浅谈电力建设档案管理与应用

曹苏红

随着社会主义市场经济的持续发展，电力建设的新建、扩建及机组技术改造项目，也逐渐增多。在电力建设工作中如何采取有效措施，保证建设项目档案完整、准确、系统归档，做好建设工程档案的保管和开发利用工作，日趋成为摆在电力生产、建设单位面前的一个重要课题。现就电力建设项目的档案管理，结合实际谈一下自己的见解，以期提高档案管理在生产经营管理工作中，发挥保障作用。

1 抓好基础管理，保障建设档案齐全完整

电力工程档案是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最真实、最全面、最原始的记录，日益成为一项维护企业经济效益、合法权益（工程变更、索赔动态依据）及反映企业历史真实面貌重要的基础工作，也是工程建设过程中，及时收集技术档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理技术档案，确保档案的完整性和系统性，不仅是为当前在建工程中各项工作做好服务，也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务。因此电力企业要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，切实做好电力建设项目档案管理工作。

建设项目档案的内容，基本上是从项目的提出立项、可行性研究、批准立项、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对企业和社会具有保存价值的应该归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。档案管理人员应及时了解重点工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，并且经常与工程资料员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行，为保证竣工档案的案卷质量，打下了良好的专业基础。

2 做到科学管理，发挥建设档案的作用

电力工程建设全过程的记录--工程档案的管理工作日趋重要和复杂，工程档案的管理水平和质量直接影响到工程建设的水平和质量。要求档案管理人员及时做到档案资料收集的及时性、完整性和准确性，以及组卷的科学性与系统性、文件的有效性。因此，必须加强对电力建设工程档案的管理，进行深入的分析，找到切实有效、科学的管理方法。

2.1 加强对档案管理重要性的认识

项目档案在项目建成后的管理、使用、维护、技改、修理中起着十分重要的作用。假如项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都會直接影响建设项目的整体效益。

按照国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。也就是说，工程项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。

2.2 建立健全档案管理规章制度

鉴于档案管理在企业生产经营工作中的重要作用，企业要加强对建设项目档案工作的组织领导。结合建设项目规模、特点的实际需要，合理配备专业档案管理人员，并在相应生产部门建立相应的档案工作网络体系。其次是建立健全档案管理规章制度，以及切合实际的档案工作管理体制和工作程序，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。从而在对档案的管理上，形成有有序规范管理，有借阅使用记录，有使用效益评判。切实保障档案能在用时拿得出，修理、改造用得上，为企业生产经营提供技术支持和保障。

2.3 抓好档案管理人员业务培训

企业科技档案管理的好坏，档案管理人员水平的高低，与档案管理人员的业务知识水平息息相关。在工程项目档案形成初期，档案资料基本上散落在经办人员手中，企业要结合项目建设实际情况，抓好对各有关人员进行档案知识的业务培训工作。让档案管理人员从思想上重视档案管理，了解和掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等。使档案管理人员及时跟踪项目建设进度，全过程介入项目档案的收集、整理与管理，切实保障档案在形成过程中的完整性。

2.4 掌握建设项目档案收集的方法

建设项目档案收集是否完整齐全， 整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平。档案收集方法，应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目，往往形成的文件资料门类繁多，建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时， 就要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作，符合存档要求才可办理移交手续。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节， 注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。

2.5 定期开展资料整理检查与监督

由于资料琐碎，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量资料流失。所以要定期召开建设项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，引起各方面重视。项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

2.6 严格把握竣工验收的质量

根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查，审阅工程档案是检查的法定内容，工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。

3 对做好项目档案管理的思考

一个项目的建设过程，凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血，从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的建设项目档案。在现实中存在的一些问题，一直困扰着项目档案管理工作者，例如部分领导或项目执行者不重视建设项目档案管理，有可能因为平时忙于其他事务而放松了对建设项目资料的收集与整理。因此档案管理者一定要强化基础管理，注重过程控制， 要主动参与项目建设的全过程，健全建设项目档案工作细则，使各方人员确实履行职责，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。

加强建设项目档案管理工作，是一项长期和艰巨的任务。首先我们要从宣传建设项目档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用。在领导支持的同时，取得各方人员的理解和帮助，确保建设档案的完整、准确。其次在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索，及时总结，不断创新，更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验，少走弯路，在工作中不断发现新问题，找出新方法，适应发展与各种变化，才能更加科学地管理好建设项目档案，提高专业工作水平，为企业的安全生产和经营管理服务。