浅谈工程档案在工程建设中的重要作用

张小梅

俗话说：“要致富，先修路”，随着社会经济的快速发展，交通部门承担着越来越多的工程建设，因为消耗和占用资源巨大，建设工程的实体成果一般都能得到广泛重视，从行政部门到普通老百姓，注意力都集中到了实体成果上面，甚至是只关注建设工程的外在观感，对建设工种档案关注甚少、知之甚少，一些人认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端，而且异常琐碎，对档案工作表现出的是一种敷衍搪塞的态度。但是，工程档案是工程建设的真实记录，是工程质量的原始凭证，对工程建设起着举足轻重的作用，本人谈如下几点看法，以抛砖引玉。

1 工程档案是工程建设的重要组成部分

一般来说，在工程项目开始施工之前，建设工程档案就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了，如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。即使是在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的。在建筑材料如钢筋、水泥、沥青等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用进程中，应该根据指令实施，如用什么标号的水泥、怎么配比、用量多少等，在实施中还有监理随时监督记录和检测记录。可以说工程档案是建设工程不可忽略的重要组成部分。

2 工程档案是建设工程质量的直接反映

最初对建设工程质量仅仅是一种感受性评价，但是随着社会的发展和进步，对建设工程质量有了严格的定义，必须符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性与环境协调性六个方面。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不再是到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。这实际上是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。

3 工程档案是建设工程质量控制的关键环节

建设工程质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员。从“材料”的因素来看，所有工程材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体。从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容。从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志。从“环境”的因素来看，我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像，反映场地环境的变化。上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集、编制范围内，所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》中，首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系，对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交程序和法律责任等方面进行了强制性规定，是目前推动我国工程建设档案工作发展最重要的一部法规。建设工程档案管理的要求已经从微观提升到了宏观，从基层技术实践提升到了国家法规意志，这是对建设工程档案管理在工程质量控制体系中重要作用最有力的证明。

4 工程档案是预防工程质量事故发生的防火墙

近些年来，为顺应国民经济发展的内在要求，我国的交通建设进入了前所未有高峰期，在庞大的建设规模前，“质量第一”虽然已成为近年来建设的主旋律，但质量管理体系从计划经济向市场经济手段过渡过程中存在着某些不足，建设工作质量事故时有发生，而工程档案恰好能弥补这些不足，预防事故的发生。

从全国媒体公开曝光的工程事故看，许多事故发生后，难于找出一套完整、系统的工程建设档案。究其原因，有是盲目赶工期而疏忽质量和工程档案的收集；有的偷工减料，怕有工程档案的记载；有的违反技术操作规程；有的为搞“政绩工程”、“献礼工程”而违背基本建设程序，该办的手续不办，该履行的程序不履行，该形成的档案也就没有了，造就了一些“豆腐渣工程”或导致了重大的工程隐患。难怪有人说：“如果执行了严格的工程档案验收制度，全国至少可以避免一半的工程事故。”因为有了工程档案的验收，不合格的工程难以拿出合格的档案，如震惊全国的“彩虹桥事件”就不会发生，因为经过追查它就是一个典型的“三无”工程，自然无法通过档案验收，四十条生命就不会随着它的垮塌而成为人们惋惜的冤魂。

建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送，到主体和配套施工，到最后绿化亮化，到竣工验收后投入使用，这是一个相当长的周期。建设工程档案不仅把这个过程真实地记录下来，把这个过程完整地链接起来，也把这个过程作为历史记忆长久保留了下来。对于建设工程档案管理的重要性及其实现途径是需要我们研究思考并高度重视的，我们应该以众多的建设工程质量事故为教训，以我们加强建设工程档案管理的经验和成果为动力，以高度地责任感和紧迫感来推进建设工程档案管理工作，为提高建设工程质量，为确保人民生命财产安全，为祖国经济的腾飞做出切实的努力。