我国中小企业内部审计证据获取问题初探

2013-09-19中国科学院武汉分院物理与数学研究所

财政监督 2013年26期

●中国科学院武汉分院物理与数学研究所王景

近年来，我国中小企业发展迅速，成为我国经济社会发展中的重要力量，内部审计在中小企业发展中的重要地位也日益突出。但同时我们也发现，受发展历史和现实因素影响，中小企业内部审计也存在制度缺失、流程混乱、内审管理水平低下等一些不容忽视且亟待解决的问题，这些问题严重影响到中小企业的健康发展。

内部审计证据的获取是内审工作的重要内容，它是审计人员发表正确审计意见的关键依据，是影响审计目标实现的主要因素，从某种意义上说，整个审计工作就是有目的、有计划地收集审计证据、鉴定审计证据并作出判断的过程。本文针对中小企业内部审计工作中的证据获取展开研究，总结和归纳中小企业内审证据获取中的主要问题，并针对各类问题进行系统分析，提出解决问题的建议，对我国中小企业内部审计工作具有一定的参考和借鉴意义。

一、内部审计证据的种类

审计证据是指审计机关和审计人员获取，用以证明审计事实真相，形成审计结论的证明材料。在内部审计工作中，审计人员应当依据审计目标获取不同类型的审计证据，内部审计证据按其形式主要分为下面几种类别。

（一）书面证据。是各种以书面文件形式的一种证据，它包括与审计单位有关的各种原始凭证、会计记录、各种会议记录和文件、各种合同、上级批复等。

（二）实物证据。是指通过实际观察或盘点所取得的，用以证实实物资产的真实性和完整性的证据，需要审计人员通过实际监盘予以验证取得。

（三）视听电子证据。是被作为证据研究的、能够证明案件相关事实的电子文件。随着计算机和网络技术的普及，电子商贸活动和其他许多基于网络的人际交往大量出现，电子文件已经成为传递信息、记录事实的重要载体。在经济活动中，相关电子文件成为重要的证据。

（四）口头证据。是被审计单位职员或其他有关人员对审计人员的提问做口头答复所形成的一类证据。审计人员将重要的口头证据尽快记录，并注明是何人、何地、何时、在何种情况下所作的口头陈述，必要时还应获得被询问者的签名确认。一般情况下，口头证据往往需要得到其他相应证据的支持。

（五）环境证据。环境证据也称状况证据，是指对被审计单位产生影响的各种环境事实。它包括有关内部控制情况、被审计单位管理人员的素质、各种管理条件和管理水平等；环境证据一般不属于基本证据，但它可帮助审计人员了解被审计单位及其经济活动所处的环境，是审计人员进行判断所必须掌握的资料。

二、中小企业内部审计证据获取中的主要问题

（一）内部审计证据获取工作不规范。很多中小企业的内部审计人员在审计工作中较为随意，没有一套内审工作的规范，致使获取审计证据时，该做记录的不做记录，或记录不清楚，如有的中小企业内部审计人员只简单抄录会计数字，将收集到的资料进行粗略的罗列堆砌，不对审计证据与审计事项之间的关系进行文字表述；调查取证前的准备，证据材料提供者的签字，复核，盖章，附件的材料说明等等具体工作细节缺乏一套内审工作流程指导手册，严重影响内审工作的质量和效率。

（二）管理层忽视审计证据获取工作。很多中小企业设立内审机构，但在实际工作中形同虚设，企业领导对内部审计的意识不强，低估内审的作用，甚至有的企业创办者认为企业是属于自己的，自己说怎么干就怎么干，增设内审机构反而限制了手脚。因为存在忽视和误解内审工作的观念，内审人员在审计证据获取时必然会受到干扰，得不到全面和客观的审计证据，无法保障审计目标的有效实现。

另外有部分中小企业根本不设置专门的内审部门，不安排专门的内审人员，各部门的内审工作一般是自审自查，很难做到独立和客观；有些内部审计人员是由公司内部管理人员担任的，比如某公司在审查项目运营状况时，临时指派公司财务部会计人员进行审计工作，会计人员毕竟不是专业的审计人员，没有受过系统的审计工作训练，必然在审计证据收集过程中存在一些问题，影响到项目内部审计质量。

（三）内部审计证据获取手段陈旧落后。21世纪是信息技术高度发展的时期，计算机信息技术的运用，对于审计证据的获取能起到事半功倍的积极作用。但据调查，在中国仍有不少中小企业因循守旧，没有及时实现内部管理信息化，在进行内部审计工作时，仍沿用传统的会计记录、会计账簿、会计报表、手工查账等手段，拒绝安装和使用计算机辅助审计软件。这种手工和传统的审计证据获取手段已经严重不适应当今社会经济的发展，审计的难度相对加大，审计工作的效率相应降低。

（四）内部审计证据获取工作方法单一。中小企业的部分内审人员在实际工作中，受传统习惯的影响，仅限于就账查账，片面对照法规从账目中寻找问题，取证材料仅限于摘录和复制会计凭证、账簿和报表等资料，对于有关人员的口述，或可录音、摄像、拍照和相关视听器材、专业机构的鉴定及笔录等取证方式均较少采用，使得所获取的证据片面，缺乏说服力。

（五）审计证据获取工作制度缺失。许多中小企业十分重视内部审计对于企业发展的作用，设置专门的内审部门及岗位，但对于内审的工作制度还不够健全，可行性和操作性不强，对于实际内审工作的管理作用较差。在内部审计证据的获取过程中，由于没有一套科学管理制度，经常会出现工作分配不当，责任模糊，出现管理问题无章可循，缺乏对内审人员职业道德的约束性条例等。

三、中小企业内部审计证据获取中问题的对策

（一）制定审计证据获取的规范和流程。中小企业的内部审计人员应严格按照审计法、审计基本准则和审计规范规定的要求和程序进行审计和取证，取证过程中要按审计证据准则的要求，认真做好记录。如对被审计项目相关人员提供的材料应有签名和盖章；基于相关会计资料所进行的审阅、分析、查询、复算应力求准确；对现金、有价证券、固定资产、存货等盘点应现场取证；部分重要经济往来和事项应做好充分取证准备，发函询证；证据应当注明来源，或附上相关材料说明，附件应有提供单位和提供者的签名及审计组长的复核，复核应该有签名或盖章等等。

（二）改进内部审计证据获取的手段和方法。我国中小企业在审计证据获取工作中应充分运用现代信息技术，建立完善高效的审计信息化系统和审计操作平台，积极开发和应用适合企业自身的审计软件，加大计算机辅助审计比重，尽快实现无纸化和电子化作业；改进审计查账方法，在判断抽样基础上，灵活运用统计抽样方法，使审计查账既客观、科学，又能提高审计效率，减少审计人员因经验不足而产生的审计风险，使审计证据获取工作更加科学和严谨。

（三）提高管理层对内审的认识。提高管理层对内部审计工作的认识具有重要的意义，中小企业的领导是否正确看待内审是审计成败的关键，企业管理层应提高对审计工作的认识，作为审计管理部门，也应主动作为引起管理层对内审工作的重视。如制定内审工作目标和计划，改进内部审计工作管理，积极运用帮助企业管理层优化企业发展，解决企业发展中的实际问题。企业管理层重视内审工作，审计证据获取工作才能得以顺利开展。

（四）培养高素质的内部审计人才。要提高审计证据的质量，首先就要提高审计人员的业务素质，培养高素质内部审计人才；企业部分项目的审计事项，应由具有相应执业资格和业务工作能力的审计人员承担，以保证审计取证的质量；审计部门要通过各种继续教育形式，做好内审人员的培训和学习，让审计人员及时更新和补充新知识，掌握新技能和熟悉新的法律、法规制度，从而提高审计取证、用证的能力，提高审计证据的质量；比如举办内审人员的交流会，讨论工作中遇到的各种难题，并且要将交流会规模化、定期化、制度化等。

（五）建立健全内部审计控制制度。中小企业要提高内部审计证据获取的质量，必须建立一套健全的审计控制制度，主要包括有：①审计质量责任制，即审计人员、审计组长、科（股）长、分管领导要按层次对审计方案、审计工作底稿、审计报告、审计决定及审计证据的真实性负责，层层落实责任。②审计组内部互查复查制度。③专门机构审计复核审理工作制度。④审计机关审计检查考评制度。⑤审计人员廉洁从审制度等等。