企事业人事档案管理的困境、对策及信息化建设

马俊英

(邯郸市第二医院人事处，河北 邯郸 056001)

1 目前我国企业人事档案管理工作的困境

随着市场经济和社会的快速发展，很多企业人事档案管理存在很多漏洞，严重影响了人力资源管理健康、持续和稳定的发展。传统的企事业单位人事档案管理原则是:人事部门统一领导，分级管理、统一制度、统一方法;管理机制是:是内外有别、档随人走、不对个人公开，是封闭的。这种档案管理原则和管理机制已不适应当今社会的发展，存在许多问题，对人事档案的生存和发展产生严重影响。

1.1 人事档案管理意识薄弱，档案跟踪速度慢

受多种因素的影响，特别是受很多外企的影响，人们逐渐淡化了人事档案的重要作用。有些人认为人才的实际表现才是最重要的，没必要建立完备的人事档案，以往的档案也没有多大意义。还有人认为，人事档案管理工作是政府人事部门或人力资源部门的事儿，与具体的企事业单位无关。如此淡薄的人事档案管理意识致使许多人事档案在收集、整理、保存过程中出现失误。在企事业单位实施员工考核时，很多考核档案没有得到有效建档和存档，所以漏档、弃档的现象非常严重，这些问题和不良现象都直接导致了人事档案管理工作的驻足不前，漏洞百出，困境重重。

另一方面，企事业人事档案跟踪速度慢，刷新不及时，这也是我国大部分企事业单位档案管理工作中存在的普遍问题。企事业单位员工的人事档案经常会出现只有早期信息，缺乏近期资料或近期材料不全的现象，这就导致了企事业单位的人事档案缺乏时效性与连贯性。企事业单位员工档案的新材料不能及时存入档或者档案资料不完整的现象，不仅会给员工造成升迁、工资升级、职务任免和调转等造成不便，也不利于发挥企事业单位的人才积极性，有碍人才进一步成长和发展。

1.2 管理工作不到位，档案信息不真实

虽然企事业单位档案管理工作很重要也很有必要，但它不能直接创收，没有经济效益，所以在市场经济的背景下，企事业单位档案管理工作是得不到有关领导的高度重视的，档案管理工作多半流于形式，摆摆样子而已，很多企事业单位的档案管理员工作不积极、不到位，只是在档案袋上标出编号、存入橱柜了事。更严重的是大部分企事业单位的人事档案没有经过人事部门的严格审核，多数档案没有被人力资源部门完整收集入档，致使人事档案资料未得到妥善、有效的保管，真实性无从谈起。甚至有些企事业单位直接跳过审核环节，聘用人才，不惜弄虚作假，这些都给企事业人力资源管理工作带来很大困扰。

2 人事档案管理困境之对策

完整、真实的人事档案是企事业单位评价人才、使用人才的重要依据，对企事业的发展起着重要的推动作用，因此，企事业单位及其人事部门应重视人事档案的管理工作，切实保证人事档案的完整性和真实性。以下就人事档案管理的对策进行分析。

2.1 转变人事档案管理理念，完善人事档案管理制度和机制

要想把企事业单位档案管理工作做好，首先得转变人事档案管理的理念，使管理者从思想上重视这项工作。企事业单位只有重视人事档案管理工作，将其纳入单位人才发展的规划目标，才能使人事档案与单位的人才队伍发展同步。在传统的档案管理制度中，档案管理工作是保密的，不具备公开性与共享性，很难实现对于人力资源储备的充分挖掘。因此，顺应现代管理理念，企业应该公开人事档案信息，让管理者能够及时把握人力资源的总体状况与发展方向，为实现企业的良好发展奠定基础。

在树立档案管理正确理念的同时，要建立科学、实用的评价体系，完善人事档案管理机制。企事业单位人事部门可以建立员工个人信用档案，增加员工的工作和个人信用记录，从而可以有效加强员工个人工作和行为的自律，培养自我监督，自我激励的意识，健康成长。与此同时，还可以引进企事业单位员工的性格、血型和兴趣爱好等新型人事资料，丰富员工的档案资料，使之全面系统化。还有，可以根据企事业单位的绩效考核与薪酬考核等内容，使人事档案管理内容与员工的薪资制度挂钩，使之与人力资源管理发展相匹配，更好地促进单位人才的发展和成长。尤其是事业单位更应该重视绩效考核，使之与薪资挂钩，这样可以打破混饭吃的心理，体现不劳不获，少劳少获的公平。这些措施都可以更好地完善企事业单位的人事档案管理制度和管理机制，为提拔管理人才提供可靠的参考。

2.2 提高档案管理人员的职业素养，对人事档案实施动态管理

在全社会倡导科学发展观和以人为本的大背景下，人事档案管理工作也不例外。人事档案管理工作的专业性和技术性都比较强，所以必须首先加强档案管理人员的整体素质，提高其思想觉悟和业务能力，为进一步提升企事业单位档案管理水平奠定基础，确保人事档案的完整、真实，体现以人为本的理念。人事档案管理工作还是纷繁复杂的，这就需要档案管理人员责任心强、踏实细心，同时还要具有一定的现代化管理知识，既要掌握档案管理的专业技能，还应通晓计算机网络技术和计算机操作技能，能够运用各种应用软件提高人事档案管理的工作效率和质量。因此，企事业单位必须对其档案管理人员进行相应的业务技能培训学习，开阔眼界，提高职业能力和职业素养，为搞好人事档案管理工作打下坚实的理论和实践基础。

在提高档案管理人员职业素质的基础上，还要对企事业单位人事档案实施动态管理，即人事档案的内容要及时更新，不断充实，实现人事档案管理的动与静、横与纵的有机结合，全面而系统。档案管理中的及时补充与更新是指要保存必要档案资料，又要剔除其中没有价值的档案材料，及时归档员工的新档案材料。同时，企事业单位的人事档案不仅要全方位地记录员工成长历史，更应记录员工的思想认识、工作态度、学识水平等实际工作的发展情况。除此之外，还要结合员工的个人评价和团队的总体评价，形成一个全面系统的评价体系，通过这个评价体系，对员工做出准确、客观评价。总之，只有对企事业单位人事档案实施动态管理，才可以充实人事档案的类型与内容，增强档案管理的全面性与有效性，才能为人力资源管理提供客观、科学的数据依据。

3 人事档案管理的信息化建设

人事档案管理的信息化建设是时代和社会发展的需要，势在必行。新世纪以来，信息产业得到快速发展，我们进入到信息化时代。随着信息化时代的到来，人事档案管理工作同样表现出信息化趋势，已不再是简单地保管档案、材料的范畴，而是人力资源信息的中心。

信息化档案是指将档案实体信息化，电子化，取消纸质档案，档案的收集、整编、管理，更多地是运用计算机来处理，通过数据共享的方式，使人事档案管理从实体管理逐渐过渡到信息管理。档案信息化有很多好处，既增强了档案查询和档案查借的便捷性和可控性，也减轻了档案管理人员的工作负担。档案信息化管理无论在时间上还是在空间上都显得简明、快捷，大大提高了人事档案管理部门和人力资源管理部门的工作效率，使人事档案管理工作和过程不再费时费力。

因此，为了有效地开发、利用档案信息资源，人事档案管理工作要加强人事档案的信息化管理。首先，除涉及机密的档案之外，可将相应的档案目录以及档案内容输入管理系统，便于各部门之间的检索与查阅。不涉及机密的档案资源可以通过信息化处理上网传递，资源共享，以便得到更加有效的利用。通过人事档案的信息化管理，能够使管理部门及时获取人力资源信息，合理配置人力资源，更好地为社会建设与发展服务，达到人尽其才、才尽其用的目的。企事业单位人事档案的信息化管理是档案部门的一项基础性业务工作，是档案管理现代化的有效途径和发展方向，需要从各方面予以重视，加强建设。

同时，档案是社会生活的真实历史记录，它的原始性、真实性、权威性和长久保存性的原则不能被忽视，更不能被抛弃。档案信息化只是为档案管理工作服务的一种手段、一种方式而已，决不是档案管理工作的全部。在档案管理工作中，我们要明白不能片面地强调档案信息化，甚至取代纸质档案，档案信息化仅仅是档案管理诸多形式中的一种。

总之，企事业单位档案管理工作具有严肃性、严谨性和保密性的特征，要想把人事档案管理工作建设好、管理好，需要档案工作者解放思想，更新观念，以最快的速度迎接挑战，进行改革，只有改革才能求生存，只有创新才能求发展。企事业单位档案管理也只有不断改革，顺应时代和社会的发展，才能符合社会经济发展和社会政治体制改革的需要，才能体现党和国家的新时期人才管理和使用新方向，走出一条符合我国市场经济建设和发展的道路。

［1］卢海波.试论人事档案工作的创新［J］.兰台世界，2005，(7)

［2］吕国英.关于强化人事档案规范管理探讨［J］.山西档案，2005，(S1)

［3］巨彭荣.档案信息化建设的几点思考［J］.档案学通讯2004，(1)

［4］何玲.档案信息化建设相关问题的探［J］.档案学通讯，2004，(5)