可以给企业带来巨大财富的数据管理

吴冰星 蓝菲 陈湘

【摘 要】数据管理是指利用计算机硬件和软件技术对数据进行有效的收集、存储、处理和应用的过程，其目的在于充分有效地发挥数据的作用，实现数据有效管理的关键是数据组织。数据管理经历了人工管理、文件管理、数据库管理等三个阶段，作为管理信息系统的核心功能，数据管理将要进入一个新的阶段，即面向数据应用的数据管理。

【关键词】企业 数据管理 巨大的财富

【中图分类号】 C29【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0194-02

一、数据管理的重要意义

可以这样认为，能够通过团队的力量给企业带来直接或简接效益的管理才是真正有效的管理；有效的管理需要团队的力量，团队力量的发挥需要目标来指引，而目的则是为达成目标而细化了的决定性行动动机。

有人说，数据管理的目的在于充分有效地发挥数据的作用，统一收集资料，方便共享。也有人说，数据管理的目的是指通过对数据的收集整理、组织存储、查询维护、统计分析，从而得出新的有价值的信息，作为人们决策的依据。

基于上述分析，企业数据管理的核心目的是要能给企业带来效益和财富，通过有效的数据管理大幅度优化和提升企业管理流程、提升工作效率、降低运营成本。数据管理者的主要任务是在管理好数据的同时，用“数据”来提升团队的合力，并为企业带来财富的提升。

二、柳工实施数据管理的主要阶段

信息化建设是数据管理需求环境造就的沃土。从数据管理的定义可以看出，数据管理的需求往往是伴随信息化发展需要而日益强烈的，信息化程度越高，管好、用好数据的需求就越迫切、越强烈，柳工数据管理环境的造就就是基于企业的信息化建设大环境。

信息化导入阶段：本世纪80年代，对多数企业和国人而言，对计算机的认识还停留在“打字机”的概念上，“计算机应用”还是新生事物，其作为一个重要管理工具还在理念上、财力上未被广泛认识及接受。但就在1985年春，在单位领导的超前认识和鼎力支持下，柳工信息中心成立，其职能包括技术档案、计算机应用、技术情报、技术标准等方面，从此标志着柳工的信息化建设正式拉开序幕。

数据管理起步阶段：1985年到1995年，是柳工信息化建设起步的10年。工自主开发的产品设计、财务、生产、销售、供应、工艺、设备、人事档案等各个业务单元的信息管理系统相继完成开发并投入应用，作为信息系统“血液”的基础数据，在小局域网需求的拉动下，得到各业务单元不断整理、消化与完善，作为计算机应用的支撑，同时满足各业务部们完成统计、分析、数据处理与查询等之用途。

数据管理发展阶段：1996-2005年，是柳工信息化建设进入网络化与规模化的10年。众多的信息化荣誉：CAD应用工程先进集体、推广应用计算机先进集体、国家863计划示范企业、2003-2005连续3年的“中国企业信息化500强”等等， 充分证明了柳工信息化建设取得的成就。信息管理系统网络化与规模化必定推动企业数据趋向共享性，而在共享数据中获取有价值的信息和通过数据创造效益也就成了数据管理与研究的必然发展之路。

数据管理全面推进阶段（2006年至今）：2006年，“数字化柳工创新工程”（eLiuGong+）项目在”十一五”IT规划的指引下正式启动，从此，柳工的信息化建设被推向了信息系统集成快车道。随着2007和2008年ERP系统一期和二期项目单位相继上线，企业信息化推进工作越来越快，各业务单元间的协作越来越紧密，作为信息系统“血液”的数据，也就越来越成为矛盾和关注的焦点不得不被重视：数据的及时性、正确性、可获取性、获取便捷性、安全性、可比性、有效性、共享性，以及维护流程顺畅、操作规范、数据标准化、数据维护和处理效率等等管理要求几乎在同时爆发，ERP系统用户体验表现出了公司范围内管好、用好数据的强烈愿望，在公司内部成立数据管理与研究专门组织的要求也就应运而生。2009年9月，公司的数据管理和研究组织在IT部正式诞生，继之前的陈湘数据主管之后，我作为数据管理与研究小组长，从此带领着公司各相关业务单位踏上了数据管理与研究全面推进之路。

三、数据管理给企业带来巨大财富的主要经验

1、制定规范，提升用户体验同时创造效益

在数据管理起步阶段，由于没有制定材料使用规范，而设计人员从适用性与材料成本角度出发，对于一些Q235-A＼Q235-B＼16MN板材，Q235-A和 20#优钢及管材，以及原材料规格±1mm左右等有严格的设计要求，为了保障设计要求，企业不得不对部份材料采取以高代低等办法，这样就必然带来原材料成本的大幅度上升。为了有效解决这一困扰，企业成立原材料选用规范课题组，经过近半年的研究、论证和评审，制定了《常用材料选用规范》，以设计控制新材料使用为源头，采购、数据维护和材料使用等部门对历史材料使用状况进行综合治理并监督新材料使用为保障，解决了实际生产用材与系统定额用材严重不符、材料代用严重致使ERP系统MRP计划失实、仓储数据混乱、生产缺件或库存积压等问题。据统计数据，依托ERP系统的《规范》实施后，每年可给企业带来约20%的原材料成本支出，为企业带来极为可观的效益。

2、合并材料规格，用数据有效盘活存量资产

2005年，技术部门要对某产品的驾驶室进行改进，并准备在新产品中推广性价比更优的新工艺、新材料。因该产品同系列的老产品采用的是性价比较低的成材，如果新产品采用新材料，而老产品继续沿用老材料，不但会给采购管理造成很大困难（当时新老产品产量均较少，采购需求量相对较小，最小采购批量相对较大，容易造成库存积压），同时也会带来大量的原材料积压浪费。经对ERP系统的相关动态和静态数据进行充分的对比分析后，建议技术部门合并该系列产品的材料规格，消化库存后再统一启用新材料。在这一建议下，企业积压的约200万元老材料均得到了有效利用，减少了不必要的损失和浪费。

3、坚守“适用”原则，用数据选择性价比最高的产品

有句广告词说得好：不买贵的，只买对的。同样，我们选择产品也应如此。2006年，我利用一年的时间，对ERP系统、内反馈和外反馈系统年内和近几年的数据进行了观察、分析和研究，再结合用户调查，分别向技术部门和物资采购招标委员会提交了详细的连续几年的数据分析报告，提出了取消或减少8种A品牌压力开关，加大B品牌压力开关品种或采购量的建议并得到了采纳。该项合理化建议的采纳，仅2007年，企业在该项产品的采购上就节约资金约300万元。

4、 坚持“简单化”原则，利用数据关系把复杂问题变得简单

在我们的ERP系统中，有几个与物料的计划有相当密切关系的控制参数，如果把它们之间的关系搭配错了，就有可能造成计划缺失从而直接影响采购或生产活动，严重时直接影响到市场销售。当我们开始重视这个问题时，某产品线的13个工厂的这些参数配对错误率已达3.21%，而实际上这些参数要求配对正确率是100%。

当时，这些参数都是靠人工参照常规维护的：数据部门按照默认值维护，采购部门按照实际情况修改，修改权限共享。存在的问题则是：熟悉数据维护规则的人员出错率较低但因关系复杂、工厂多变，也有可能出错；数据维护人员变动频繁，得不到充分的培训，导致数据维护错误频发；系统数据量庞大，取数困难，检查错误困难，大家都不愿主动检查。

为了给广大的数据维护人员、相关业务人员和时刻面临数据维护错误带来风险损失的这个重要的产品线脱离该困境，我组织了一个项目小团队，用信息技术取代人工管控办法，将复杂多变的且非常容易产生混搭的数据维护管理方案采用技术手段实现自动检测，3个月的时间内，错误率由项目实施前的3.21%降至0%，100%实现了事前控制错误的发生，同时开发了报表方便查找历史错误，促使历史错误信息被快速更正。该项目成果被广泛应用于该产品线13个工厂，且此技术可复制，并可辅助促进数据维护人员主动学习数据维护规范，避免因之而造成的采购、生产、销售等的机会风险损失——数据错误可能会漏计划、无法及时下订单等等，从而影响生产或销售，甚至可能带来的加班费用、快递费用、市场损失和信誉损害等风险，创造了可持续性发展的巨大的无形效益（根据受益部门评价描述）。

5、善用先进技术管理数据，降低人力成本

由于地区差异，短期内无法统一版本，我们的ERP系统需要安装两套不同补丁版本的系统以满足不同地区的管理需求，分别应用于不同地区。这种分布式系统布局方式给我们的主数据管理带来3个主要问题：

A.如何保证两套系统通用主数据维护同步及一致性？

B.通用主数据是按系统独立维护还是集中维护？

C.集中维护时一次性完成，还是要分两次完成？

为解决这3个主要问题，我与我的项目团队细化了通用主数据类型，研究并采用了世界上先进的信息技术进行主数据管理。根据特定的数据管理要求，项目团队自主研究世界上先进的ALE（Application Link Enabling）接口技术并结合ERP系统 job功能自行实施，为分布式数据交换提供可靠安全的通讯机制，使ERP系统通用主数据在不同地区使用的系统间自动同步，巧妙地解决了以上3个管理问题，实现了“集中维护，自动同步，不增加数据维护人力成本”的目的，并分别于2011年和2012年在印度、欧洲、亚太海外子公司IT项目实施中得到验证，为公司后续IT项目实施提供成功案例的同时，又为公司增添了巨大的无形财富。

附ALE技术信息流示意图：

结束语：

企业内部，每个业务板块都有自身的管理使命，管理得好，点滴累积，总能给业带来不可预估的直接或间接的经济效益。数据管理是信息系统的“血液系统”，蕴藏着无限想象的财富管理空间，是任何现代企业都不可回避的一个重要管理领域，其作用将伴随着企业发展越来越大，将在很大程度上决定着企业的市场竞争力和生存发展能力，任何企业都应该给与高度重视。本人在企业多年的实践经验，希望能对大家有所启发和借鉴，并请交流指正。同时，感谢我的同事蓝菲和领导陈湘对我的帮助和支持。