谈如何做好公路工程建设项目档案管理工作

2013-08-15赵惠芹

河北水利电力学院学报 2013年1期

赵惠芹

(河北省交通规划设计院,河北石家庄 050011)

公路工程建设项目档案不仅仅是项目建设资料的存档,更重要是对工程建设项目从报批、建设到竣工运营全部经验与教训的总结与浓缩,还要为下一阶段公路运营、养护提供指导。因此,工程建设项目档案管理工作逐步引起了各级建设管理部门的重视,项目档案专项验收工作已被纳入了工程竣工验收的必经程序,管理工作也逐步走向规范化和法制化。国家档案局为工程建设文件管理制定了相关规定和标准,交通运输部也出台了规范性的《公路工程竣工档案目录》,为规范工程建设档案管理工作提供了有力的依据。但是,由于公路建设项目具有多样性和野外施工等特点,因此档案资料搜集、汇总难度很大。

1 公路建设项目档案管理工作的重要性及存在的问题

公路建设项目档案是公路建设项目从立项、报批到竣工验收的真实记录,是公路项目运营、养护和维修的直接依据。既能通过它总结归纳公路建设各阶段的经验与教训,又因它如实地保存了道路、桥梁、隧道原始设计以及竣工图纸,而成为今后养护和维修工作的宝贵依据。

目前公路建设项目档案管理工作由于公路建设项目的特点存在着诸多问题。一是档案管理工作与工程建设不同步。公路建设项目建设工期紧,任务重,工作核心在建设,人员重点在工程建设与管理,工程建设过程中专业档案管理人员一般不到位,档案管理工作往往开始于工程验收之前,进行于匆忙之中,工程建设档案质量很难保证。二是工程建设档案资料收集不规范。公路工程建设档案收集涉及公路建设单位、设计单位、工程监理单位以及工程咨询等诸多单位,档案管理制度很难制约诸多部门,即便建设单位内部,相关建设档案资料也分散于计划科、工程科、总工办等内设科室,未及时归档、搜集的资料遗失、污损现象普遍存在。三是公路建设项目档案整理工作不规范。公路建设项目档案工作在工程建设过程中一般得不到足够的重视,公路建设项目野外施工特点导致了建设一线吸引不到高素质的档案管理人员,档案从业人员缺乏专业知识与技能。

2 公路建设项目档案管理工作要求及存在问题解决办法

公路建设项目是一项系统工程,及时总结建设经验与教训,以便有效地指导今后的运营与维护,公路建设项目档案不仅要资料真实、完整、齐全,更要线索明确、脉络清晰,真实、完整的记录项目建设全过程。

2.1 搞好公路建设项目档案管理工作,提高认识是关键

工程建设过程中,全体建设人员必须提高对档案工作重要性的认识,档案工作不仅仅是造福于“后人”的工作。完整、齐全的各阶段建设档案对于指导下一阶段工程建设的顺利进行也会提供一个重要的信息源泉。此外,随着工程建设档案工作规范化、法制化进程,工程建设档案的完备是竣工验收的前提,不能提交完整的、高质量的工程建设档案的建设工程是一项不能验收合格的工程!

2.2 搞好公路建设项目档案管理工作,制度规范是核心

为了确保公路建设项目档案资料搜集完整、归档及时,协调、理顺公路建设各部门和设计单位、工程监理单位以及工程咨询等诸多单位之间的关系,就需要通过有效的制度来规范各方责任和义务。一是明确文件存档备案制度,以合同约定形式明确各阶段设计、施工、咨询,文件必须在档案部门及时存档、备案;二是建立建设单位各部门平时归卷制度,规定档案归卷内容、归卷方式、归卷时间、归卷责任人、归卷责任;三是档案考核奖惩制度,明确档案管理人员以及各部门相关人员责任和义务,奖惩分明,调动各方积极性,提高全员对档案工作重要性的认识,提升档案管理工作质量。

2.3 搞好公路建设项目档案管理工作,同步进行是保障

公路建设项目档案管理工作与工程建设同步进行,主要要做好两个同步。首先,项目档案管理工作要与项目前期工作同步进行。自项目立项项目建议书、工程可行性研究报告批复开始,就做好同步积累,保证项目档案文件从一开始就得到妥善保管。其次,档案搜集、整理工作要与工程建设同步。公路工程建设具有明显的阶段性,不同阶段建设施工专业不同、人员不同,一个阶段完成后,相应责任人和机构也许会永久撤离项目现场。因此,档案搜集、汇总工作必须同步进行,及时归档、及时整理,保障档案的完整性。

3 公路建设项目档案管理工作人员业务素质要求

3.1 加强档案业务培训交流,提高从业人员业务素质

基于当前公路工程建设项目档案管理工作从业人员现状,加强从业人员业务培训工作不仅是必然的,更是必须的。培训的途径可以请有经验的档案管理方面专家进行讲座,以授课形式,提高具体工作人员工程建设档案管理工作操作技能与业务水平;也可以组织具体工作人员档案管理工作开展较好的建设项目进行现场学习、观摩,以现场交流形式,提升工作人员对档案工作的直观认识。