作，目前行业内普遍认同的方法是用科学的管理理念与先进的IT技术相结合，通过合理的组织管理和对历史和现实数据信息的积累、统计、分析，根据项目实际情况总结出具体执行办法，来达到优化库存、保障供应、降低成本、提高效率的目的。本文以材料管理专业本身为出发点，列举了一些材料控制过程中可能会遇到的情况，结合作者在越南化肥项目工作的实际经验，阐述材料管理系统和项目组织管理这两大因素在库存控制中的重要作用，并给出相应的建议。事实证明，一方面，一套完善的材料管理系统能够及时有效地监控设计、请购、采买、物流、到货、发料、退库等各个环节，是库存控制的核心；另一方面，科学的组织管理将有利于部门内和部门间分工、合作、协调、信息传递等，提高效率和准确率，是运用先进IT技术管理控制库存的基本前提。

作者认为，要提高材料控制水平仍须从开发运用ERP系统和提高管理水平这两个途径寻求解决办法，做到中央监管、分散操控、统一界面、信息共享，摒弃 “大库存”的传统物资管理模式，实现真正的精细化库存控制，达到降本增效的目的。

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