完善高职院校收费内部控制的对策

潘超英

（武汉铁路职业技术学院 财务处，湖北 武汉430205）

近年来我国高职教育迅速发展，高职教育从扩大规模建设到进入内涵建设发展阶段，在提高教学质量、人才培养模式改革创新、加强硬件建设、改善办学条件、适应经济社会发展等都体现资金保障的重要性。这对加强财务管理提出了更高的要求。目前公办高职院校资金来源总额中财政拨款仅占30%左右，70%左右为学费收入和少量的其他收入。学费收入已成为高职院校的主要资金来源，更凸显高职收费工作管理的重要性，而完善内部控制制度是做好收费工作的重要手段之一。

高职院校收费内部控制是指为了规范收费行为，保证收费资金安全，促进收费工作正常开展，在岗位职责和分工上产生相互制约、相互联系的关系，使其形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范化、系统化，并成为一个严密完整的控制体系。

一、完善高职院校收费内部控制制度的重要性

（一）完善高职院校收费内部控制制度，是确保高职院校主要经费来源的及时、准确、足额、安全到位的重要管理手段。目前高职学院的学费收入已成主要经费来源，因此学生收费工作已成为各高职院校的重要工作之一。健全和完善高职院校收费内部控制制度，使收费行为符合国家的政策法规，确保国家的各项收费政策、助学政策等得以有效贯彻落实，对于加强高职院校内部财务管理，促进高职教育持续、健康发展有着重要的作用。

（二）完善高职院校收费内部控制制度是进一步规范高职院校收费行为，保证收费信息的真实完整的必要因素。健全有效的内部会计控制，有助于在收费信息及资料的采集、记录、汇总过程中，堵塞漏洞、消除隐患、防止舞弊行为，及时发现问题和纠正错误。有助于提高收费信息的正确性和可靠性，提高收费工作效率，提高会计报告质量，为高职学院管理者在预测和决策时提供真实完整的会计信息。

（三）完善高职院校收费内部控制制度是加强财务管理，提高财务人员素质的重要措施。高职院校收费工作有其特殊性，高职学生相对于普通本科学生来说贫困生占比较大，在校三年期间，社会实践实习时间长、专业调整和在校住宿时间随就业需求而变动，学生信息异动频繁，学费住宿费收费标准随信息异动调整较多，使收费工作更加复杂。完善高职院校收费内部控制制度是非常必要的。

二、高职院校收费内部控制存在的问题

（一）岗位设置未真正做到不相容岗位相分离。高职院校的学生规模一般在一至二万人之间，所以高职院校所配备的财务人员较少，安排在收费岗位的人一般为一至二人。有些高职学院日常收费目前采取的是一人完成即开票据又收款 （包括刷POS和收现金）的收费全过程工作，即使是有二人收费，也是各收各的，待每日收费结束时才清理收费账，将所收现金交出纳进账（刷卡POS单交制证会计）。收费岗和出纳岗职责不清，使收费管理工作缺乏监督和制约，违背了不相容岗位相分离的内部控制原则，存在资金安全隐患。

（二）收费基础工作薄弱，信息资源共享存在缺陷，造成学生信息不准确、异动调整不及时。各高职院校学生的基本信息均由招生处、学工处和教务处编制审核后由教务处提供给财务处作为学费收取依据。但由于许多高职院校的收费系统与教务处的学生信息管理系统还未联网，相关学生信息未实现资源共享，造成财务的收费系统学生总人数以及各院系学生人数、各班级人数与教务信息系统的学生基本信息长期处在不一致状态，异动调整不及时，往往在统计各院系欠费情况时造成财务提供的数据有误、不准确，影响了财务信息的真实可靠性，直接影响了欠费的清理工作。财务与教务处及各院系等相关部门沟通不够，也不利于欠费催缴工作，影响了学院收入的及时入账和学院建设的资金需求。

（三）票据管理欠规范，未严格按票据管理办法履行领取、使用、未使用完的票据保管、作废票据及存根联保管、及时核销票据的职责。高职院校一般均设有专人负责收费票据管理工作，但只重视票据的购领、登记、使用领取工作，不重视已领取使用和还未使用的票据的保管工作，不重视使用过的票据存根和记账联的整理保管和登记归档工作。因目前有些财政部门还未要求各单位将已使用过的收费票据及时送到票据购领中心核销，因此该项工作还未引起各高校的重视。

（四）收费系统档案管理不规范，纸质收费信息和电子信息未同时存档。随着会计电算化的不断深入，收费管理系统的不断升级完善，财务人员早已适应“无纸化”的管理模式，收费情况统计表在系统里每天自动生成，体现了收费工作的方便快捷，电脑里的电子收费信息资料可以自动备份到服务器，确实很方便。但是却忽视了每年纸质的收费信息统计表的打印归档工作，不符合会计档案管理的规范要求，收费系统资料的备份、保管工作尤为重要，一旦电脑发生故障或电子信息被破坏和丢失，会出现无法挽回的后果。

（五）收费风险防范管理缺失，收费审核、收费审计工作未落实到位。收费工作因每天与资金（含现金）打交道，存在多处风险点。特别是高职院校的学生贫困生较多，欠费较严重，一人缴费次数多，外出实习批次多、实习人数多，收费信息及标准异动频繁，使收费工作更加复杂。因此核对收费账与财务账不符、漏收、错收、当天收款不进账等时有发生。有的高职院校不能坚持收费审核工作，不能及时发现收费工作中的内部控制问题，对收费风险认识不足，收费风险防范意识淡薄，风险管理缺失。

（六）事业单位会计制度还在实行收付实现制，致使年末财务报告不能真实反映高校学费收入和结余情况，造成收费系统与财务账收入不相符。目前每年高校的收费收入只有通过上缴财政以后，在申请支付使用时才能作为学校的事业收入列账，每年末高校结余的学费收入只有暂留在财政国库账上，高校在财务处理上既不能将其列作收入，也不能列作结余处理，造成财务账的学费收入与收费系统的已收学费收入严重不符，也使收费内控工作收到影响。年末财务报告不能真实反映高校学费收入和结余情况，不能给高校领导层对重大事项的预测决策提供真实的财务信息，也给与学院有关联的外部业务往来单位和相关机构了解高校的资金状况带来不利因素。

三、完善高职院校收费内部控制的对策

（一）遵循不相容职务相分离原则，规范岗位责任控制。建立合理、严密的岗位责任控制,确保不相容岗位相分离,各岗位之间相互监督、相互制约,权责分明,将风险降到最小程度。 结合本校实际，在高职院校财务人员相对较少的情况下，也要明确收费系统管理员职责，收费工作应至少设置收费主管、收费员，数据审核、档案管理等工作可不单独设岗，由其他不相容岗位的财务人员担任，也可由收费主管担任。收费主管负责全校各类收费项目、收费标准的确立、报批,负责学生学籍异动及收费软件重要操作的审批等，负债定期统计欠费情况；系统管理员负责学生信息的获取导入，并按物价局核定的学院收费项目及收费标准初始化收费系统,负责每天收费系统的备份和收费系统的日常安全维护，负责变更学生学籍异动信息等；收费员负责日常学生学费、住宿费等相关费用收取信息的录入和收据打印并交出纳办理缴费手续,收费员不得收取现金；负责按规定程序办理学生退费,负责每日核对收费帐,负责领用收据,负责对已领收据的保管和使用。数据审核员负责对系统管理员录入的学生信息、学籍变动情况、收费员的收、退费过程、记录进行审核，及时催缴；档案管理员负责全校收费票据的购买、登记、收回、销毁,负责监督票据的正确使用，负责及时核对票据金额与上缴金额，及时催缴欠款。收费软件系统中,包括系统管理员、收费员、数据审核员在内的使用者的权限设置也应参照上述分工进行合理设置,并设置密码控制,保证各使用者不会出现越权操作行为。以上各岗位除特殊情况下收费主管兼任数据审核和档案管理外，其他岗位不能兼任，保证各岗位的相互制约、相互联系的制衡关系。

（二）加强收费基础工作，保持教务管理网学生信息与财务收费系统学生信息对称。财务领导要高度重视学生信息的正确录入和初始化控制工作，对每年的新生信息录入和老生的信息变更，教务处需向财务处随时传递经过严格审批程序的，并同时以电子的和纸质的形式报经相关领导签字后的学生信息。系统管理员在导入数据前应首先做好系统备份,导入后,数据审核员应及时根据纸制材料核对收费系统的数据是否真实、完整，保证数据在第一环节不出现任何纰漏。同时应随时与教务处、各院系进行信息沟通,及时更新相关数据,确保系统初始数据的真实性。加强学生信息异动控制，如学生转学、开除、休学、复学、转专业等特殊情况。办理学生信息异动变更必须有教务处、学工处、宿舍管理中心等相关部门出具的签批手续齐全的加盖公章证明文件,经系统主管审核同意后由收费员负责办理。涉及到退费的必须严格按照退费程序经相关人员签字同意后办理。只有坚持经常与相关部门做好沟通工作，才能保持教务处学生信息与财务处收费系统信息对称，保证财务数据的真实性和正确性。

（三）制定完善的票据管理内控制度，规范票据的购买、领取和使用保管程序。高职院校的收费票据管理员负责全校收费票据的购买、保管和领用登记工作，内控制度必须写明收据领用程序、已领取未使用的收据保管规定（下班前应将其收好并锁进保险箱柜妥善保管）、作废收据必须保留完整联次，并加盖作废章留存、机打收据使用完后应及时清理并装订成册，并及时将收据存根装订后交由票据管理员妥善保管。收费主管（或兼票据管理员）应经常检查各票据领用部门的收据使用情况，监督收据使用是否合规，所收款项是否与收据一致，是否存在无规定、无标准或擅自改标准随意收费的行为。票据管理员应定期对已使用并已审核后的票据存根汇总登记，按财政的要求和相关规定进行缴销或移交档案部门保管。

（四）建立和完善收费档案管理制度，加强收费信息资料的内部控制。高职学院应根据目前电算化收费管理的特点,建立相应的档案管理制度，特别强调每年按学期收费结束时应将收费台帐打印装订成册保存。收费系统应定期备份数据,数据档案包括纸质的和电子档案，两种数据档案都应由专人负责收集、保存、调用。电子档案应采用双重备份,分开存放政策，以免同时毁坏，无法恢复。

（五）提高收费风险意识，完善收费风险控制制度。高职收费内部控制是一项长期艰巨的任务，需要有关部门相互协调、互相配合共同完成。 高职院校有关部门应定期对收费管理的内部控制问题进行监督检查,及时发现内部控制中存在的问题，提出改进意见和建议，进而更好地完善高校收费内部控制制度，降低收费风险，保证收费工作在良好的环境中开展。

（六）制定每日收费核账制度，通过登记收费备查账记录每年实际收费情况、应收款及欠费情况。编制每月及年终收费系统反映的已收、应收及未收费信息统计表，作为对目前在收付实现制下事业单位决算报表对学费收入所反映信息的补充资料，以便于进行年末财务状况分析。

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