试论高校档案管理工作的服务创新

周建琼

(怀化学院预科部,湖南怀化418008)

做好高校档案管理工作,不断地为教学和管理提供良好的支撑,就必须从思想深处树立主人翁责任感,真心热爱这份工作,在扎实完成各项日常任务的同时,应该力求创新,以提高效率,提升质量。在这里,以笔者之浅陋,冒昧地提出了个人的几点思考,以期能抛砖引玉,促进思考和学习。

一、创新高校档案管理服务工作的必要性

创新是社会发展的动力和源泉,高校档案管理要想在当下社会站稳脚跟,跟上高等教育的发展节奏就必须更新观念,树立创新意识,通过开发与利用信息资源、档案服务机制创新,为高校的科研与教学服务。

(一)服务创新是高校档案管理工作顺利开展的基础

高校档案馆是高校各项工作的基础,如果高校档案馆不能为学校的工作开展服务,档案馆也就没必要存在,也难以得到发展。我国的高校档案管理工作长期以来都处在封闭的环境之中,工作也相对滞后,这些问题的产生都跟档案馆的工作人员服务意识淡薄有关,随着我国的各行业的快速发展,服务方式也日益发生转变,高校档案管理人员只有创新服务,才能为学校工作的开展打下基础。

(二)服务创新是高校档案管理不断发展的要求

随着我国高校教育事业地不断改革,档案管理工作也融入到学校的管理和教学的过程中,档案管理工作也面临着许多新问题。鉴于此种情况,档案馆的工作人员要将创新的观念贯彻于档案馆管理工作的始终,这就必须打破传统的思维定势,关注学校的科研工作以及教学体制改革,探索出管理档案馆的新途径,时刻把握学校的短期工作和长期目标,既为广大师生服务,又为领导作决策服务。

二、高校档案管理服务的现状和存在的不足

高校档案管理工作直接关系着学校的整体风貌,但是因为各种原因,我国目前的高校档案管理工作并没有在服务上有实质性的创新,高校的档案利用率并不高,珍贵的资料并没有被有效利用,某些高校的史料档案长期被搁置,不能体现其价值。

(一)重视程度不够

长期以来,很多人都认为档案管理工作就只是收藏和保管资料,不能给学校带来直接的经济效益,只要保证资料不丢失、不泄密、方便查档和外调就可以了,因此学校很容易忽视学校的档案管理工作,形成“说起来重要、排起来次要、用起来需要、忙起来忘掉”的现状。

(二)管理方式落后,管理力量不足

我国许多高校的档案管理人员都没有经过专业的培训,没有档案管理的专业技能,对档案管理的重要性、档案材料如何收集、整理等业务并不熟悉,又因为对档案资料的辨别能力较差,往往因错过最佳的收集时间而流失重要的资料。

(三)投入档案管理的经费不足

随着经济的快速发展,也应加大对档案馆的资金投入,使档案馆的硬件设施满足档案馆的需求,但是大部分高校对档案馆的经费投入明显不足,档案建设的资金十分有限,设备不能够及时更新,这是高校档案管理发展的重要制约条件。

三、档案管理工作创新的措施

(一)转变服务观念

忽视对档案馆资源的开发与利用、轻视服务的重要性,导致档案的功能不能完全被发挥出来。因此要想使高校档案馆发挥出应有的价值,就必须打破固有的思维模式,将新观念、新思想用于高校档案管理工作之中,促进高校档案管理工作的发展。

1.首先,要转变“你需要我提供什么”的被动服务理念为“用户至上、主动服务”的理念,这就要求去了解学校各部门及社会各个领域对档案的需求,对用户需求进行研究和分析,探索和发现档案管理服务于学校、服务于社会的切入点,为用户提供方便的查询环境与可靠的信息资料。

2.改变传统的封闭意识为开放的服务意识,档案馆不仅要和高校各部门加强联系,同时还要与社会各领域紧密联系,把档案馆的信息提供给社会广大公众。在彭群颐老师所撰写的《高校档案网络化建设的几点思考》一文中,就曾有这样的观点:[1]

档案工作要上档次、上水平、产生质的飞跃,必须搞好档案网络化建设和实现档案现代化管理。因此,高校档案部门应将档案基础业务建设的重心向档案网络化建设和档案现代化管理方面转移,积极引进先进的技术、设备和管理手段,培养和配备适应现代化管理需要的专业技术人才,加强档案数据库建设、网络建设和多媒体技术的应用,提高档案管理的科技含量和科技创新能力,逐步实现档案工作主要从纯手工操作的传统管理向现代化网络化管理转变。

网络的开放性和管理的科学性与便捷性,已经极大地改变人们对于档案管理模式的认知方式。现在需要做的工作是,如何在已有资源的基础上进行优化升级,不断适应新形势的需要。在前人已经取得了丰硕成果的基础上,推陈出新有难度,但推陈出新也最有力度,它能有效改变传统封闭保守的形象,使档案管理服务的水平迈上崭新的台阶。

3.改变靠经验服务的保守观念,树立新观念,档案馆要根据职能的变化、服务对象的差别,不断创新服务手段,寻找发展的新途径,为社会公众和高校各部门提供便捷的信息服务。

(二)加强管理

1.加强制度建设

高校档案馆要实现管理服务创新,就必须有“法”可依,完善相关的管理制度,这是实现服务创新的保障。

(1)完善资料收集制度。各单位收集相关档案时要明确责任,同时要加强检查和监督,保证高校各部门及时、完整地将资料归档于档案馆。

(2)完善业务培训制度。要定期对档案的收集和整理的工作人员进行培训和指导,保障材料归档的规范。

(3)建立健全档案保管制度。由专人负责对档案进行清查盘点,对档案馆的安全设施进行维护,消除消防隐患,使档案处于最优质的保管状态。

(4)完善借用和使用制度。根据档案的特征,进行不同的管理方式,一方面要简化借阅手续,方便用户使用;另一方面要注重部分档案的保密工作。

2.使用现代化管理手段

关于这一点,前面已经有所讨论,在这里再一次作强调,以期问题能进一步的深化。当然,更重要的还是要具体化。随着我国经济的持续发展,使用现代化的管理手段使档案管理工作的必然趋势。高校档案馆应采用先进的管理手段,有效地提高档案资料的收集、管理与应用水平。

(1)加强基础设施建设。在档案管理中利用计算机、缩微、网络等先进技术时,需要相应的软硬件的支持。因此高校应加大资金投入,为档案馆配备先进的设备,并购置先进的管理软件。

(2)加速档案数字化进程。在实现资料归档数字化与电子文件归档管理的基础之上,完善档案数据库建设。

(三)提高档案人员的综合素质

随着新技术新设备在档案馆中的应用、档案工作的深度和广度地不断拓展,对档案人员的信息素养、创新能力提出了更高的要求,档案馆的工作人员要用现代管理的新技术、新理论武装自己,并在工作中对其有效运用,创新档案管理的手段和方式。关于这一点,在肖春霞老师撰写的《做好高校档案管理工作改革的思考》一文中就有过很好的阐述:[2]

档案工作部门要适应高校新时代发展和新时期档案工作的需要,成为部门的“中枢”,工作人员要具有较高的政治理论水平和政策水平,要有较强的业务能力。勤奋无私的敬业精神,要能从全局角度观察、思考,创造性地开展工作,提高贯彻党和国家关于档案工作方针政策、法律法规的自觉性和坚定性。要求他们不仅要深入学习档案理论知识,而且要掌握档案工作的原则方法。做到熟悉专业懂本行,开展工作不外行。

在此基础上,笔者也形成了如下的几点思考:

1.完善人才引进机制,学校要吸引优秀的专业人才到档案管理工作中,充实档案管理队伍,优化管理队伍结构。

2.完善业绩考核制度,建立健全业绩考核制度,对档案管理员的工作水平、工作态度以及工作成效进行考核。

3.健全激励机制,采用物质激励以及精神激励激发管理人员的责任心与进取心,增强管理人员提高自身素质的主动性与积极性,最大程度地激发管理员的创造性,只有管理员的整体综合素质得以提高,高校档案馆的管理和服务才能相应提高。

四、结语

由于高校档案馆过分注重档案资料的保密性,致使高校档案工作长期处在比较封闭的环境之中,档案管理人员的管理观念相对陈旧、服务意识、创新意识比较淡薄,档案工作一般都停留在建档、管档以及查询等阶段,忽视了档案资源的开发与利用。在此基础上,高校应重视档案馆的各项工作的创新,促进档案馆在经济发展的背景下也能得到相应发展,实现档案馆的自身价值。

[1]彭群颐.高校档案网络化建设的几点思考[J].怀化学院学报,2008,(7).

[2]肖春霞.做好高校档案管理工作改革的思考[J].怀化学院学报,2003,(1).