基层医疗卫生机构档案管理工作情况调查与对策思考

刘敏

基层医疗卫生机构的档案管理工作在深化医药卫生体制改革、推进管理精细化和为领导提供决策依据的过程中，都有着举足轻重的作用。日前，笔者对山东省费县基层医疗卫生机构的档案管理工作进行了调查，并对存在问题和不足进行了梳理，对进一步提高基层医疗卫生机构档案管理的工作水平进行了初步思考。

1 基层医疗卫生机构档案管理工作概况

基层医疗卫生机构一般包括县级医院（中医院及各类专科医院）、乡镇（场、区）卫生院（中心卫生院）和村（居、社区）卫生室。目前，山东省费县的县乡村三级，共有基层医疗卫生机构248家，其中，一级以上医院22个（含民营医院5个），门诊部、诊所、医务室和村卫生室等223个，疾病预防控制中心、妇幼保健所、卫生监督所各1个。近年来，县卫生局狠抓卫生档案工作，基层档案管理水平上了一个新的台阶。

1.1 档案管理工作的领导进一步加强

县卫生局努力加强全县卫生系统档案工作的领导，局成立了档案管理工作领导小组，明确档案主管科室及其档案管理工作职责，把做好档案工作列入年度目标管理的考核内容，不定期地对各基层医疗卫生单位的档案工作进行检查，及时纠正出现的问题。卫生局领导十分重视基层医疗卫生单位的档案管理工作，多次组织观摩和交流活动，互相促进，共同提高。

1.2 档案资料的收集方法不断更新

传统的档案收集方法是次年的第一季度收集整理上一年全院工作中产生的各种档案信息资料，然后分门别类进行立卷归档，不仅操作起来麻烦，而且影响信息资源的合理利用。为了实现规范化管理，探索新的档案管理方法和途径，减少卫生信息资源的流失，充实卫生信息的内涵，现改为经常性收集，局办公室对基层档案管理人员提出了“信息发生时即为档案收集时”的要求，收到了良好效果。

1.3 档案设施的条件有所改善

一方面逐步为基层配置电脑等现代办公设备，为实现档案管理现代化创造条件，另一方面从基层档案管理人员的实际出发，为基层配置传统的档案橱柜，从两个方面作出了努力，即新型的电子化与传统的纸质化并重而不是偏废，逐步过渡到现代化管理。目前，县级卫生机构管理已部分实现了电子化，而村级普遍以传统方法保存档案。

1.4 档案管理人员的素质逐步提高

培养卫生系统档案管理人员必须具有的服务意识、全局意识和创新意识是档案管理的至关重要的环节。档案管理具有极强的被动性，工作是以保管为主。然而，随着社会的发展，档案的经济价值、市场价值逐渐显现，档案管理人员必须树立超前服务、主动服务意识，充分发挥好档案信息资源的作用，服务经济社会发展。医疗档案私密性强，有些档案涉及到个人隐私，因此，档案管理人员必须树立安全防范意识，防止档案泄密事件发生。医疗卫生系统档案管理人员还必须树立创新意识，勇于探索、勇于创新，不断研究档案管理規律，创新管理办法。

2 基层医疗卫生机构档案管理存在的主要问题

加强基层医疗卫生机构档案管理，充分发挥其价值，对推进医药卫生体制改革具有极为重要的现实意义。基层医疗卫生机构作为医疗体系的基础，方便了患者，缓解了群众“看病难看病贵”的问题，是合理分配医疗卫生资源的一个具体体现。但是，当前基层医疗卫生机构的档案管理工作状况与医药卫生体制改革的要求还不相适应，没有发挥档案工作出应有的作用。主要表现在以下几个方面。

2.1 管理人员素质不适应要求

档案管理人员的素质直接影响档案管理水平。长期以来，基层医疗卫生机构中，档案管理工作普通存在着知识陈旧单一、整体素质不高、人员配备不合理等现象，从而导致了档案管理人员整体缺乏内在工作动力和提高自身素质的要求。

目前，大多数基层医疗卫生机构没有专业的档案管理人员，学习档案管理专业的人更是寥若晨星，档案管理人员队伍理论水平、专业素质等方面均不能适应当前医药卫生事业的需要。调查显示，多数基层医疗卫生机构档案管理者的学历偏低、知识结构不合理、现代档案管理科学知识贫乏，这些情况已不适应信息时代档案事业的发展。在基层医疗卫生机构的人才培养计划中，对档案管理人员的素质提高和教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，创新活力不够，服务的主动性也比较缺乏。

2.2 基层管理人员档案意识亟待强化

医疗卫生机构中各类档案材料的形成与完善，涉及到卫生服务的各个部门，要求档案管理者能按要求处理并完成有关材料的收集、整理。但由于基层医疗卫生机构对档案管理工作重视程度不够，大多缺乏专项管理人员（ 多为兼职管理），档案意识不强，往往出现档案材料缺失、混乱或形成不规范材料等现象，同时也容易导致档案材料遗漏、遗失。另外，在各基层医疗卫生机构的档案管理中，重病历档案、轻其他档案也是普通存在的现象。近年来，病案作为最基本的医疗信息，为医疗机构的诊疗、科研、教学、管理，以及处理医疗纠纷、保险、伤残事故、民事及刑事案件等方面发挥了重要作用，因此医疗机构对此能及时收集、整理、归档和利用，保管得也较好，但往往疏于对其他文书档案、设备档案、科研档案等档案资料的管理和利用。

2.3 档案管理制度不够健全

基层医疗卫生机构的管理中，有医疗制度，护理制度，药品进、销、存制度，财务制度等等，但大多没有档案管理制度。因此，造成档案管理职能不明确，没有档案管理的统一性，没有把档案管理同基层医疗卫生机构的发展相联系，一些资料收集不完整，使医疗机构的一些珍贵的历史资料散失，而且也无法追究相关责任。而这种情况的持续，致使基层医疗卫生机构的档案工作水平长期无法提高。

3 改进基层医疗卫生机构档案管理的对策思考

应该承认，落后的档案管理已成为基层医疗卫生机构发展的制约因素之一，特别是面临深化医药卫生体制改革的今天，必须正视存在问题，调整档案管理思路，改进档案管理方法，以应对新形势对基层医疗机构档案管理的要求。笔者认为，必须在以下几个方面采取

对策。

3.1 管理意识必须增强

档案作为记录和承载单位的历史记录，是基层医药卫生事业发展不可或缺的信息资源。增强基层医疗卫生机构卫生人员的档案管理意识，特别是领导干部的档案管理意识，是做好档案管理工作的重要保证，要把档案管理同医疗机构的发展和业务建设同步规划，大力宣传《档案法》等法律法规，使基层医疗卫生机构领导干部和广大医务工作者认识到档案工作的重要性，是基层医疗卫生机构发展的资源，认识到档案与自己的工作、生活密切相关。意识的增强才能保证档案工作水平的提高。

3.2 人员素质必须提高

对基层医疗卫生机构来说，提高档案管理人员素质是一件刻不容缓的事。各医疗卫生单位的领导要把提高档案管理人员素质与医院的建设发展同步规划。现有档案管理人员要注重自身专业知识的提高，通过参加各种形式的学习、培训来增长自身的专业知识，这样才能更好地做好档案工作，才能使档案更好地为基层医疗卫生机构的改革和发展服务，为群众健康服务。

3.3 规章制度必须完善

健全的规章制度是档案管理的关键措施之一。基层医疗卫生机构要结合自身特点，依据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》的要求，规范病案记录、护理日记及专业人员业务报告，建立各类台账，完善档案资料的收集归档、整理保管、查阅使用、甄别鉴定、销毁解密、库房管理等各类制度，使档案管理工作的各个环节都能有章可循。

3.4 财政投入必须加大

计算机及网络技术的广泛应用，电子文件的产生和无纸化办公的出现，已对手工检索、组卷归档等传统方法提出了挑战。而基层医疗卫生机构因受客观因素的制约，对档案管理工作投入有限，大部分基层医疗卫生机构的档案仍采用传统的和手工的方法，不适应档案管理现代化的要求。

随着医改的推进，逐步实现档案管理的数字化，为医院规范化管理提供服务，用有效的档案资源，为决策者更全面、多方位地提供客观信息资料，才能真正发挥档案工作的效能。各级政府财政部门应根据实际情况，加大对基层医疗机构档案管理工作的投入，为档案管理工作配备较先进的技术设备，促使档案管理逐步从传统的经验管理向现代化的科学管理迈进，并应用经济、法律、行政等综合手段，从整体上促进档案工作水平的进一步提高。