谈谈编目工作实行计算机管理

丁学芝

摘 要：本文结合我馆使用深圳图书馆研制的计算机编目系统，即ILAS系统，在馆藏书目数据的建设过程中实际运用，总结了计算机编目著录中不同于普通图书著录的几个主要特点，并分析了编目工作实行计算机的关键所在

关键词：计算机管理；文献编目；数据库

随着计算机应用技术的发展，图书馆也进入计算机管理时代，在图书馆逐步实施自动化的过程中，我馆采用深圳图书馆研制的计算机编目系统，即ILAS系统，将馆藏中文图书目录数据库建立起来，经过几年对编目子系统的操作实践，笔者有了以下的认识。

1 图书馆编目工作实行计算机管理是由其优越性决定的

图书馆编目工作是各项业务工作的前提和基础，是对文献进行加工处理的最基本环节，是联机采购、流通、公共查询等一系列自动化系统的基础，是图书馆自动化的核心部分，计算机走进图书馆与文献编目相结合，给编目工作带来了质和量的飞跃，使编目人员从整日忙于流水作业般的简单机械的手工编目中解脱出来，使这项本身就具有规律性和科学性的工作做到更标准化和规范化。

在图书馆还未应用计算机管理的时代，编目工作一般都是手工书写目录，但是由于受卡片的限制及历史原因，所有著录项目都比较简单，编目缺少主题词、ISBN号，仍然依照传统的主要款目、附加款目和分析款目等共同完成图书馆的目录职能，一条款目只给读者提供一个检索点，要提供多个检索点，就要写多张不同检索点的款目，这就使目录的作用难以发挥齐全，很难实现资源共享。而计算机编目就不同，一条书目数据就可以提供多个检索点，比如，题名、著者、ISBN号、分类、主题、索书号等，更能适应图书馆书目数据资源共享。

我馆运用的ILAS系统的编目子系统，有以下几个特征，对其使用给我们的工作带来了意想不到的便利。

1.1 兼容性强 伸缩性大

图书馆目录是根据CNMARC标准格式著录，书目数据的内容多变，长度不同，可容纳大量的数据，兼容性强，伸缩性大，适合图书目录信息本身的特点。

1.2 ILAS系统提供了自动生成功能

字段、汉语拼音、关联字段的自动生成。如MARC格式中，与7XX字段相对应的200字段的@f和@g子字段，与225字段相对应的461字段（ILAS5.0版相对的是410字段），与5XX字段相对应的300字段及与010字段中ISBN号相对应的210字段的出版地、出版者均可自动生成以及可自动生成题名、著者的汉语拼音，大量减少了工作人员数据录入的工作量，从而有效的提高了编目效率。

1.3 编目查重工作简便

手工编目查重只在一个途径，即题名查重，而ILAS系统提供了双屏查重，能从多途径进行查重，如题名、著者、ISBN号、分类、主题、索取号等几个方面进行。

1.4 提示功能醒目

给工作人员提供了系统帮助功能，展示了子字段著录说明，方便工作人员在编目过程中能及时了解情况及时查询。

1.5 图书交接手续分明

编目程序紧凑，从编目人员接到一批新书，进行分编加工完成，利用“交送处理”模块，使图书移交手续完美。

1.6 图书编目加工规范，目录、书标整齐清晰，操作简便，总体效果好

2 编目工作的基本保障条件是人员队伍建设

2.1 人员的培训

实行计算机管理对图书馆工作人员来说是一种全新的工作方式，建库之前必须进行人员培训工作，不仅进行计算机操作技能和应用软件的培训，还要进行相关的图书情报知识的培训，使其能熟练掌握文献著录标准。

2.2 编目人员的素质是建库质量的保障

编目人员的综合素质对于编目数据的质量有着非常大的影响，这种素质不单单是指操作的技术，还包括工作人员对于计算机编目和数据信息化的观念和知识结构，从这个角度看，图书馆的编目人员，并不是仅仅通过了计算机操作技能和分类编目的有关培训，能够熟练掌握文献著录标准、分类与主题标引方法，就是一个称职的计算机编目人员，除了必要的培训之外，工作人员还要有良好的心理素质，强烈的责任感、业务能力和积极进取精神，以及认真仔细的工作态度，不但能够快速地适应信息化工作环境，还要能够在工作的过程中不断的学习新技术和新方法。

3 编目工作实行计算机管理的关键是书目数据库的质量

3.1 书目数据的特点

3.1.1 项目多。一条书目数据包括题名、责任者 、版本、出版与发行、载体形态、丛书、主题、分类、附注等项，有关图表、索引等文献特征的说明，都要按照规则准确录入。

3.1.2 表现形式复杂。同是题名就有正题名、副题名、并列题名、交替题名等多种情况。

3.1.3款目之间有复杂的联系。同种书有多个分卷，有总丛书名，分丛书名，有的多卷书中有几册。子目繁多。

3.1.4款目的繁简程度变化大，有些图书用几个简单的字段就可以了，而有的图书则需要更多的说明。

以上这些书目数据自身的特点，决定了编目数据库的质量是对整个计算机编目系统及至图书馆自动化管理的影响，它直接影响数据共享与交换的实现

3.2 严格执行编目规范，提高文献编目工作的质量

图书馆自动化业务系统投入應用后，编目人员严格按照国家文献编目工作条例和MARC编目规则开展编目和数据加工，在文献著录标引工作过程中，通过建立分编、著录、审校等业务分工负责管理机制，对每一条书目记录都要进行入库前的质量审核把关，充分保证了书目数据记录的质量。

3.3 严格把好数据著录加工质量关

书目数据质量将影响到一个系统的运行结果，书目数据质量的好坏会直接在运行系统的过程中反映出来，所以把好图书分编、著录、数据加工这一关是实施图书馆自动化业务系统中最重要的一个环节。在应用计算机编目过程中一旦出现数据记录上的差错，就会导致检索结果的出错或流通部门在借还书时发生错误。如某一书的条码贴错，反映在借书时便是读者手中的书与系统中挂在该读者名下的书不一致，出现张冠李戴的现象。因此，在进行条码分配、数据审校、文献入藏过程中的每一个细小环节，都要加强管理 ，防止出现差错，认真把好数据质量关。

4 结语

文献编目是文献资源进入图书馆流通的第一道关口，是图书馆开展各项业务工作的前提，编目工作质量的好坏，直接影响整个图书馆的工作，应该从图书馆编目工作的实际出发，对图书的分类应力求详尽，主题标引力求深细，另外编目人员除掌握本馆的编目系统外，还要学习和研究新的编目软件，在工作中总结经验，使编目工作的质量不断提高。

参考文献

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