档案R F I D管理的标签E P C数据存储区编码方法及应用

刘镕畅 邱义芝（江苏激扬软件有限公司，江苏南京，210000）

一、引言

大家总是希望在需要一份档案的时候，能快速地查到它；在档案盘点时，能快速高效地了解库房内的档案数量；在档案实体出现安全异常时，能够及时发现。然而，由于档案数量庞杂，档案传统的管理方式导致了查询和盘点困难、处理流程复杂、处理时间过长、信息反馈滞后等低效率重复工作的现象。在档案馆（室）中经常看到管理人员为查找需要的资料而焦急忙碌、往返奔波，为逐卷进行档案的盘点而耗费许多时间和巨大的人工劳动。将全新的RFID技术，即射频识别（Radio Frequency IDentification）技术运用于档案管理领域，能够极大增强档案管理者对各档案库房和区域档案实体的信息收集、检索、交换与跟踪能力，有助于解决上述难题，帮助管理者实施档案的智慧化管理。

目前，RFID超高频技术虽然能够解决手工所不能解决的问题，但是，由于RFID标签的EPC数据存储区没有一个统一的数据结构定义方法，各种不同的标准和方法使RFID技术在档案管理的应用中存在局限性、单一性。本文所述的方法，是在RFID技术使用的同时，通过对RFID标签EPC数据存储区划分区域的赋值管理，建立了一套完整的RFID标签数据体系，可以实现档案的快速查阅和精细化管理，促进档案的安全保管。

二、研究方案

本研究方案，是一种档案RFID管理标签EPC数据存储区的编码方法，以及在档案工作中的运用。RFID在档案管理上具有非接触式数据采集、快速扫描、一次性数据处理量大、标签信息容量大、使用寿命长，可重复使用、安全性高、抗污染性能强、体积小型化、穿透无屏障阅读和EAS防盗等优点。

RFID技术在档案管理上的应用越来越广泛，众多RFID生产厂家纷纷推出RFID技术在档案管理上的应用系统，每个厂家通常是使用RFID标签的EPC数据存储区，作为识别档案卷宗的代码，在本单位档案管理中具备了唯一性。但是，由于编码是用户自定义，存在随机性、缺乏共享性，且各档案管理单位之间的档案信息不能在一个共享平台上使用，特别是一旦将来档案移交综合档案馆，将导致档案管理信息出现混乱的局面，从而极大降低RFID技术的使用效率，对今后工作带来不必要的麻烦。本研究方案实现了档案RFID管理统一编码的需求，具体方法步骤如下：

1.确定档案卷宗的属性。针对档案管理的实际情况，将档案卷宗归纳为以下几个重要属性：档案的归属行政区域、档案的使用行业、档案的使用单位、档案管理中使用RFID标签的用途、档案类别、档案卷宗卷内信息。

2.根据RFID标签EPC数据存储区的容量，划分出与档案卷宗属性相对应的数据存储区域（见图1）。

3.根据档案属性分配RFID标签EPC数据存储区的分配容量大小（见图1）。行政区域代码区4个字节长度，行业代码区1个字节长度，单位代码区2个字节长度，RFID标签类型代码区1个字节长度，档案类别代码区1个字节长度、档案卷宗信息代码区7个字节长度。

图1 RFID标签的数据结构组成

4.最后生成的16字节的代码，就是档案卷宗的RFID标签码。档案RFID管理的标签EPC数据存储区的编码方法，给档案卷宗唯一的EPC码，使档案卷宗具有类似身份号码，这样就可以使档案卷宗信息在众多的共享平台上查询和共享。

三、RFID在档案管理中的应用

1.上架

新的档案入库前，首先要根据档案的类别、年份和密级等相关信息对新建档案进行编目并确定摆放位置，然后通过相关设备将信息写入RFID标签，生成的电子标签数据（包括档号和位置信息）被传送到档案数据库，以备系统其他模块调用。

可得出结论，北美短叶松在加热1 h时，适当时间的热处理使得其样品表面逐渐变得稳定，碎片量也减少，表面与未处理样品相比也较光滑。而随着热处理时间的增加，其样品表面受到破坏，样品表面逐渐明显的开裂。其样品粗糙度在2 h之后超过了未处理材，4 h时粗糙度则更高，但4 h的样品表面比未处理的要稳定。若将热处理1 h、2 h、4 h进行对比，则发现随热处理时间的增加，其样品表面粗糙度增加。

档案上架目前广泛采用按照同一目录集中上架摆放的模式，在档案密集架预留空间不足的情况下，会出现大量档案倒架的情况发生，这样就给档案的管理工作者带来很大的工作量，在重新倒架、上架的过程中极容易发生错架、乱架的情况发生，给以后的档案查找带来很大的麻烦。怎样解决批量档案的上架工作是我们面临亟待解决的问题。

在智慧档案库房的设计过程中，针对批量档案的上架管理，我们做了大量的调研，通过实际工作我们采用档案信息管理系统结合超高频便携手持设备，按照档案信息管理系统计算出来的上架数量，在语音的提示下，进行档案的上架计算工作。上架全过程语音提示，档案管理人员只要根据便携式手持设备的语音提示对上架的档案逐一核实，保证上架的档案不出现错架和乱架的现象，便可轻松地完成档案的上架工作。

图2 档案抽检三个对象

举例而言：上架时，档案管理员将待上架档案放入档案推车并推入档案库房，上架管理子系统根据入库时确定的档案位置，通过智慧手持设备的语音提示如：“本批次档案上架位置于X库房Y密集架Z格第3个盒位”。档案管理员根据以上提示到达存档的库房及密集架，打开密集架后，上架管理子系统再次语音提示其起止格位和盒数。档案管理员根据语音提示，逐卷将档案进行上架。上架动作结束后，档案员再取出智慧手持设备，智慧手持设备根据RFID相关信息，自动语音从上架后的第一个盒子进行语音报号，档案管理员仅需用耳朵听语音，同时用眼睛按顺序看档案盒，就可以确定上架的顺序是否正确。每个批次上架工作确认无误后，档案管理员在智慧手持设备上点击确定，实际上架信息就通过计算机总线传递至服务器。

2.盘库

虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成存放无序，查找困难。随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。

由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案盒进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。

虽然超高频的手持读卡设备可以读取到封闭在档案盒中的卷宗档案标签，但是这种手持的读取是大范围的，不仅能读到盒子里面的卷宗，同时也把档案盒子周围的其他档案卷宗标签也一起读到，根本无法做到档案卷宗错架、乱架的识别和判断。设备的体积庞大，绝大多数设备采用的是有线数据通讯方式，不能够实时地进行数据交换，档案卷宗信息不能及时得到处理。

在智慧物联档案管理系统中，针对档案盘库的特点，我们专门研制开发了一套适合档案库房盘库的超小型便携手持超高频读卡设备，该设备可以通过WIFI、蓝牙、zigbee等无线通讯手段和档案管理系统实时通讯，采用独特的盘库算法，解决档案的错架和乱架。

3.抽检

档案库房的抽检是一个日常工作，抽检目的是对档案数字化和信息的检查和验证，保证档案数字信息化的正确性。档案是按照档案卷宗的形式存放在档案盒中。尤其是在大批量的档案数字化完成以后，就会按照正常的程序上架入库，但是由于档案的数量巨大，加上数字化过程的工序繁杂，在工作中难免会出现问题，抽检工作就是对这些工作的一个补充和校验的过程。

由于实体档案已上架在库房，著录的信息和电子影像文件在电脑上，无法同时检查。即使把档案从库房取回到办公室的电脑前，但由于都需要用眼睛去看，导致一方面容易在借还档时放错位置，另一方面由于眼睛要在电脑著录、实体档案和影像文件间来回切换，特别容易疲劳和出错。

这种传统的抽检登记方法，一方面必须采用纸质登记错误，操作复杂，而且复核工作量大，扯皮较多。另一方面仅能采用概率的方法检查少许，数字化的主要质量需要长期历史检验，验收检查根本没办法确定档案数字化质量是否合格。

采用了激扬精确定位管理系统后，我们可以采用以下方法来进行精确的检查，并有效地解决了上述问题。

第一，在库房内任意抽取纸质档案，在智慧手持上一扫，就会语音播报本卷著录内容，而档案员则可集中精力来观察手中的纸质材料准确与否，同时还可以检查电子影像质量。方便快捷。

第二，抽检内容可以直接在移动设备上选择，确认后直接生成抽检报告。用户可以随时知道抽检率。系统可以及时提醒用户是否达到抽检率。

第三，抽检内容直接写入数据库，可以多次抽检，也可以累计。从而通过漏斗算法，在一定时间，通过多个角色完成批次档案的抽检任务。

第四，抽检过程自动形成电子档案，以供领导、主管单位或第三方证明。可以同时监督施工方和接收方，都严格按照档案相关规程进行数字化。

四、研究案例

举例来说，我们对南京市溧水区国土资源局、六合区国土资源局的近50万卷档案进行了相关的研究。档案库房的一本实体卷宗，行业为行政，单位为溧水区国土资源局，该卷宗已经粘贴了RFID标签，该卷宗的全宗号为01，目录号为25，分类号为23，卷宗号19，年度2001，保管期限为永久，密级为内部。根据这些内容，给这个档案卷宗进行RFID标签的EPC数据存储区分配一个编号。

档案的基本属性信息

图3 档案卷宗信息

根据本办法，对这个实体卷宗进行编码。提取档案的属性行政区域为江苏省南京市溧水区，江苏省代码12，南京市溧水区代码3F，行业是行政代码为11，国土资源局代码07，标签的类型是档案卷宗编码为1，档案类别是地籍档案编码为31。档案的卷宗信息将上述代码部分合成123FB0713111AF07C114,就成为实体卷宗的RFID标签的编码。这个编码是唯一的，通过RFID读卡设备，读取标签数据，就可以实现档案的RFID的管理，从而可以享有RFID管理带来的在入库、查阅、清点、安全、销毁等许多环节的高效和便利。

实践证明，RFID技术运用于档案管理是安全的、高效的。该方法的使用取得积极的档案管理成效，是实现档案实体存储、清点、监控、查阅利用过程从手工向自动化转型、从粗放到精细化转型、从节点到全程实时监控转型的实用方法，促进了档案管理的电子化、档案查阅的快捷化、档案监控的实时化，提高了档案管理现代化水平。