信息设备的全生命周期管理

宗丽英，楼 平，宋文权，詹辉红，苏旭梁

（湖州电力局，浙江 湖州 313000）

随着电力企业信息化大力发展，企业的生产、经营、管理越来越离不开信息系统，然而信息设备点多面广，管理难度大，运维成本高，如何做好信息设备采购、发放、运维、报废全生命周期管理，做到“帐、卡、物”相一致，精减运维成本，提高信息设备利用率，全面落实安全措施，是信息设备管理的一大难点。

1 管理难点

传统的基于职能的信息设备分段管理模式强调阶段的划分和有序性，各部门的工作目标、范围和侧重点不同，每个部门更关注自身领域的优化，对整个系统考虑不够，缺乏沟通协调，欠缺对信息设备的全过程管理[1]，具体表现在：

（1）盲目采购，造成信息设备浪费或闲置。无专门部门进行统一规划和统一调配，各单位部门根据项目、技改、大修的要求采购大量信息设备，造成部分信息设备投入大，利用率不高，后期运维成本高。

（2）信息设备台帐多样化，“帐、卡、物”不一致。各职能部门按照部门需求建立台帐，随着设备迁移、设备主人变更，导致台帐、实物不对应，给信息设备核对、报废工作带来麻烦。

（3）信息设备管理混乱，安全职责不清晰。多头管理，直接导致安全措施落实不到位，安全职责不清晰，尤其是公共设备，出了安全事件，找不到责任人，无法做到四不放过。

（4）信息设备选型盲目，无前瞻性、计划性。无历史数据作为对比，在信息设备选型时只考虑满足当前需要，不考虑后期运维、耗材成本，造成后期运维成本居高不下。

（5）无专门的信息设备管理软件，管理难度大。如信息设备变更、迁移、报废、维修后需手工变更台帐，造成台帐信息不清晰、变更滞后等现象；又如报表生成困难，相关部门无法及时获取信息设备台帐信息。

2 管理办法

为彻底解决信息设备管理混乱的问题，湖州电力局以信息设备实物为基础，搭建统一的信息设备数据库，兼顾信息设备采购、发放、运维、报废的全生命周期，在满足安全、效能的前提下追求信息设备全生命周期采购成本最优、运维成本最优、安全管理效益最大化，从根本上解决基础数据不统一、管理混乱的现象。

（1）建立三级信息设备管理网络，确保各项管理措施落实到位。为确保信息设备管理工作顺利展开，湖州电力局坚持“谁主管，谁负责”的原则，建立以设备主人、部门信息管理员、全局资产管理员（含设备安全）构成的三级信息设备管理网络，如图1所示。设备主人负责落实所辖信息设备安全措施，确保所辖设备安全、可用。部门信息管理员负责所辖单位部门信息设备资产的调配、报废及台帐管理工作，监督所辖单位部门有关信息设备管理各项安全措施的具体落实。全局资产管理员负责全局信息设备采购、调配、报废及台帐管理工作，负责全局信息设备各项安全措施的具体落实，负责组织各单位部门用户进行安全使用信息设备的教育培训。

图1 三级信息设备管理网络

（2）建立统一信息设备台帐，台帐数据与SAP数据挂钩。梳理各类信息设备基本信息，建立统一的信息设备台帐，确保每台设备均有记录，并与财务SAP数据挂钩，做到“帐、卡、物”一致。

（3）管理精细化，出台多个管理制度，明确各环节操作流程。为实现精细化管理，确保信息设备采购、发放、运维、报废各环节操作流程顺利开展，出台了《信息设备管理》、《湖州电力局信息终端设备维护管理办法》、《湖州电力局信通公司桌面信息设备内部管理实施细则》等管理制度，明确规定湖州电力局各单位部门在信息设备管理中的职责分工、管理内容、管理要求、检查和考核要求，制订湖州电力局采购、发放、运维、报废各环节操作流程及流程中必须保留的各类表单，表单的名称、用途及适用范围如表1所示。

（4）按照“谁使用，谁负责”原则，每台信息设备必须落实设备主人，并规定其为该信息设备的第一安全责任人。设备主人应遵守相关规章制度，定期做好所辖信息设备清理及安全防护工作。所辖信息设备出现故障时，应立刻上报信息运维部门，严禁私自外送维修。

表1 信息设备管理表单的分类

（5）对信息设备进行“身份”管理。如图2所示，每个信息设备投入运行之前，由信息运维部门生成唯一资产编号，该资产编号将跟随信息设备投运、入网、报修直到报废的全生命周期。

图2 资产编号生成流程

（6）开发专门的信息资产管理系统，实现全过程管理。湖州电力局梳理资产管理各流程后，于2009年投运了资产管理系统，最终在系统中实现信息资产全过程管理。该系统采用B/S架构，含资产管理、库存管理、资产报废、入网申请、耗材申请、存储设备申请、资产统计、权限管理等八大应用模块。其主要特点是：所有信息设备采购到位后，由全局资产管理员统一入库，入库时必须填写该批信息设备SAP号、资金来源、资金项目、购买日期、质保期限、原值、设备配置信息，只有库存中的设备才允许发放，根据申请情况粘贴信息设备资产标签，需入网的在系统中完成入网审批手续，设备进入在运状态。

管理员每年从资产统计清单中导出年限超5年、维保费用超过设备原值三分之一的信息设备，生成信息设备报废清单，经相关领导审批后，进入设备报废流程，流程结束后设备即转为报废状态。

该软件另一特色是对在运设备耗材、备件的管理。系统规定只有在运设备才允许提交耗材、配件申请，实现了信息资产耗材配件全过程管理。具体流程为：由设备主人发起信息设备耗材、配件等相关申请，在系统中经过审核后，最终完成信息设备、耗材、配件发放。

资产管理员可以通过查询来获取信息设备耗材和配件的领用情况，根据以往使用情况，科学制定耗材和配件的采购计划，及时更换不符合运行现状的设备，做到采购成本及运维成本最低。

3 实施结果与成效

湖州电力局从2009年起坚持统一采购、统一发放、统一标识、统一调配、统一管理的原则，建立以设备主人、部门信息管理员、全局资产管理员三级信息设备管理网络，全面落实信息设备安全管理，具体表现在：

（1）确保信息设备科学采购，实现了资源合理分配。设备采购由专门部门统一管理，设备选型通过平衡用户业务需求、此类设备往年的运维成本（含耗材配件），确保采购成本和运维成本最优。设备发放时，根据用户实际使用情况，提出合理方案，确保资源合理分配，避免设备浪费或闲置。

（2）建立了统一信息设备台帐。信通公司、发展策划部、运维检修部、财务资产部共享统一台帐，信息设备从采购入库起，标注唯一资产编码，并与SAP编码相对应，确保数据唯一性、完整性、可用性，做到“帐、卡、物”数据一致。

（3）提高了信息设备安全管理水平。采用“谁使用，谁负责”管理模式，通过管理制度规范信息设备安装、入网、维修、报废流程，通过填写计算机入网作业卡等方式，从各环节落实各项安全措施，全面保障设备安全。

（4）提高了信息设备管理水平。通过开发专门的资产管理软件，严格管理设备各流通环节，实时了解全局设备现状及变动情况，有针对性地对存在问题提出整改方案。

4 结语

针对信息设备点多面广、管理难度大的特点，湖州电力局通过开展全生命周期管理，建立与SAP挂钩的统一信息设备台帐，规范管理，真正做到资产质量优良和运行维护费用优化，从而达到降低资产全生命周期的总体成本、提高资产运营效率的目的[2]。

[1]花军岭.构建资产全生命周期管理体系，提高固定资产管理水平[J].现代营销（学苑版），2010（9）：18-19.

[2]刘莉.推行全生命周期管理，提高电力企业固定资产管理水平[J].金融经济，2009（20）：164-166.