高校分析测试中心大型仪器设备采购的理论与实践

2013-08-15俞琛捷

实验技术与管理 2013年8期

俞琛捷

（南京师范大学分析测试中心，江苏南京 210046）

随着高等学校办学规模的扩大，各学校在教学科研设备方面的投入也随之增加。这使得高校成为一个潜力很大的市场，备受国内外商家的关注。如何管好、用好设备经费，提高资金的使用效益，为学校购置性价比高的产品，是每一个高校设备采购部门，特别是分析测试中心应该思考的问题。为此，需要通过对我国高校分析测试中心科研仪器设备的采购方式进行深入分析，探讨进一步规范仪器设备采购的管理工作，推进采购工作的阳光工程。本文就目前高校分析测试中心仪器设备采购工作中的一些不足，提出了规范采购工作的几点思考。

1 加强调研，合理规划，充分体现学校的学科特色和具有良好的前瞻性

购前调研是仪器设备采购过程中的重要环节，是保证投资效益的关键所在。在高校教育事业经费紧张的情况下，必须做好大型仪器设备购置前的调研和论证，认真制定采购计划。首先，要明确购置大型仪器设备是为了向全校的教学科研提供服务，这是学校和学科发展的需要，并且也是学科发展的组成部分。因此，分析测试中心在购置大型仪器设备之前应向相关学院征询需求情况，在获得相关反馈信息后，根据实验教学任务和科研的实际工作需要，结合专业发展方向和可持续发展的规划，对设备购置的目的、用途、必要性和紧迫性做出认真的分析，避免盲目追求配置齐全而使其某些功能闲置。在仪器设备发展规划的制定过程中，应强调多学科共用，单学科需求的仪器放在学科建设中考虑；应综合考虑仪器的通用性，以适应新的科技形势下的综合测试分析等；应具有良好的前瞻性，以免过早落后于时代和学科发展的需要［1］。其次，在基本决定采购某台大型仪器后，一定要安排专门人员做好前期的仪器调研工作，应尽可能多地了解不同的仪器厂商的情况，提供国内外不同厂商同类产品的质量、性能、特色、价格比较，找出各自的优势和劣势；还必须对拟购设备主要技术指标及功能、同类设备在校内外配置情况、使用率、目前发展的状况、辅件情况、售后服务承诺和应用支持等方面作出详细说明。在充分调研的基础上，由责任人写出调研报告，内容应包括:仪器的主要原理、功能及适用范围，购买仪器的必要性，校内、省内同类仪器的现状，学科征询意见的汇总及校内利用率的预测；以列表方式对各相关仪器公司不同型号的仪器进行比较，包括仪器型号、厂家、性能、特色、附件情况、基本配置报价、附件价格、初步优惠折扣、售后服务承诺和应用支持等。学校职能部门组织校内外同行专家对项目申请进行必要性、可行性和合理性论证，做到严格把关、民主讨论、科学决策，确保选型得当，物尽其用。最后，根据专家评议和学校年度经费预算情况，统筹规划，提出拟采购项目提交校长办公会议审批，审批同意后才能组织落实采购计划［2］。我校分析测试中心在仪器购置论证过程中，紧紧围绕我校的生物医药功能材料等优势特色学科，全面系统添置和更新了相应仪器设备，形成了特色鲜明、在省内具有一定影响力的生物医药材料公共服务平台。该平台获省科技厅、财政厅和南京市科委等立项，并获持续资金资助，扩大了我校分析测试中心的知名度，全面提升了中心的各项业务能力水平。

2 加强论证，适度考察，充分发挥专家论证制度的权威和引领作用

分析测试中心采购的大多是专业教学实验设备，其中不乏技术含量高、可靠性高的专用仪器。由于这些专用仪器使用范围仅局限在有限的专业和学科领域，很多专用仪器设备虽然与教学通用设备品牌一样，其性能指标却存在差异。而在政府集中采购中，了解各类设备技术性能的专业技术人员缺乏，在组织采购时，很难把握各类设备的技术性能和参数。因此，在采购中如不指定单一品牌，容易导致采购到的设备性能指标与实际需求存在较大偏差，从而影响了学校的教学、科研任务［3］。对于技术含量高、专业性强的仪器设备的采购，分析测试中心应当组织有关专家进行论证，以保证技术指标的合理［4］。当前可以采取的办法是尽快建立专家咨询队伍，通过随机选择的专家来论证是否需要采购的设备，后续招标时这些专家还可以作为评委。这些专家应该是:（1）匿名的，并要独立于采购主体之外；（2）动态的，可根据需要进行调整；（3）随机的，可以在每次评标中就相应的问题随机咨询其中的部分专家；（4）国际的，不仅是国内相关领域的专家，还应从国外顶尖大学中聘请部分专家，在大型仪器设备的采购中听取他们的意见，参考他们的做法；（5）广泛的，包括多种学科和领域的专家。经过专家的论证，采购的目标就比较明确了，必要时应现场实地考察［5］。我校分析测试中心自“九五”以来在论证和考察制度建设方面勇于探索，不断完善，形成了一套务实、高效、经济、可行的仪器设备论证体系，极大地避免了仪器设备采购过程中的失误。

3 加强管理，规范流程，充分发挥政府采购的公平、公正和灵活性

高校分析测试中心仪器设备的采购工作是一个系统工程，各个环节都必须严格管理，加强控制，才能使采购工作规范、有序、高效地运行［6］。在采购和管理的流程中，必须按照系统的观念来设计各个环节，从而保证采购目标的顺利实现。高校分析测试中心仪器设备采购和管理主要流程如下:申购；校内审批；编制政府采购计划；政府采购管理办公室审批；招标；签订合同；执行合同；验收；入库、报销；整理归档；监督售后服务。以上是高校分析测试中心仪器设备采购的主要流程，各地政府采购的管理方式不同可能具体流程会有差异，但流程中主要环节基本一致，这些环节的处理对高校分析测试中心仪器设备的采购工作起到至关重要的作用［7］。在上述环节中，招标过程起着至关重要的作用，要坚持公开、公平、公正的原则。公开招标信息，提高信息交换和信息共享水平，消除灰色地带和模糊信息，使更多的供应商了解并参与学校仪器设备采购的投标。对于满足条件的供应商一视同仁，促进公平竞争，保证评标过程的规范性、独立性和招标结果的公正合理。在采购工作中，要使学校的利益得到最大的保护，最大限度提高经济效益和设备采购效率。在整个采购过程中要做到程序规范、过程透明、结果公正，有效杜绝腐败和滥用职权，推动廉政建设，维护学校利益。针对不同类别的仪器设备，选取合适评标原则，在招投标中也是十分重要的。对于仪器技术指标、技术配置注明而对设备品牌及生产厂家没有要求的招标项目，特别是知名品牌与一般品牌之间价格相差很大，定标方式应该充分考虑调动各生产厂家之间的竞争，使学校有了较大的选择空间，价格下降的幅度也较大，但确定级差标准相对复杂且经常随市场行情发生变化，对所定级差标准的准确性、全面性把握的难度很大。应该尽可能做到用我们的细致工作和详细的信息让所有的投标单位信服和满意［8－9］。我校分析测试中心坚持理论联系实际，一切从实际出发，在“211工程”建设过程中始终坚持操作的规范性与灵活性的融合，仪器设备采购均取得了理想的效果。

4 与时俱进，以人为本，优化和完善仪器设备采购的评价体系

“政府采购法”的第三章明确规定政府采购方式为:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式，并对每种采购方式都作了说明。这就表明了招标只是政府采购的部分方式，政府采购并非完全都是招标采购。针对高校分析测试中心仪器设备的采购实际情况，若将招标、询价和单一来源采购这3种方式结合起来，就能够顺利完成相应的采购任务［10］。若再能够将询价和单一来源采购的活动放在发标到开标的20天内完成，就更能够提高采购效率。这样的做法既能很好地完成采购任务，也实行了政府采购，并实践了“政府采购法”。因此，高校分析测试中心的仪器设备在实行政府采购过程中，应需要根据实际情况，灵活应用“政府采购法”规定的几种采购方式，不能一刀切，否则只会给采购活动带来麻烦，影响采购工作［11］。在高校分析测试中心仪器设备的采购过程中，应注重优化“产品＋服务”的采购评价体系。仪器设备的采购，既包括固定的部分（可实现指定功能的部分），又包括可变的部分（安装、培训、维修等售后服务部分），在计算成本时应一起考虑，将仪器设备采购从单纯地买硬件变为买硬件＋服务。在采购过程中，应重视和提高后续服务的权重，保证学校可以得到足够的、成本可控的服务，使科研工作平稳进行［12］。我校分析测试中心自成立以来，在不同类别、不同品种的仪器设备的采购实践中，形成了一套行之有效的“购用结合，以用为主”的评价体系，得到了各方的广泛认可。

5 加强监管，全面监督，建立和完善仪器设备采购的责任追究溯源制度

高校分析测试中心进口仪器设备的购置涉及高校、外贸公司、外商及外商在国内的代理供应商、银行等利益主体，高校虽不直接参与各项进口业务的手续办理，但为确保财政资金安全，要坚持对办理情况进行全程监控［13］。一是要与外贸公司保持经常性联系，随时掌握办理进度；二是要按照合同约定，区分各利益主体职责，对在履约过程中出现的问题要主动协调，督促履行合同；三是要定期对外贸公司和代理供应商进行履约情况评估，并以此作为遴选二者的重要依据；四是要在选择各合作主体时，对外商主要考虑国际知名度高、实力雄厚、信誉好的厂商，对外商在国内的代理供应商要充分考虑其近年来的业绩及信誉等；在选择外贸公司时要注重对其进行资质、能力、履约的依法合规性进行考察。

6 结束语

高等学校的大型仪器设备采购是一项系统工程，涉及学校的办学方针、财务管理、后勤管理等诸多方面，具有较强的政策性和技术性。只有不断地深入研究国家的相关政策和学校的现有情况，制定和完善学校的采购规章制度，才能在采购工作中真正做到公平、公正；只有设备采购、管理队伍业务精通、廉洁自律，才能在采购工作中真正做到高效、规范。总之，做好大型仪器的采购与验收工作，对于建设好高校分析测试中心，更好地发挥大型仪器的作用，为学校和社会发展作贡献具有重要的现实意义。

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［5］刘鹏.高等学校仪器设备采购管理中的几个问题［J］.实验技术与管理，2011，28（10）:203－205.

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［8］刘鹏.高等学校仪器设备采购管理中的几个问题［J］.实验技术与管理，2011，28（10）:203－205.

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