浅谈高校秘书应具备的基本素质

梁芸

【摘要】

当今社会对高校秘书素质提出了更高要求。笔者认为，作为当今社会高校秘书，应具备优良的道德品质、敏锐的观察能力、缜密的思维能力、良好的专业能力等基本素质。

【关键词】高校 秘书 素质

秘书是协助领导处理政务及日常事务的工作人员，高校秘书是高校行政管理的一支重要力量，对各项事务正常运行起到了关键性作用。

秘书工作担负着上情下达、对外交往、后勤服务等繁重工作，其作用不容小视：一是助手的作用，一般体现为协助领导处理日常事务，比如办文、办会、办信等；二是参谋的作用，体现在日常工作的方方面面，如：文件的草拟，信息的采集，事务预案的提供，对事务的建议等；三是协调的作用，学校的发展离不开校内各个部门的紧密配合及与校外相关部门的合作，而校办秘书处在承上启下、联系左右、内外的位置，对于协调各方面的关系发挥了巨大的作用。

要在高校办公室成为一名合格的秘书，应该具备以下几点基本素质：

1.要具备优良的道德品质

“高校秘书要有坚定的政治立场，了解国家政治活动、掌握高校工作动态，学习和研究有关领导的讲话及文章。其次，高校秘书要具有良好的精神风貌和思想境界，有强烈的事业心和高度的责任感。”[1]体现在具体的工作中就要求爱岗敬业，忠于秘书的工作岗位，自觉履行各项职责，遵纪守法，自觉加强保密意识。

2.敏锐的观察能力

秘书的观察能力是一种全面、深入地、细致的观察能力。作为秘书，就要在工作中与领导的思想保持同步，有意识的去理解领导的想法，发挥秘书的主动性，做好领导交办的事情。

3.缜密的思维能力

思维能力在秘书的基础能力结构中占有非常重要的地位。只有具备了较强的思维能力，才能够透过现象抓住事物的本质，正确地认识和判断事物，做出理性的分析和思考，为领导提出切实可行的意见和建议，更好地发挥秘书的参谋作用。[2]

4.良好的专业能力

专业能力是高校秘书所应具备的职业能力，是秘书能力素质结构的核心部分，也是完成秘书工作的重要条件和保证。

4.1 系统的专业知识

包括文字表达能力、文秘专业知识及现代化办公手段。高校秘书工作的一个重要任务就是从事大量的文字工作，面对各种公文写作、事务文书写作等应用文写作，秘书人员必须掌握一定的写作规律，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，清楚地掌握领导的风格喜好，随时注意积累资料，不断提高写作水平，培养写作的凝练能力；要加强学习，熟练掌握包括现代化办公设备、互联网技术、通信技术和计算机软件等。这将大大提高秘书人员的办事效率。

4.2 沟通协调能力

高校秘书在沟通协调中，要用灵活的思维方式和有效解决方案为领导出谋划策，并能简练、准确、顺畅地传递相关信息，发挥好承上启下的桥梁作用，有效推进工作。在沟通协调关系的过程中，秘书人员要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度等原则。[2]

4.3 学习创新能力

秘书人员要自觉树立“充电”意识，把理论学习和提高修养贯穿于工作之中，多学习，多思考，在工作学习中积累知识，增长才干，培养自身的想象力和发散性思维能力，提升创新能力。

4.4 树立自身良好形象

大方得体的穿着，儒雅端庄的言谈举止，准确干练的办事能力，具有亲和力的笑容等都是做好秘书工作的必要前提。

随着我国高等教育改革的深化和发展，面对日新月异的知识变化，高校管理的不断成熟必将对高校秘书提出更高的标准和要求。秘书人员“必须以坚持岗位职责需求为目标，不断改善知识结构，提高自身素质，努力掌握管理知识，注意沟通技巧，做到勤奋，敬业、高效、务实，做好各个方面的综合和协调。” [3]不断推进本职工作的精细化与规范化，不断推动学校事业又好又快发展。

参考文献

[1] 田炯.高校行政秘书应具备的职业素养[J].科技咨询，2010，（35）： 236

[2] 李明.浅谈秘书人员应具备的能力结构[J].黑龙江教育学院学报，2012，（8）：201-202

[3] 黄鹤.高校行政秘书应具备的职业素质要求[J].青年文学家，2012， （15）