构建档案技术装备评价指标体系的意义

张淑芳

摘 要：档案技术装备评价有利于分析各种主客观因素对档案技术装备使用的影响，提高档案馆（室）既有档案技术装备的社会、经济、管理、技术和安全效率，推动档案馆（室）档案技术装备的科学购置与推广应用。构建档案馆（室）档案技术装备评价的指标体系应当充分考虑其社会、经济、管理、技术和安全五个方面的因素。

关键词：构建；档案技术装备；评价；指标体系；评价指标体系

中图分类号：G27 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）19-0196-02

档案技术装备评价是指运用科学的方法，设置合理的评价指标项目，构建有效的评价指标体系，对档案馆（室）使用的既有技术装备进行系统性分析，给出客观、公正、准确的评价。见于档案工作资金保障体制与整体资金规模的限制，档案技术装备的使用既要考虑管理效率、技术效率、安全效率，也要考虑社会效率和经济效率。研究制定档案馆（室）档案技术装备评价指标，对于科学有效地评价档案技术装备在档案馆（室）中的使用效率，规范档案馆（室）的档案技术装备使用活动，提高档案馆（室）的档案技术装备水平具有特别重要的现实意义。

一、进行档案技术装备评价的意义

（一）有助于全面分析某一具体档案馆（室）档案技术装备使用的社会、经济、管理、技术和安全效率

任何一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动都是其档案管理活动的组成部分，都应当遵循以最少投入获得最大收益的效率最大化原则。现阶段，多数档案馆（室）在使用档案技术装备时，只是注重了其在档案管理中的效率，很少考虑其在整个管理活动中所产生的社会效率、经济效率、技术效率和安全效率。但是，一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动并不仅仅是一项单纯的管理活动，而是一个档案馆（室）整个运行活动的组成部分。由于档案工作的社会公益性，所以一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动应当具有社会效率；又由于档案馆（室）资金来源于国家公共投入，必须珍惜纳税人的每一分钱，这就要求每一个档案馆（室）在使用档案技术装备时必须讲究经济效率；再由于使用档案技术装备就是运用技术手段与技术方法提高档案管理活动的效率，因此档案技术装备的使用必须考虑该技术装备的技术效率，既考虑运用该技术的投入产出比；还由于使用档案技术装备的最终目的是保障档案馆（室）藏档案的完整与安全，所以一个档案馆（室）的档案技术装备使用活动应当具有安全效率。

（二）有助于全面分析各种主客观因素对档案馆（室）使用档案技术装备的影响

影响档案馆（室）档案技术装备使用的主客观因素是多方面的，除人为管理因素对档案技术装备使用产生直接影响外，档案馆（室）周边环境、档案馆（室）建筑结构、档案馆（室）工作人员构成成分、资金与物质保障、政策法律环境、技术的先进性与实用性等各种因素都直接或间接地影响着档案技术装备的使用效率。这些因素的变化与组合既可能对档案技术装备的使用效率产生积极影响，也可能产生消极影响。构建一套科学、合理、有效的档案技术装备评价指标体系，有助于对上述各种因素产生的影响做出尽可能性合理的分析，从而帮助档案馆（室）改造工作环境，改进工作方式，优化工作流程，完善自我管理。

（三）有助于帮助档案馆（室）制定正确的档案技术装备使用策略

对档案馆（室）既有档案技术装备的评价是否科学、合理、有效，不仅仅关系到档案技术装备的使用与普及，还直接关系到档案馆（室）档案技术装备使用策略的制定与调整。我们通过对某一特定档案技术装备评价结果的分析，有助于为档案馆（室）制定与调整使用该技术装备策略提供依据。第一，全面的评价结果能够客观地反映档案技术装备使用策略的科学性和有效性；第二，通过档案技术装备评价中发现的问题，有助于帮助档案馆（室）完善档案技术装备使用制度、理顺档案技术装备使用关系、加强档案技术装备使用管理和提高档案技术装备使用质量；第三，通过对档案技术装备使用支出的购置、运行、维护、维修成本和所产生的社会效率、经济效率、管理效率、技术效率和安全效率等进行科学的测量与比较，进而对档案技术装备使用支出的管理水平、风险程度等制定综合评判，通过实施效率评价，能够进一步完善档案技术装备使用支出的监督机制和手段，加强对档案技术装备使用支出的激励和约束，并且有助于引导和规范某一具体档案馆（室）档案技术装备使用支出管理行为。

二、档案技术装备评价指标体系的构建

构建科学合理的档案技术装备评价指标体系是构建档案安全保障体系的迫切需要。“评价指标体系是指由表征评价对象各方面特性及其相互联系的多个指标，所构成的具有内在结构的有机整体。”[1]为了使指标体系科学化、规范化，构建指标体系应遵循系统性，典型性，动态性，简明科学性，可比、可操作、可量化及综合性的原则。指标体系要既能反映档案技术装备使用过程和结果的各项指标要求，又能被档案馆（室）工作人员和评价评估人员所接受。应当从评价档案技术装备应用的社会、经济、管理、技术和安全效率五个方面入手，来构建档案技术装备的评价指标体系。因为：对于某一具体档案馆（室）来说，其自身受地域（自然环境与经济发展水平）、层级（省、市、县三级）、类别（综合、专业、行业）、规模（馆藏数量）、人员素质（专业及技术素养）等因素的影响，档案技术装备的使用情况千差万别，十分复杂。对其使用档案技术装备情况的评价涉及诸多方面和诸多环节，各个方面和环节又有涉及很多具体内容，这样，就需要从众多档案馆（室）的众多档案技术装备的使用情况中，提炼出关联性最强、影响较大的共性因素进行分析，从而实现对某一具体档案馆（室）档案技术装备使用情况的综合评价。

（一）社会效率指标

关于社会效率，学术界并没有统一的标准。可以简单地理解为：“社会效率是指能否促进社会经济的发展。”[2]档案馆（室）的社会职能是维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。而中央和地方各级各类档案馆及各个机关、企业事业单位、社会组织的档案室，是集中管理档案的专门机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案，为国家经济社会发展服务。档案馆（室）的各种档案技术装备是档案馆（室）履行其社会职能的物质基础，档案技术装备使用就是为档案馆（室）履行其社会职能提供物质保障。因此我们把档案技术装备使用活动和其产生的结果所起到的社会效率作为首要的评价指标。

（二）经济效率指标

经济效率指标做为一个经济指标，也没有一个统一的表述。有人认为：“经济效率指标是指运营收入获得率。”[3]也有人认为“经济效率指标是指科研人员在劳动过程中活劳动和物化劳动消耗的有效性并且在未来生产中应取得回报的规定。”[4]这些定义对于没有产品，也没有经营性活动的档案馆（室）来说，并不非常合适。但作为使用纳税人钱的文化事业性单位，在使用档案技术装备时必须讲究经济效率。档案馆（室）使用的档案技术装备能够在多大程度上产生保护档案齐全完好和提高档案馆（室）的利用服务能力，就可以视为产生了相应的经济效率。经济效率的具体指标可以从档案技术装备使用单位与使用者的满意度，档案技术装备的质量、使用档案技术装备形成应用保障能力需要的时间三个方面来进行评价。

（三）管理效率指标

档案馆（室）的档案技术装备使用首先是一项管理活动。管理活动就必须考虑管理效率，它要求档案技术装备使用部门运用较少的经费，获取最大的档案技术装备保障能力，创造整个档案技术装备使用活动的管理效率。档案技术装备的管理效率是指档案技术装备使用活动中所费和所得的对比关系，也即内在收益和内在成本的对比关系。评价档案技术装备使用管理效率的指标主要包括档案技术装备使用节约指标、档案技术装备使用费用和档案技术装备使用盈余总额等三个方面。

（四）技术效率指标

技术效率指标主要是指使用档案技术装备的先进程度。档案技术装备的先进程度是代表档案技术装备性能的重要指标，既考虑运用该技术的投入产出比。我们要从使用档案技术装备的性能、特点、创新性以及功能等方面来综合评价使用档案技术装备的先进程度。评价使用档案技术装备的先进程度还要从该档案技术装备在世界上同类档案技术装备中所处的一个相对位置来决定。

（五）安全效率指标

档案馆（室）的档案技术装备使用是属于档案馆（室）档案安全保障体系的主要组成部分，因此档案馆（室）的档案技术装备使用不仅体现在社会效率、经济效率和管理效率上，还必须体现在安全效率上。档案技术装备使用的安全效率属于定性的范畴，需要用定性的方法来分析。档案馆（室）使用的安全效率包括对良好安全意识、完善的政策制度、严谨的操作规范，周密的管理措施和详尽的记录等多方面的影响，安全效率的大小有助于通过影响的程度来反映。

档案馆（室）档案技术装备评价是一个新问题，也是复杂的问题，更是推进档案安全保障体系建设，落实国家档案局三个体系建设中亟待解决的现实问题。同时，档案技术装备评价涉及多门现代科学，有待于我们在今后的工作中进一步去研究和探讨。

参考文献：

[1]评价指标体系.MBA智库百科.http：//wiki.mbalib.com/wiki/%E8%AF%84%E4%BB%B7%E6%8C%87%E6%A0%87%E4%BD%93%E7%B3%BB.

[2]王艳萍，杨旭东.中美养老保险制度公平与效率的比较[J].金融与经济，2009，（8）：74-77.

[3]王淑华.跨国航运企业财务风险管理[J].世界海运，2008，（4）：12-13.

[4]陈玉龙，黄梅，张雨冬.科研人员业绩考核设计[J].天然气技术，2007，（2）：87-89，96.

（责任编辑：陈雅莉）