新时期高校学生档案管理工作

□文/朱焕芝 陆尚伟 朱秀春

（1.河北联合大学；2.唐山广播电视大学；3.唐山市中医院 河北·唐山）

档案在人类发展史上具有重要的历史地位，其演变与人类社会物质文明、精神文明的发祥和进步程度密切相关，反映了人类记忆的发展脉络和水平。进入新世纪，档案这个历史的产物面临着深刻的机遇和挑战。档案的管理与研究应自觉与社会进步的要求相适应。作为“国家人事档案的组成部分”，高校学生档案记载着学生的学习经历、成长过程和综合表现，是学生立足社会和社会选拔任用人才的“原始依据”，关系着学生的前途命运。但由于复杂的历史和现实原因，高校学生档案一方面未能得到应有的重视，管理效率和现代化技术应用水平不高；另一方面未能充分发挥作用，为高等教育改革的深化和社会人才选拔机制的完善做出应有的贡献。

一、高校学生档案管理工作现状

1、在社会观念层面。随着社会竞争的日趋激烈，档案造假、履历造假、学历造假等不道德的事件时有发生，使学生档案的严肃性受到影响，难以得到应有的重视。现在很多用人单位不再把学生档案作为选拔录用人才的依据，甚至还会发生丢失档案的情况。受此影响，高校、学生对档案的重视程度也在逐渐弱化。

2、在社会体制层面。随着我国经济体制改革的稳步推进，非公有制经济得到长足发展，逐渐成为吸纳高校毕业生就业的主要渠道。非公有制的用人单位没有人事档案管理权，事业单位、国有企业也在探索聘任制改革，人事管理逐步与市场接轨，而作为我国“新型人事管理社会化模式”的人事代理制度尚不完善，导致很多用人单位不过问学生的档案，以劳动合同关系完全取代人事关系。这也是很多毕业生成为“弃档户”的原因。

3、在管理制度层面。高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据，制度的缺位是制约高校学生档案管理水平提高的主要原因。总体来说比较笼统，对具体操作的指导性不强，缺少标准化、规范化的指标体系。

4、在管理操作层面。高校学生档案管理在体制机制、人员队伍、建设开发、技术应用以及学生档案意识培养等方面均存在一定的不足。增强学生的档案意识，是学生档案管理工作的一个重要部分。

二、提高高校学生档案管理工作的新举措

1、加强制度建设，规范管理行为。国家教育、人事、档案等有关部门有必要依据《档案法》、《干部档案工作条例》等有关法律法规，根据当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势，出台具有较强针对性和操作性的高校学生档案管理办法、实施细则和评价体系，提出明确的任务目标和全面的归档范围，细化档案各个环节的基本规范和工作要求，保证学生档案的连续性、完整性和安全性，为高校学生档案管理工作提供合法、科学、有效的指导。

2、完善体制机制，提升管理成效。加强工作协调，成立有校领导参加的专项领导小组，明确牵头单位和协同单位的具体职责，确立联席会议等制度，定期整理、阶段归档、规范转接，增强工作的动态性，杜绝疏漏、临时突击等现象。积极创造条件，适当增加人员和经费，加强业务培训，提升管理队伍的整体素质和使命感。建立考核评价制度，定期组织抽样检查和系统考核，强化过程管理和监督。

3、鼓励建设开发，丰富档案内容。给予高校一定的自主权，鼓励高校结合自身教育教学和人才培养改革的实际情况，根据用人单位挖掘人才和学生个性发展的需要，进行丰富档案内容的有益探索，体现高校素质教育的成果和学生自我发展的过程。部分高校建立学生诚信档案、心理档案，推进素质学分、德育答辩等，力求全面反映学生的思想心理、综合素质、实践能力，使档案更具个性特征，具有较高的借鉴价值。

4、做好宣传教育，增强档案意识。高校应通过入学教育、课堂教学、实践活动、就业指导、毕业教育等环节向学生讲解档案的基本知识、管理规范以及相关的法律法规，增进学生对档案和档案管理的了解，使学生认真对待自己的档案。结合学风建设，教育学生尊重档案，通过刻苦学习、认真实践，在完善自我的过程中不断充实档案，对自己的未来负责。

5、应用现代科技，拓展档案服务。随着高校教学改革和科学技术的发展，传统的档案载体正面临着更新换代，电子档案在高校源源不断地形成和积累。当前招生、学籍、就业等都已基本实现信息化和网络化管理，这为学生电子档案的建设创造了条件。学校可以整合各方面信息资源，通过高速扫描、数码成像、大容量存储和数据库等技术，开发学生档案管理信息系统和电子档案库，依托互联网建设学生档案管理与服务网站，通过一定审批程序，为学生和社会提供便捷、准确的咨询、查询、检索、认证和档案转接投递管理等服务，而且可以实现遗留档案的网络化管理和学生档案意识的网络教育，从而大大提高工作效率和质量。

［1］任永辉.高校学生档案管理工作的现状及对策［J］.长春理工大学学报，2007.3.1.

［2］王伟.高校学生档案管理工作现状与对策［J］.现代企业教育，2009.2.

［3］姜海燕.新形势下高校学生档案管理工作的现状及对策思考［J］.时代人物，2008.2.