秘书信息管理研究与对策

郑磊

【摘 要】当今社会，秘书专业、高效的工作已成为现代社会高速运作的一个重要因素。无论是在政府机关、社会、企事业单位还是一般的商业公司，秘书部门都处于一个中枢位置，起着沟通上下，连接内外的桥梁和纽带作用。对此，笔者结合自身工作经历对秘书信息管理进行了研究并提出了应对策略，具有一定借鉴意义。

【关键词】秘书；信息；网络化环境

0.引言

进入21世纪，我们正经历一场全面、深刻的社会大变革。随着信息时代的出现、互联网及全球通讯的飞速发展，信息发挥着愈来愈重要的作用。美国学者奈斯比特对未来曾做出这样的预测：“新的力量源泉不是少数人手中的金钱，而是多数人手中的信息。作为秘书人员，其工作重点也由处理日常事务向管理信息、辅助决策倾斜，为领导者提供全面、准确、及时的信息的这一职能得到了更大的凸显。因此，在新形势下如何进行信息管理，是秘书工作中一个值得探讨的话题。

1.时代巨变使秘书信息管理面临重大转型

1.1信息化时代

有资料显示，全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增，并以15%-20%的加速度不断发展。近30年来，人类生产的信息已经超过过去5000年的信息量的总和。英国技术预测专家詹姆斯·马丁也做出了同样的结论：人类的知识在19世界是每50年翻一番，20世纪初是每10年翻一番，70年代是每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。秘书作为一个信息管理的枢纽，必须进一步强化信息意识整理，提高信息处理技术，从容面对信息爆炸时代。

1.2网络化环境

要提高信息处理能力就离不开网络化的工作环境，互联网的出现给信息工作者提供了一个开放的、透明的工作平台。而基于互联网之上的电子化政府与各企事业单位、集团公司等组织的内部网络更是政务秘书和商务秘书进行信息管理的主要工作平台。

在信息社会中，信息就是力量和财富。电子化政府这一网络平台，有效地利用现代信息和通讯技术，透过不同的信息服务设施（如电话、网络、公用电脑站等），使政府机关、企业、社会组织和公民，能在其更方便的时间、地点及方式下参与到社会政治经济生活，从而构建一个高效率、高服务水平的政府。

1.3媒介化社会

当前这个世界已经是一个媒介化的社会。媒介化社会的主要特点是：

（1）媒介形态多元化：清华大学的熊澄宇教授认为，新媒体是一个不断变化的概念。“在今天网络基础上又有延伸，无线移动的问题，还有出现其他新的媒体形态，跟计算机相关的。这都可以说是新媒体”。它主要指利用计算机、数字技术，通过互联网、无线通信网和卫星等渠道，以电视、电脑和手机等为终端，向受众提供视频、音频、语音数据的一种传播形式。而且，这种新形态的媒介将随着新技术的产生得到更大的发展和延伸。

（2）媒介传受互动化：新媒体形态的出现带来的一个最大变化就是传受者的互动性有了很大的增强。现在网络上兴盛的“博客”、“播客”这种信息传播形式，使得一个个体也能发出自己的声音，甚至成为新闻信息的传播源。比如，2005年伦敦的连环爆炸案的第一张新闻照片就是来源于个人的博客，很多传统媒体的关于这数起爆炸案的图片报道与文字报道都来源于个人博客。

（3）媒介影响立体化：在媒介化社会中，每个人的生活都处在媒介的影响之下。美国传播学学者李普曼曾提出“拟态环境”这个概念，也就是我们所说的信息环境，它并不是现实环境的“镜子”式的再现，而是传播媒介通过对象征性事件或信息进行选择和加工，重新加以结构化以后向人们提示的环境。

2.信息管理工作环节中的应对策略

秘书处在这样一个信息化的时代，媒介化的社会和网络化的环境当中，在信息工作的整个管理流程当中都应该充分考虑到这些时代特色，如何根据时代特点有效利用各种新媒介、借助网络平台对信息进行管理将成为重要课题。我们尝试从秘书信息管理工作的五个环节来探讨如何应对。

2.1搜集

搜集信息是第一步。要做好这方面的工作无非就是扩大信息来源，打通多个信息渠道，信息收集得越全面、越完备将有助于领导做出正确决策。在这样一个充斥着各种信息的媒介化时代里，信息的来源相当丰富而复杂，秘书要紧跟时代的脚步，对层出不穷的新媒体形态应有很高的敏感性，也要乐于和勇于利用这些新的媒体形态为自己的信息管理工作服务，从而拓宽信息获取渠道，不断丰富和更新秘书工作的信息源。收集方式也应该更主动积极，比如现在计算机强大的搜索引擎也应成为秘书工作的利器。

2.2处理

对收集的信息进行处理的方式主要是筛选、综合与加工。信息时代的海量信息对秘书人员的这一项工作增加了难度。“信息超载”会直接影响到决策的及时、高效与准确性。媒介形态的多元化也造成了甄别信息的困难。各种媒介的传播方式、传播特点都有所不同，这些信息来源的复杂也增加了信息加工的难度。此时，秘书要了解媒介的特征，衡量不同媒体的权威性，对信息进行筛选、比对、甄别、查实，选择可靠的信息来源，形成正确的判断。在对信息进行编辑、加工的过程中也要要善于利用各种网络工作平台，提高自己处理信息的能力。

2.3存贮

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都通过计算机和互联网进行，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。信息存贮的电子化、网络化降低了秘书人员的劳动量，也提高信息的利用率。信息档案的管理变得方便而高效。同时，秘书工作人员也要增进互联网知识，提高计算机操作能力。

2.4传输

信息的传输和发布是机关领导决策得以执行的途径。要使领导决策能得到很好地执行就必须保持信息传输和发布的通畅、到位。媒介化社会中，媒体对社会各个领域的生活都有着深刻的影响，信息的传输离不开对各种媒介的支撑。秘书要善于与媒体通力合作，利用媒体传达本机关、本部门的意志和决策。

2.5反馈

无论是政府部门、机关单位还是群众组织、商业团体为了了解群众舆论和需求，都需要得到及时的反馈信息。在这个媒介化的社会里，大众的主动参与和互动的意识非常强，无论大事小事都喜欢直接找媒体，再由媒体把相关舆论反映出来。由于大众的呼声没有及时反馈到相关部门单位，有时就会造成这些部门单位工作上的被动。

3.结语

虽然已进入信息时代，但我们对信息资源作为一个战略性资源在新世纪的战略地位认识并不充分，而可能只视为一种技术上的改变。今天，信息正越来越成为一个社会机构或组织制胜的关键因素，而互联网时代最显著的特征就是信息的“共享”与“互动”，媒介化社会为这种“共享”与“互动”提供了广泛丰富的、传达率和影响力都十分高效的诸多路径。没有对这个特征的透彻认识，可能不少秘书的信息管理还停留在对传统的纸质资料收集、文书传递等换成了便捷的“电子”文本的窃喜中，从而未能充分发挥秘书——这个信息沟通枢纽应有的作用；没有对这个特征的娴熟把握，我们的信息管理就只能是被动地跟随时代的变革，无法主动在搜集、处理、传送、反馈等等环节利用多种途径管理大量的各种信息，从而有效地支持机构或组织的决策。随着网络在日常生活中的不断渗透、媒介在公共领域影响的不断增强，我们相信，秘书信息管理的转型势在必然，而在搜集、处理、反馈等等环节的应对探索才刚刚开始，必将随着时代要求而走向深入与完善。

总之，秘书要不断地进行自我解剖找差距、自我加压提标杆，紧紧围绕中心工作，进一步增强责任意识、参谋意识、服务意识，以更高的标准、更快的节奏、更严的要求、更强的力度全面推进本职工作，达到“默默笔耕无言悔、只留墨香不留名”是秘书最高境界！