香港公共图书馆系统的信息资源建设研究*

张新兴 （广州大学图书馆 广东 广州 510006）

吴卫娟 （广东省立中山图书馆 广东 广州 510110）

1 香港公共图书馆系统的发展与结构

1.1 香港公共图书馆系统发展简史

香港公共图书馆系统肇始于香港政府建立的大会堂图书馆。大会堂图书馆于1962年启用，1965年香港政府将其划归至市政局管理。市政局自此开始为香港市区（香港岛和九龙）及新界地区提供公共图书馆服务，香港所有的公共图书馆共同构成了由市政局统一管理的公共图书馆系统。1986年新界地区成立区域市政局之后，香港形成了两个公共图书馆系统——由市政局管理的香港岛和九龙公共图书馆系统和由区域市政局管理的新界公共图书馆系统。两个公共图书馆系统由于缺乏合作，在很长一段时间内都是分别签发借书证，并且仅提供本系统内部的跨馆还书服务。1995年，两个公共图书馆系统实现了跨系统书刊借阅，但仍然各自独立运作。2000年，香港特别行政区政府解散了市政局和区域市政局，由康乐及文化事务署（以下简称康文署）接管市政局和区域市政局下辖的公共图书馆[1-3]。康文署将两个公共图书馆系统合并，统一的香港公共图书馆系统得以重新建立。

1.2 香港公共图书馆系统的组织结构

香港公共图书馆系统由香港特别行政区政府资助，由康文署统筹管理，康文署辖下的公共图书馆办事处具体负责系统的日常运营工作[4-5]（香港公共图书馆系统的组织结构如图1所示）。行政组、策划及发展组、推广活动组、电脑化组、采编组分别负责系统的行政管理、图书馆发展规划的制定、图书馆服务的宣传推广、自动化系统和网络系统的管理与维护、信息资源采编等业务。香港“中央图书馆”、新界和香港市区的图书馆负责提供图书借阅等服务，其服务采取五层架构模式，即中央图书馆——主要图书馆——分区图书馆——小型图书馆——流动图书馆。该系统目前拥有1个中央图书馆、5个主要图书馆、28个分区图书馆、33个小型图书馆、10个流动图书馆。康文署设立总馆长分管公共图书馆系统的各个功能单位、香港“中央图书馆”以及新界和市区的图书馆，设立高级馆长分管香港18个区的图书馆，设立馆长分管各个具体图书馆。“没有一个行使地区图书馆管理中心职能的总馆”[6]是香港公共图书馆系统最大的特点。

图1 香港公共图书馆系统的组织结构图

2 信息资源建设的内容

香港公共图书馆系统是全世界使用量最高的图书馆系统之一[7]，这与其科学、高效的信息资源建设是密不可分的。香港公共图书馆系统的信息资源建设以联合国教科文组织《公共图书馆宣言》宣扬的理念为指引，旨在为市民的学习、研究和休闲、娱乐提供信息资源以及推广香港的文学艺术。

2.1 信息资源体系规划

香港公共图书馆系统从信息内容的等级结构和类型结构两方面进行信息资源体系规划。在等级结构规划方面，香港公共图书馆系统采取五层架构模式提供服务，根据各个图书馆的发展定位和服务对象确定各馆馆藏信息资源的收藏级别，从而建立起由不同内容深度的信息资源构成的地区性信息资源保障体系。其中，香港“中央图书馆”是公共图书馆系统的信息中心，馆藏信息资源要求能够满足具有研究生水平的读者的学习、研究需求[8]；主要图书馆是区域信息中心，馆藏信息资源以能够满足具有本科水平的读者的信息需求为目标，并提供全面的专业资料服务；分区图书馆仅提供标准化的图书馆服务，以满足居民的一般信息需求；小型图书馆作为分区图书馆的补充，旨在满足居民的基本借阅需求；流动图书馆主要为人口稠密地区的分区图书馆提供辅助服务，并把图书馆服务延伸至尚未设置图书馆的新发展区和偏远地区，仅提供基本的休闲娱乐读物供读者借阅。

香港公共图书馆系统的信息资源非常丰富，2010年的馆藏信息资源总量已达1257万项，并且每年新增约100万项[9]。为了适应社会的整体需求和为市民提供均衡与优质的服务，该系统根据信息资源的文种、读者对象、服务方式、信息资源的载体等，制定了不同类型的信息资源在全部馆藏资源中所占的参考比例标准，从信息的类型结构方面对其进行规划。其具体参考比例标准为：中文与英文图书分别占80%和20%，成人与儿童图书分别占70%和30%，外借与参考图书分别占80%和20%，印刷与非印刷资料分别占90%和10%，非小说与小说图书分别占75%和25%[10]。该系统通过信息资源体系的类型结构规划，实现各类型馆藏资源的协调互补，为全社会不同年龄段和阶层的读者提供多元化的信息服务。

2.2 信息资源采购

香港公共图书馆馆藏发展委员会负责统筹和监督公共图书馆系统的信息资源建设工作，委员会由负责采编的图书馆总馆长担任主席，委员由其他总馆长、高级馆长和馆长轮流担任[11]。每个财政年度香港公共图书馆馆藏发展委员会都会拟备和通过馆藏发展计划，对各个图书馆计划购置和注销的信息资源数量以及各馆需要加强建设的馆藏资源内容进行说明。由于信息资源建设是一项具有连续性且针对性极强的工作，所以各馆的馆长会根据整个公共图书馆系统信息资源建设的发展方向，综合考虑本地区的社会、经济、人口因素，结合书刊借阅情况、读者购书建议、读者联络小组和区内团体的意见等，拟定建议采购的书目提交给馆藏发展委员会审议。

香港公共图书馆馆藏发展委员会每月召开一次会议，制订、检查和更新信息资源采购政策与馆藏发展策略，审批由总馆长组成的学科小组和各馆馆长选择的书目以及公众提出的购书建议，分配各类信息资源的采购经费，确定为各馆配置的信息资源数量。香港公共图书馆馆藏发展委员会通过采购方案之后，采编组即与指定的信息资源供应商洽谈具体的采购事宜。香港公共图书馆系统以一个月为一个信息资源采购周期，保证了信息资源采购工作以及信息资源体系的时效性。

2.3 信息资源组织

香港公共图书馆系统新采购的书刊资料需要经过编制目录、装订、配送、整理上架4个环节，才能提供给市民使用。资源编目是该系统的一项核心业务，书刊资料的标引和著录质量与馆藏资源管理和读者服务工作息息相关。鉴于此，采编组全权负责系统的编目业务。基于降低系统运行成本、提高图书装订质量、缩短物流配送时间的考虑，康文署将新书装订和运送的工作外包给惩教署（香港特别行政区政府保安局辖下的纪律部门专责羁管和更生服务）和邮政署。各个图书馆为配送至本馆的书刊资料贴磁条、盖印章，将加工完毕的书刊资料分类上架。为了充分发挥各业务负责单位的主观能动性，提高信息资源组织工作的效率，康文署明确规定了新购书刊资料各个处理阶段的目标完成时间[12]（见表1）。由表1可知，馆藏资料从编目到上架大约需要97天的时间。

表1 新购书刊资料的处理流程

为了方便市民及时获取时效性较强的书刊资料（如电脑书、畅销书、时事刊物、年报、指南等），各馆的馆长负责将它们从新配送到馆的书刊资料中挑选出来予以优先处理。此类资料通常在到馆后的5个工作日内即可上架供读者借阅。

2.4 信息资源管理

香港公共图书馆系统通过图书馆自动化系统和多媒体信息系统分别对纸质信息资源和数字信息资源实施统一管理。该图书馆自动化系统是世界上最大的双语兼容的图书馆自动化系统之一，香港的所有公共图书馆都由该系统连接，系统实时记录新购书刊资料当前的处理状态，达到监控新购书刊去向的目的。读者可以通过该系统检索、预订、续借书刊资料。香港公共图书馆系统利用其开发的数字图书馆系统——多媒体信息系统，对数码影像（旧报纸、照片、手稿等的影像）、录音档案、录影节目以及储存在镭射唱片、数码影像光碟和只读光碟等载体上的数字信息资源进行获取、开发、加工、保存并提供给读者利用。读者可以通过该系统实时浏览多媒体资料库，利用各种数字信息资源和欣赏影音节目。

2.5 信息资源配送

香港公共图书馆系统提供有限的书刊通借通还服务，即读者可以在系统内的任何一所图书馆借阅书刊资料，也可以将所借资料归还至系统内的任何一所图书馆，但所还资料必须被送回到其原属图书馆（原来收藏该资料的图书馆）之后才能继续流通。鉴于拣选和派送书刊资料的工作量巨大，康文署将此项业务外包给邮政署以提高物流配送的效率。根据两者签订的合约，邮政署负责对读者归还到各馆的书刊资料进行收集和拣选，并于5个工作日内将书刊资料送回原属图书馆。据统计，从2001年10月至2002年3月，邮政署共完成了400万项书刊资料的派送服务，康文署向其支付了610万元服务费[4]。实践证明，馆藏资源配送外包是香港公共图书馆系统控制物流成本、加快书刊流通速度、减少异馆积压的一种有效的方法。

2.6 信息资源保存

香港公共图书馆系统采用建立备用书库的方式集中保存备用馆藏（具有一定价值、古旧和使用率偏低的书刊资料）。系统最初设立了香港“中央图书馆”中央书库及柴湾书库、九龙公共图书馆书库、石塘咀书库、元州街书库4个小型备用书库，分别存放香港“中央图书馆”、九龙公共图书馆、香港岛各公共图书馆、九龙各公共图书馆的备用馆藏。为了缓解图书馆面积紧张与馆藏资源增长速度过快之间的矛盾、系统地保存备用馆藏，康文署根据审计署的建议，于2003年在沙田愉翠苑设立了香港公共图书馆系统的中央备用书库，集中保存备用馆藏。该书库作为保存备用馆藏的基础设施，不仅解决了香港公共图书馆系统馆藏空间不足的问题，而且也方便了读者取用备用馆藏。

3 信息资源建设评估

信息资源建设评估对于构建科学、合理的信息资源配置机制，建立以读者需求和服务为导向的信息资源保障体系，进而提高信息服务的质量和效率，推动公共图书馆系统的健康发展具有重要意义。康文署和审计署均非常重视对香港公共图书馆系统信息资源建设的评估。

3.1 康文署的评估

康文署参考国际图书馆协会和机构联合会的《公共图书馆服务发展指南》制定了香港公共图书馆系统的主要服务表现指标体系，包括现有图书和视听资料数量、人均图书馆馆藏数量、外借资料数量、人均外借资料数量等。康文署每年都根据该指标体系对系统的服务情况进行统计，并将统计结果发布在其网站上，这些统计数据是康文署动态了解系统信息资源建设绩效的第一手资料。此外，康文署每两年开展一次公共图书馆服务基准调查，每5年开展一次公共图书馆服务的公众意见调查，收集市民对香港公共图书馆系统信息资源建设和读者服务工作的意见和建议。

康文署还会委托商业机构对香港公共图书馆系统的绩效进行研究。康文署曾于2001年委聘智仁咨询有限公司和盈智经济及管理顾问有限公司调研香港公共图书馆系统的服务表现，并与伦敦、纽约、多伦多、悉尼、东京及新加坡等国外公共图书馆系统的运作情况进行比较。研究发现，香港公共图书馆系统的信息资源使用率比其他6个公共图书馆系统都要高，表明其信息资源建设成效十分突出[4]。

3.2 审计署的评估

香港特别行政区政府审计署的评估方式是对系统信息资源建设各方面的工作进行审计，并且就发现的问题提出改进建议。在2002年和2006—2007年进行的两次审计中，其审计的内容涉及馆藏资源参考比例标准、信息资源采购政策、新购书刊资料的处理、捐赠书刊资料的处理、图书馆资料的清点与注销等方面。审计署采取的审计方法也是非常科学和完善的。例如，审计署通过比较馆藏资料的参考比例和实际比例、参考比例与外借比例，审查系统的馆藏资源参考比例标准是否合理 ；通过核对从图书馆自动化系统中随机抽样的馆藏资料记录与实际馆藏的对应情况以及核对图书馆自动化系统中特定学科专业的馆藏资料记录与实际馆藏的对应情况，审查系统的馆藏清点工作是否及时。

审计署的评估特别强调利用客观数据反映系统信息资源建设的实际状况。为了审计新购书刊资料的处理工作，审计署曾于2006年底至2007年初从6所图书馆中抽样选出一批新购书刊资料作为样本，分析它们自采编组从供应商处收讫到上架供读者使用所需的时间。此次审计全面统计了处理时间为1～30天、31～60天……151～180天以及超过180天的样本数量和比例；处于不同处理阶段，但已超出目标处理时间仍待处理的样本数量和比例。审计署开展的各项基于数据统计的审计工作对于发现信息资源建设过程中的问题、优化信息资源建设业务活动起到了导向作用，有助于据此完善信息资源建设活动。

4 启 示

继“十二五”规划将“建立健全公共文化服务体系”列为我国经济社会发展目标之后，十八大报告又提出了“基本公共服务均等化总体实现”的发展要求，预示着我国公共图书馆服务体系建设将迎来一个新的高潮。信息资源建设是公共图书馆服务体系建设的核心内容，它直接影响着公共图书馆服务体系的社会效益。由于大陆地区长期以来实行的是“一级政府建设一个图书馆”的公共图书馆体制[13]，与香港实行的最高级地方政府建设地区性图书馆群的公共图书馆体制完全不同，所以我们不能照搬香港公共图书馆系统的信息资源建设模式，但其在信息资源建设方面的一些做法还是有一定借鉴意义的。

4.1 成立信息资源建设委员会

公共图书馆服务体系的信息资源建设是一项持续性的系统工程，其提高了信息资源共建共享的效率，必须建立一种长效的信息资源建设领导协调机制。香港公共图书馆系统专门成立由馆长级人员组成的馆藏发展委员会，统筹管理整个系统的信息资源建设业务。大陆地区公共图书馆服务体系的成员馆大都没有共同的建设主体和主管部门，彼此之间的联系较为松散，在信息资源建设中常常出现自行其是、重复建设的情况。因此成立由各成员馆中主管馆藏发展工作的领导共同组成的信息资源建设委员会，统筹协调公共图书馆服务体系信息资源建设的各项业务活动是非常必要的。信息资源建设委员会通过统筹规划和宏观管理，实现成员馆信息资源采集、组织、管理、保存能力的整合，促进公共图书馆服务体系信息资源建设的技术创新能力和制度激励能力的提升，提高信息资源建设一体化程度。

4.2 分层配置信息资源

香港公共图书馆系统按照读者的知识水平将他们的信息需求划分为5个等级，并且根据读者信息需求的等级特点实施信息资源的分层配置策略，以分流图书馆的读者。大陆地区的公共图书馆服务体系主要是根据信息资源的学科内容为成员馆配置馆藏资源。例如，佛山市禅城区联合图书馆根据各分馆所在街道（镇）、社区的产业优势和地域特点，确定其馆藏资源的学科范围，打造专业化分馆；江阴市总分馆网络通过规定每个成员馆对各个学科信息资源的入藏比例，力图为每个成员馆都构建起综合性的馆藏资源体系。我们可以借鉴香港公共图书馆系统的做法，依据信息内容的水平程度及读者需求的不同层次，划分出若干个信息资源收藏级别，并规定每个成员馆的馆藏资源应达到哪一级别。通过对不同内容深度的信息资源在成员馆之间的分层配置，公共图书馆服务体系就可以为读者提供分层的信息服务。

4.3 统采统编信息资源

香港公共图书馆系统信息资源的统采统编保证了信息资源建设工作的标准化和规范化，为高效的读者服务奠定了基础。在大陆地区的公共图书馆服务体系中，大多数成员馆由于行政隶属不同、经费渠道各异，导致信息资源采访权难以统一[14]，并且很多成员馆都制定了本馆的编目原则，建立了独立的书目数据库，不愿与其他馆进行统一编目。独立分散的采访、编目造成的直接结果就是信息资源重复采购，采编人员重复劳动。各地的公共图书馆应抛弃“各自为战”观念的束缚，牢固树立协调合作和共建共享的思想，通过开展信息资源的统采统编，实现信息资源建设的规模经济效益。例如，建立由成员馆采编人员共同组成的采编中心，该采编中心统筹各馆的采购计划、规范编目标准、统采统编信息资源；将成员馆的采编经费集中到中心馆，由其根据各馆的采购需求和统一的编目原则，统一采编信息资源。

4.4 实施信息资源建设流程控制

香港公共图书馆系统信息资源建设的每一项工作都有明确的责任主体，信息资源组织工作的各个业务环节甚至还有严格的完成时限要求。严密的流程控制是推动其信息资源建设活动高效开展的一种有效措施。大陆地区的公共图书馆服务体系信息资源建设的一体化程度还比较低，图书馆之间的合作尚未贯穿信息资源建设的全过程。但是鉴于信息资源选择、采购、开发、组织、加工、配送、保存等业务工作环环相扣，所以应借鉴香港的经验，通过严密的流程控制来规范信息资源建设活动。具体而言大陆地区的公共图书馆应对成员馆进行合理分工，明确其承担的责任，赋予其相应的权利；制定资源采选、编目、加工、调配等工作需遵循的标准和应达到的目标；对各个环节的工作进行质量监控，使整个业务流程实现有序化的周期性运转。通过信息资源建设的流程控制，使参与到各个环节的成员馆都能够充分发挥其作用，实现信息资源建设效率的最大化。

4.5 设立贮存图书馆

随着科学技术的飞速发展，知识更新速度变得越来越快，文献的半衰期也变得越来越短，图书馆馆藏空间紧张的问题日益突出。大陆地区的公共图书馆服务体系建设才刚刚起步，馆藏空间不足的问题尚未完全显现，随着公共图书馆服务体系的进一步发展，如何解决馆藏信息资源存储空间不足的问题也必然会被提上日程。我们应该未雨绸缪，向香港公共图书馆系统学习，建立专门的贮存图书馆或选定某一成员馆作为贮存图书馆，集中储存使用率低但仍有一定保存价值的信息资源。这样既保证了信息资源体系的完备性，又为成员馆节省了大量的空间以入藏新近出版的书刊资料。

4.6 加强信息资源建设评估

科学和健全的评估机制对信息资源建设活动起到监督和导向的作用。康文署和审计署细致入微的信息资源建设评估，对于改进和完善香港公共图书馆系统的信息资源建设工作发挥了极大的推动作用。大陆地区较少开展针对公共图书馆服务体系信息资源建设活动的评估导致经常出现以下问题：地方政府对服务体系资源建设经费的投入只求达标，不图发展；体系内的各成员馆坚持“自给自足”或主动共享、被动共建[15]。因此必须建立起长效的评估机制，保障信息资源建设的可持续发展。其可行的措施包括：经常开展读者调查，从读者满意度和需求满足率等角度评估信息资源建设的成果；通过主管部门组织评估，从公共图书馆服务体系的发展战略出发，评估信息资源共建共享的管理机制、工作流程、保障制度；通过第三方机构审计，从具体业务活动开展的角度，评估支撑信息资源建设活动的经费、人员、技术基础设施等的配置情况。

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[10]康乐及文化事务署香港公共图书馆.图书馆馆藏[EB/OL].[2013-01-27].h ttp://sc.lcsd.gov.hk/gb/www.hkpl.gov.hk/tc_chi/collections/collections_cd/collections_cd_col/collections_cd_col.html.

[11]康乐及文化事务署香港公共图书馆.香港公共图书馆辖下馆藏发展委员会[EB/OL].[2012-10-16].http://sc.lcsd.gov.hk/gb/www.hkpl.gov.hk/tc_chi/collections/collections_cd/collections_cd_cdb/collections_cd_cdb.html.

[12]香港审计署.提供公共图书馆服务[EB/OL].[2012-11-01].http://www.aud.gov.hk/pdf_sc/c48ch06.pdf.

[13]邱冠华,于良芝,许晓霞.覆盖全社会的公共图书馆服务体系: 模式、技术支撑与方案[M].北京: 北京图书馆出版社,2008:188.

[14]肖希明,张 勇.公共图书馆文献资源建设法律保障研究[M].北京:国家图书馆出版社,2011:175.

[15]肖希明,张新兴.公共图书馆服务体系中文献资源建设探讨[J].中国图书馆学报, 2011(6):4-10.