浅谈如何提高档案信息化业务水平

张品晶

摘 要：随着计算机技术的快速发展和网络信息技术的普遍应用，以及我国高等教育改革的日益深化，高校档案管理工作发生了巨大变化。为适应新形势，更好地发挥档案的作用，跟上时代发展的步伐，高校档案管理工作必须更新理念，在完善各项规章制度，提高信息化管理水平和提高人员素质等方面狠下功夫。

关键词：档案管理；创新；制度；信息化

档案业务是档案工作者围绕档案，利用科学的原则和方法管理档案，为单位内部和外部服务的工作，是一个单位整体工作的组成部分，是维护单位历史真实面貌的一项重要工作。随着电力事业的快速发展，各单位意识逐步提高，档案管理水平也日趋成熟。可以说，档案信息作为一种人文资源，以其原始性、真实性、无可替代性的特点，在推动电力工作发展中正彰现其积极的促进作用。

在日益迅速发展的市场经济中，档案工作已成为各个企事业单位的重要组成部分，它在一定程度上推动并维护着各企事业单位的发展。档案管理的现代化突出表现在档案的信息化建设方面，它是信息时代发展的必然趋势。随着资源系统局域网络的建设，加强基层档案管理的现代化水平已迫在眉睫，此项工作的完成，将会把档案载体从纸质发展转换为全面录入的电子文档，为社会提供高效率服务。本文从完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面来阐述如何在新形势下更新理念，促进档案管理工作的创新与

发展。

1 当前档案管理工作的现状

近年来，随着信息化的发展，档案管理工作遇到了前所未有的挑战，集中表现在以下几个方面：

（1）档案管理制度不健全。近几年，管理基层制定了一些档案管理制度，但是从档案管理工作的现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值；二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生；三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。

（2）信息化水平低。随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质载体发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而通过调查发现，不少高校企业信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工。此外，电子档案的利用率极其低下，严重制约了档案工作的

发展。

（3）档案管理人员素质不高。一是缺乏专门的档案管理人才，不少单位的档案管理人员是兼职人员，缺乏档案管理的专业知识；二是对档案工作重要性认识不够，只把档案工作当作一件附属的工作，缺乏积极性和主动性；三是计算机应用水平不高和实际操作能力低，不能适应现代化档案管理工作的要求。

2 档案服务的创新

档案服务创新主要有两个方面的意义。一是档案服务创新是档案事业持续发展的根本动力。档案服务是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机与活力，走上可持续发展的道路。二是服务创新是档案部门加强和改进作风建设的重要体现，档案部门要以党的指导精神为指导，进一步加强作风建设，在构建社会主义和谐社会中，塑造档案部门的好形象。档案部门要立足于服务经济社会发展大局，通过服务创新，充分发挥档案的作用，切实提高服务水平，不断开拓，与时俱进。

档案服务创新，要把档案工作的各项服务功能挖掘和开发出来，只有着力于档案工作服务功能的开发，档案服务创新才会持续下去，才能保持旺盛的生命力。通过服务创新规范服务行为有利于服务创新的延续，有利于提高档案工作人员的服务水平。规范服务行为，必须把握好三点：一是档案服务的行为必须为民，要全面落实“三个代表”重要思想，树立“用户至上”的观念。二是档案服务行为必须尽责，要对利用者负责到底，急利用者之所急，想利用者之所想。三是档案服务行为必须文明。档案人员必须使用准确、简洁、亲切、友好的服务用语，要有热情、谦逊、耐心的服务态度，要有整洁、大方、文雅的仪表举止，要创建整齐清洁、美观大方的工作环境，营造浓郁的文化氛围。

档案服务创新一定要从本地的实际出发，充分考虑可能性、现实性，不能办那些不可能办或暂时办不到的事情。档案服务创新必须面向社会，面向人民群众，实现档案资源的最大限度开发利用。

档案工作的创新，是新形势的迫切要求，也有利于档案工作新局面的开创和推新。但是，我们还应处理好几个关系：一是管理与利用的关系，不能只强调利用，就放松管理，削弱管理的行政职能。二是社会效益与部门经济效益的关系。在档案信息利用过程中，首先要考虑的是社会效益，其次才是部门的经济效益，不能不顾社会效益一味追求部门的经济利益。三是保密与开放的关系。档案中有许多国家机密，是不能公开的，必须以国家的政治利益为重，不能牺牲国家的经济利益，威胁国家的政治安全。唯有与时俱进，正确处理三个关系，才能不断在发展中创新，在创新中发展。

首先必须解放思想，更新观念，彻底改变旧观念，牢固树立新观念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。

总之，加强档案的管理水平，要从完善各项规章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素质等方面着手。档案工作者只有不断更新理念，解放思想，与时俱进，档案管理工作才能跟上时代发展的步伐，才能在经济快速增长方面发挥更大的作用。