现代化医院档案管理模式的研究

方静华

摘 要：医院人事档案管理工作为完善现代化医院现代化发展提供了制度支持。本文主要探讨实现医院人事档案现代化管理模式的途径，笔者从当前医院档案管理模式现状与存在的问题入手，提出了加强档案管理意识，创新档案管理内容、健全档案管理相关制度、组建精干的档案管理队伍等多元化措施，以期促进医院现代化档案管理模式的完善发展。

关键词：医院；现代化模式；档案管理

医院人事档案在医院的发展建设中具有不容小觑的地位。广义而言，医院档案是医院医护人员在医疗服务、医疗研究过程中所形成的文字记载，是医护人员医疗专业能力、服务水准、工作业绩、科研成果等情况的客观反映。随着医院人事制度改革的深化，对医院人事档案管理提出了更高的要求，现行的医院档案管理模式具有很大的滞后性，对人事资源认识不到位，相关的配套措施不够完善，不利于医院的深层次发展。

1 医院档案管理的现状以及原因分析

医院人事档案能够为医院领导提供人事决策的全面参考信息，能够为医院各类技术人员医护人员享受福利待遇提供凭证，是医院人才储备与开发的重要资源库。但遗憾的是，很多医院档案的管理呈现“散、乱、差”的状态，人事档案全面性差、内文资料不全面，医院的人事关系纠纷已经成为严重阻碍医院档案管理信息化建设的重大隐患之一，影响员工的积极性，员工因档案的丢失不全起诉医院的案件也不再鲜见，这些都成为完善医院管理制度的绊脚石患。透过现象寻求问题的本质，医院档案管理存在问题的主要原因如下：

1.1 在意识上不重视人事档案管理

医院是为人民群众提供安全、优质医疗服务的医疗机构，其职责的特殊性，使得医院从领导层直至医护人员都将医疗质量作为工作首位，忽视档案管理工作的重要性。档案意识的欠缺致使医院人员缺乏将自身进修、业务表现、科研成果等动态信息及时提供给档案管理的部门的意识，人事档案仅仅具有履历表、本人政治情况、入党入团材料、工资变动情况的简单集合，造成人事档案的陈旧、残缺、不完整，缺乏参考性，起不到人事档案管理的效果。

1.2 在管理方式上不能适应现代化管理的需要

人事档案是医院人事动态的反映，虽然很多三级甲等以上的医院都实现档案管理的信息化，但是距离真正的医院现代化还有一定差距，对人事档案的管理仍然停留在初级的管理阶段。对人事档案缺乏动态的检测，在档案信息修改的程序操作上缺乏严格的规范，涂改、损坏、丢失人事档案管理信息的情况时有发生，归档程序混乱。在这样的情形下档案人事管理还未达到现代化信息档案的要求，归档、查找、检索还未达到最大的优化，影响档案管理的质量。

1.3 医院人事档案管理人员专业缺乏专业性

现在很多医院人事档案管理主要是放在办公室进行，办公室成为身兼数职的管理部门，这就造成很多档案管理人员因为自身档案知识的限制，不注意档案归档的完备性、科学性、及时性另外，档案管理人员队伍的不稳定性，也是档案管理建设不先进的原因之一，人事档案出现“重视管理、轻视利用”上的问题，缺乏专业档案管理的人才储备制度，不能保持档案管理的持续性，不能保持档案管理的主动服务意识，造成人事档案的质量不高，缺乏完备性。

1.4 相关的档案管理制度还不够健全

人事档案管理是具有专业性、机密性的工作。人事档案管理不是单一的工作，而是与医院其他管理制度相互配合，现行医院人事档案管理缺乏的严格的程序规定与奖惩措施。在档案管理工作中被动接受档案信息建设，忽视医院人事档案的动态发展，“人档分离”现象层出不穷，造成医院人事制度管理工作缺乏主动性和及时性，医院人事档案得不到充分的开发利用，体现不出利用价值。

2 实现医院现代化档案管理的途径

2.1 依法治档，提高对档案管理的思想重视

医院人事档案管理制度是医院建设的重要制度之一，提高档案管理意识，制定完备的档案管理制度，有助于发挥档案的医院价值与社会价值。作为医院方面，首先应该按照人事档案管理的基本要求实行档案集中统一管理制度，制定严格的人事档案微机编码调取信息管理制度。其次，院方领导应该将医院档案管理上升到与日常医疗工作管理同等的地位，将现代化档案管理作为医院现代化实现的基础，强调医院档案存档的意义和作用；提高员工对档案管理的重视程度，明确医院的综合档案室部门在档案管理中的职责，形成自上而下地人事档案管理网络，在人财物的配置上给予强大的物质保障，促进现代化管理体系的建成。最后，提高档案录入人员档案现代化服务管理意识，实现医院人事档案源头的健全、准确，为人事流动及人才培养提供参考依据。

2.2 制定完备科学的现代化档案管理制度

现代化档案管理制度的建设主要包含三方面的內容。首先，院方领导阶层需要按照相关法律及实际情况制定详实、具有可行性的操作细则，规范医院内部科室的档案管理工作，重要的人事档案实行数据与纸件两种保存方式，细化医院人事档案的种类与编号；建立人事资源档案资料的查询制度，利用档案资源为医院引进人才、储备人才做出参考，提高医院现代化办公效率与准确性。其次，建立积极有效的档案管理奖惩制度。在医院内部的管理中严格对档案管理中过失、重大过错等造成的档案缺损、档案丢失等情形严格处理；对在制作、管理档案优秀表现者进行物质与精神上的双重鼓励，促进档案管理工作健康有序的发展。最后，完善医院自身的人事、器械使用、后勤等档案建设，在自身体系上做好良性健康发展，使档案管理向多层次发展，满足医院现代化建设的要求。

2.3 组建一支高素质的档案管理队伍

人才，是实现医院现代化建设的基础，是医院档案管理工作新突破的实践者。建立一支高素质的档案管理队伍，实现医院档案的现代化管理主要从以下几个方面努力：第一，实行档案管理人才的培养制度。医院的人才管理具有流动性大的特点，需要对优秀的人才要委以重任，给予更大的发展空间，有计划的进行技术的进修与培训，做好档案管理人才的储备工作，避免人才流失造成的损失；第二，引进高新技术人才，为医院的档案管理带来新的管理理念，与现行档案管理制度实现与现代化管理的有效对接，保证档案管理工作的完整性与连贯性。第三，加强档案管理工作者的档案管理理论学习。档案管理者的理论与实践水平是相得益彰的两个方面，先进的理念为改良档案管理方法注入新鲜活力，这就需要我们不断进行突破，实现档案管理的科学化、规范化、信息化。

2.4 创新医院档案管理的模式

人事档案是医院档案管理管理的重要方面，建立健全人事档案的长效机制，需要不断提高医疗科研管理人员的综合素质，更新服务观念，加强心理学、档案技术管理学的学习；总结人事档案管理工作的特点、规律，掌握现代化管理技术水平，促进人事档案的完善，这对于医院人事和谐发展具有重要意义。人事档案的现代化管理能够实现医院内部工作人员、医疗进展、医疗范畴内的信息共享，便于人事资源的查询；制定分类管理的方式，将固定人员与流动人院档案进行分类保管，实现人事档案的便捷查阅、及时，最大限度地实现档案信息的价值。

3 结语

医院人事档案管理工作的现代化研究模式与档案管理制度、档案管理者的水平、档案管理模式等有着密切的关系。医院档案管理是医院现代化发展的重要组成部分，需要我们在不断更新观念、适应现代化管理秩序基础之上，研究档案管理的理论基础与实务操作，实现医院档案的信息价值。

参考文献

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[2] 孙丽梅；；人事档案社会化管理模式探究[J]；办公室业务；2011年12期

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