小型连锁超市采购系统的开发

摘 要：本文首先分析了小型连锁超市采购系统开发的意义，探讨了采购系统的需求及业务流程，对小型连锁超市采购系统各个功能模块进行了详细的说明。并就开发过程中的一些问题进行了具体的探讨。

关键词：超市；管理信息系统；采购管理

采购是超市经营管理中的不可缺少的环节，也是一个超市能否取得效益的关键.如果能做到及时联系供应商、合理采购、减少积压，那么超市就打下了取得最佳效益良好基础。

1 系统研究的意义

采购在超市经营中的重大意义，概括起来有以下几点：

1.1 采购的质量与超市销售工作的质量息息相关

作为超市经营的先导环节，只有购进商品的品种、数量和质量符合顾客需要，商品的销售才能实现高质量、高效率和高效益，才能达到采购与销售的和谐统一。

1.2 采购与商品周转速度密切相关

采购早了，会造成库存积压，采购晚了，会出现商品短缺，影响销售。所以，适时和适量是采购人员必须解决的问题。如果采购人员把握的量度比较好，就可以使库存保持在一个合理的区间，从而加快商品周转速度，从进减少保管费，加快资金周转，为超市带来切实利益。

1.3 采购可增加超市的经济效益

超市的经济效益是在商品销售之后体现出来的，但如果购进了物美价廉的商品，是可以显著增加超市的效益的。这是采购可以给超市带来的显性效益之一。而降低库存，加快资金周转，是采购给超市带来的隐性效益。

采购数据信息化，采购系统计算机化以后，可以使上述几项的作用表现的更为明显。因此，建立采购管理系统，不仅必要，而且必须，这一点，对小型连锁超市尤为关键。

2 系统分析

小型连锁超市采购的基本流程包括：明确采购需求、确定采购计划、采购执行等。如图1所示。

2.1 采购需求汇总

采购需求的来源是多种多样的，可以是门面提出的，也可能是仓库提出的，还有可能是大宗购买提出的，等等。在这个过程中，需要做的是把各种需求分门别类地汇总起来，以方便采购。

2.2 确定采购计划

需求确定之后，就可以着手制定采购计划了。在此，需要考虑需求的轻重缓急，也要考虑库存及销售情况，还是考虑量与价格之间的关系。总之，这是一个多方平衡的结果。最后，要对所需的商品、服务的特点和数量进行确认。

2.3 选择、评估供应商

按采购计划，对相关的供应商进行评估，并选出最终的供货商。

2.4 确定采购内容

这主要是与供应商之间确定具体的细节。

2.5 生成采购订单及合同

与供应商就采购细节探讨完成后，就可以生成采购订单了，并据此签定供货合同。在双方均无异议的情况下，合同开始执行。

2.6 验收货物

收到货物后，进行验收，合格的留下，不合格的做退货处理。货物入库或者直接派送到相应的门店。

3 系统功能

本系统的主要功能是制定采购计划并执行，系统目标是：提高货物采购的速度，缩短采购周期，努力将库存控制在一个合理的幅度之内。

本系统主要有系统管理、商品数据管理、供应商数据管理、采购计划管理、采购合同管理、收货管理以及采购评价等功能模块。如图2所示。

具体的功能描述如下：

3.1 系统管理模块

系统管理模块包括数据导入、数据导出以及密码修改等功能。数据导入、导出主要是与主系统中的数据管理及合同管理有关，其导入、导出的数据主要是商品数据、供应商数据以及合同数据中合同模板和合同样本（以前签订的类似合同），这里所导入的数据应该是与本次采购相关的数据，所以，数据导入首先要做的就是筛选。数据导出更多地是一个大备份的功能，以保持与主数据库中数据的一致。密码修改是针对采购员的。

3.2 商品管理模块

商品管理模块包括商品添加、商品查询和商品筛选。商品添加主要用于新商品的基本信息的添加，商品查询可以查询商品的基本情况，而商品筛选主要是为本次采购服务了，即将商品库中已有的与本次采购相关的商品筛选在一起，以方便采购。

3.3 供应商管理模块

此模块与商品管理模块相同，只不过管理对象是供应商。

3.4 采购计划管理模块

采购计划管理模块包括采购需求、供应商审核和采购单管理三个部分。采购需求可以由门店提出，也可以由仓库提出，也可以是总店提出，我们需要做的是将这些需求导入或者添加进来，并按照得采购的原则对其进行汇总。对供应商的审核主要有两点：一是审核只针对符合此次采购要求的供应商；二是审核的内容包括供应商的信用、供货速度、供货价格等。采购单管理，首先生成本次采购总的采购清单，准确地说，是采购计划，然后，计划按供应商进行分解，生成具体的采购单，同时为采购合同的签订做好了准备。

3.5 采购合同管理模块

采购合同管理模块包括合同的生成、签订、执行、监控和归档。合同的生成包括合同样本的选择以及合同内容的确定，合同的签订、执行、监控和归档是合同执行过程中其状态的转换。

3.6 收货管理模块

收货管理模块包括收货管理和退货处理。主要是货物到了之后的一些工作。是整个采购工作的收尾。

3.7 采购评价模块

采购评价模块主要是对本次采购做一评价，包括对供应商、商品和合同的评价，也可以对采购人员进行评价。具体功能包括评价设定，主要是对其参数等进行设定；对供应商评价、合同评价、商品评价等。

4 相关问题

4.1 数据问题

本系统只是小型连锁超市管理系统中的一个模块，所以，其数据必然需要导入和导出。导入的是主库的相关数据，在采购过程中，我们使用的实际上是主数据库的镜像而整个采购完成后，其数据是需要导回到相应的数据库中的，也就是数据的导出，比较典型的如合同归档等。数据导出是按采购员来区分的。另外，在采购评价中也存在这样的问题，其生成的数据是需要返回到相应的数据库的，如供应商的归供应商数据库，商品归商品数据库，合同的归合同数据库，凡此种种。

在采购系统中，还要注意数据格式的统一和规范，尤其是在新添加商品或者合同的时候。采购不仅要把好商品质量关，还要把好数据规范关，只有這样，才能保证整个系统数据的完整、规范和统一。

4.2 采购评价问题

设计采购评价的出发点就是想将一些东西量化，为以后的采购工作打下一个良好的基础。其基本的考量是通过逐步积累的方式，一点一点地将评价的结果做出来。想法是好的，但真正要完成，就会变成的非常困难，困难之一是评价的指标体系的建立，这应该是一个逐步探索、不断修正的过程；困难之二是评价的效用问题，评价的指标体系麻烦，建一个简单的总行了吧，但不论是复杂的还是简单的，它做出的评价到底有多少用呢？这些都是一些还需要验证的东西。关于此部分内容，我们会专文进行探讨。

4.3 供应商审核问题

在采购计划管理中，我们提出了供应商审核的问题。它实际上是采购评价的再调用，也即本次评价给下次采购用。但采购评价有这样或那样的问题，所以，在供应商的审核这个环节中，第一，相关数据是调用数据库的，第二，是采用逐步累加的方式，例如，一次供货及时，其供货响应系数响应的值可增加0.1等。关于此部分内容，我们会专文进行探讨。

小型连锁超市的采购，与整个超市的销售的好坏息息相关，一个好的销售系统，不仅可以显著提高超市的销售利润，还可以降低库存、加速资金流动，进而降低成本，提高利润。应该说，本文所探讨的采购系统，基本上达到了上述要求。

参考文献

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[3] 曹前. 连锁超市采购过程中隐性成本的构成及控制[J]. 中小企业管理与科技（下旬刊）， 2008，（03） .

[4] 王云. 连锁超市采购架构设置及采购策略的系统分析[J]. 科技资讯， 2009，（11） .

作者简介

赵泉（1964-），男，汉，山西平定，辽宁对外经贸学院，教授，研究方向：数据分析处理、信息检索。