浅谈人事档案管理存在的问题及对策思考

李榕

摘 要：人事档案在人事管理活动中发挥着十分重要的作用，我国当前的人事档案管理存在着法制化水平不高、技术手段落后、社会效益低下等问题，迫切需要加强政策和制度创新、技术手段创新、加强人事档案管理队伍建设和做好档案信息的开发利用，以促进我国人事档案管理事业健康

发展。

关键词：人事档案；管理；创新

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的反映建档对象经历、德才水平和工作表现的材料，在人事管理活动中，发挥着不可或缺的重要作用。当前，我国人事档案管理中还存在一些亟待解决的问题，本文试图通过对存在的问题进行剖析，并提出改进建议。

1 当前我国人事档案管理中存在的主要问题

1.1 档案管理的法制化水平有待提高

我国有关档案的法律法规对档案管理机构依法履行档案管理职责和公民依法享有的权利做了明确的规定，但在实际工作中，有法不依、选择性适用法律的情况层出不穷。一方面，档案法对档案管理的各个环节都有严格规定，但执行中往往打了折扣。这方面比较典型的案例如前石家庄团市委书记王亚丽，一系列制度形同虚设，个人轻易地篡改档案骗官，以至于“除了性别以外全都是假的”。 监管机制失范，在人事档案管理上，不少单位的组织、人事部门拥有话语霸权，且权力运行基本处于监管盲区，他们在人事档案管理上的失误，有时可以改写一个人的命运，甚至对个人造成灾难性后果。

1.2 档案管理的技术手段和内容比较滞后

当前，大多数单位都正在逐步用电子档案取代纸质档案，并通过网络，实现人事档案资源社会共享，这是信息时代人事档案管理的一场革命，但这种替代的覆盖面明显不够，档案管理手段和方法仍显得比较陈旧、落后。另外，从内容上看，档案内容有待调整充实。一是记载内容陈旧，难以客观地跟踪反映建档人的即时才能和业绩状况，可借鉴性不强，二是与市场经济息息相关的资讯太少。

1.3 档案管理的社会效益较低

一是“死档”、“弃档”现象比较普遍，弃档一族”的大量存在，对档案管理资源是一种巨大的浪费，使档案的平均社会效益降低。二是由于人才交流中的地方和部门保护主义的存在，使得一些部门在吸纳人才时不注重对档案的参阅，使得人事档案成了摆设，无法发挥应有的效益。

2 关于人事档案管理工作的几点建议

2.1 加强政策和制度创新，促进人事档案管理工作与时俱时

1.加快人事檔案管理社会化改革步伐。本着资源整合、优势互补、并行发展的指导思想，积极探索公共服务与市场化服务逐步分离，解决目前工作中存在的多头管理、标准不统一、制度不健全、服务不规范的问题。实现人员和业务的整合，打造专业化的人事档案管理团队，探索人事档案分类管理的新模式。针对每一类人事档案确定的办理事项，重新梳理并优化办事流程。对属于公共服务范畴的档案管理，费用列入财政预算，对属于市场化服务的项目，根据市场需求另行协商确定。

2.实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。

3.分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，可由政府人事部门所属人才交流机构或有人事档案管理资质的社会机构管理。增强建档当事人的存档选择权，并规范社会档案服务机构的服务行为，切实保障当人事的权益。

2.2 加强技术创新，提高人事档案管理专业化水平

档案管理的专业化同档案管理的社会化是紧密联系、互相促进的。当前人事档案管理中“死档”、“弃档”现象突出的问题，也从另一个侧面反映了人事档案管理方式已经滞后于社会进步，人事档案应当以资源形态进入信息领域，通过信息技术开发档案信息资源，通过开发利用档案信息资源，体现人事档案的使用价值。加快人事档案管理的现代化步伐，尽快把每个人的基础信息制成电子文档，每人一个代码，做到只要在内部互联网上输入个人代码，就能够查阅到可以公开的相关信息资料。在此基础上，要积极创造条件，形成覆盖全国的个人电子档案网络，从根本上克服传统人事档案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。加大投入，开发研制人事档案管理软件，对人事档案实行动态化管理和维护，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。探索搭建统一的人事档案管理信息平台，逐步实现人事档案信息管理、信息统计分析、人力资源服务办公、诚信电子档案等功能，不断提高人事档案管理的专业化、规范化、科学化和现代化水平。

2.3 提升档案管理队伍素质，为人事档案管理提供人才保障

“打铁还须自身硬”。没有一支过硬的档案管理人员队伍，就不可能开创档案管理工作的新局面，必须切实加强人事档案管理队伍的自身建设。随着干部人事制度改革的不断深化，人事档案管理的手段也应随之进行相应的调整和变化，这就需要不断提高干部档案管理队伍的综合素质。通过抓管档人员的整体素质，来促进管档队伍的建设和提高。一是抓基础，各单位应该按规定配备具有相应学历和专业背景的档案管理人员，保证档案工作人员的素质；二是抓培训，通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班，来更新观念，提高政治素质，提高业务水平。三是抓待遇的落实，重视档案管理人员劳动保护工作，督促管档单位落实有关经济待遇，从政治上关心管档干部的培养和成长。通过一系列措施，从整体上提高干部档案管理队伍的综合素质，提高干部档案的管理水平。

3 做好档案信息的开发利用，充分发挥人事档案的效益

做到物尽其用，为全局工作服务，这是人事档案管理工作的应有之义。人事档案除了满足工资制度改革、工龄认定、待遇落实等一般性日常管理外，对各级党组织公正、客观地培养和使用干部，已成为一个重要的依据。但是，传统的人事档案管理方式，资料收集手段、管理方式落后，服务方式单调，很难适应不断改革深化的人事管理工作。要使人事档案更好地为人事管理工作，就必须改变传统的管理方式，通过服务来促进信息资源的开发。一是实行现代化管理，建立和完善干部档案数据库，及时更新，动态化管理干部人事档案信息，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性；二是实行开放式的管理，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点事件中的表现记录在案，真实、准确、完整、立体地反映干部的情况，提高决策工作的水平；三是实行服务式管理。在工作中注重实效，在干部的入党、出国、调动、任免、福利待遇、办理退（离）等事项中，尽最大努力帮助用档单位用足用好档案资料，努力为干部工作提供优质服务，提高人事档案的使用效率。

与时俱进，注重人事档案管理的创新，依法、科学地管理人事档案，提高档案的利用价值，社会生活中的诸多关于人事档案的问题就有望迎刃而解，必将为人事管理和社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献

[1]《中华人民共和国档案法》 （1996年）

[2]《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年修订）

[3]《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》（1996年）

[4]傅华 《聚焦人事档案》《中国档案》2003年第4期

[5]吴建美 《高校人事档案管理浅议》《江苏广播电视大学学报》2006年第6期

[6]蔡俊生等. 《文化论》人民文学出版社，2006年