浅析高校图书馆档案管理问题研究

2013-08-15宋云丽

世纪桥 2013年5期

宋云丽

（黑龙江省大庆师范学院档案室，黑龙江大庆163712）

档案，是高校图书馆工作中不可或缺的重要参考资料，档案管理，则是高校图书馆管理工作的一个重要组成部分，它是图书馆各项活动的真实反映和记录，做好图书馆档案管理工作，不仅能为图书馆的发展提供积极有效的的服务支持，更能为高校的全面发展创造一个良好广阔的发展平台。

然而，在高校图书馆档案管理发展过程中，还存在着诸多问题亟待解决，有些来自外部环境或自身管理等因素而引发的各种问题，常使其成为危机萌生地，如何加强高校图书馆的危机管理，减少危机事件的发生及利益相关者的损失，提高高校的声誉口碑，成为了高校图书馆发展所面临的重要问题。

一、高校图书馆档案管理现状

（一）忽视档案管理的重要性

图书馆的档案是图书馆发展历程的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考价值。但在高校中，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，某些图书馆甚至认为档案对评估没有多少存在价值，因此在档案的管理上七零八落，没有专人管理，也没有相应的管理制度做约束，对档案缺乏保护措施，档案管理无法做到集中统一，从而造成档案的严重缺失。

（二）缺乏系统的管理模式

目前很多高校的图书馆都没有建立一套适合自己发展的管理制度，缺乏统一的标准与管理模式，由于管理上的混乱以及许多工作人员的疏忽，导致图书馆档案无法完整的保存，更没有正规的对档案卷宗进行及时的分类编目，标注及登记造册等，使缺失的档案无法保持其完整性，特别是某些档案在提交装订过程中，采用不用规格不同材质的纸张，有些档案文件则采用不同的墨水进行手写，不仅装订起来不够美观，同时不利于保存，从而给查找利用带来不必要的困难。

（三）危机意识淡薄

高校图书馆的危机通常可分为潜在性危机与突发性危机，若按环境因素来划分则分为外部危机与内部危机，外部危机通常为：台风、地震、火灾、水灾等自然灾害引起的造成图书馆断电、倒塌、水管破裂、文献受损等情况；内部危机通常产生于管理体质不完善，工作人员专业素养不高，服务质量地下所导致的图书馆声誉受损等情况，目前许多高校图书馆都把没有把危机管理放到重要位置上来，缺乏危机处理能力，无法及时发现危机隐患，将危机消灭在萌芽中。

（四）人力资源管理水平落后

人才作为图书馆文献资源之外的另一宝贵资源，已不再是传统意义上的毫无价值的图书管理员，而是真正能够负担起信息专家，信息导向与信息管理等方面技能的专业人才。但目前许多高校都没有把图书馆员真正作为一种资源，传统的人事管理无法满足现代人才发展的需求，人力资源管理水平的落后，加之许多管理制度的不健全，不能起到正面的约束作用，致使图书馆员无法摆正自身位置，工作积极性不高，人浮于事，服务意识淡薄。

二、高校图书馆档案管理中存在的问题

（一）档案藏量无法满足查阅者需求

由于高校的重视力度不够，加之资金投入不足，人力、物力、财力在供给上的缺失，导致图书馆档案藏量严重不足；在图书馆档案管理过程中，由于管理模式存在方方面面的问题，导致部分档案利用率不高，档案资料形同虚设，且有些工作人员缺乏档案保管意识，致使部分档案在经年累月中存在缺失现象，无法从根本上满足查阅者对文献资料的需求，从而导致查阅者对图书馆抱持怀疑及不信任的态度，不能做出正面评价，图书馆领导有时也疏于过问档案的管理情况，这也是成为制约图书馆档案管理发展的重要因素之一。

（二）人员配置不适应现有发展

目前许多高校图书馆都没有配备专门的档案管理人员，大多数还属于兼职工作，只负责登记、收藏、保管等一般性工作，没有经过业务知识培训，也没有进行必要的思想教育，所以在工作中不能产生正确的认识，认为这是一个无足轻重的工作。

另一方面，由于档案管理人员对于档案管理工作投入的精力不够，加之经费不足及领导对此项工作缺乏正确的认识和重视，导致档案管理人员不断的更换，使得许多档案不是缺失就是断档，甚至许多资料该登记的没有登记，该存档的没有存档，导致档案工作在管理过程中出现严重的纰漏，甚至危及图书馆学高校声誉。

档案管理人员的业务水平及工作态度已无法满足现阶段档案管理发展需求，因此，提高图书馆档案管理人员综合素质及档案管理能力，成为了当前图书馆良性发展的主要任务。

（三）档案数字化进程缓慢

在信息化网络时代，许多高校图书馆的档案管理还处于手工存取阶段，从档案载体来看，纸质档案比重较大，电子档案、影像资料文献档案的种类和数量相对较小，档案管理还是沿袭传统的管理模式，没有与图书文献信息资源的现代化建设同步发展，导致档案数字化进程缓慢。在文献信息交流自动化的网络时代，这种馆藏档案的结构和内容已无法满足人们多渠道获得档案文献资料的需求，特别是在已实现馆藏文献资源服务自动化的图书馆，其自身的档案文献管理和利用手段没有与图书文献信息资源的现代化开发同步。

（四）危机处理能力薄弱

高校图书馆作为一个开放的有机体，诸多内外因素都可能对其发展和生存构成威胁，形成危机。然而，目前许多高校图书馆对危机管理的重视程度与危机处理能力还很薄弱，人员配备不够，资源匮乏，服务措施不利，这些都是当前普遍存在的问题。

目前我国学术界对图书馆的危机管理主要还是以学术研究为主，能立足于高校图书馆面临的具体危机做调查研究的尚属少数，缺乏强有力的数据和案例支持，因而其针对性和可操作性不强。从现存的图书馆危机的文章中来看，对于高校图书馆危机问题的研究也多是流于形式的那些困难，对于某些存在危机的问题还没有形成足够的危机意识，如对外国留学生的信息服务和对残疾人的信息服务等，探讨的很少。即便有，也没有深入的探讨危机产生的原因，提出的解决策略也多为空泛之谈。

（五）无有效的评估制度做指导

目前很多高校图书馆都施行了绩效评估制度，但大部分都做的不够深入，不是使评估制度流于形式就是违背了绩效评估的初衷，评估效果之所以难以达到预期，归纳起来有如下原因：

首先，考核目的不够明确。绩效考核的首要目的是对管理过程的一种控制，通过评估发现员工工作的不足，明确改进方向，提高员工绩效，从而更好的实现组织目标。但在实施过程中，被考核者往往错以为考核只是走走形式，没有对考核进行正确的认识，可以说完全背离了考评的初衷。

其次，评价指标定位不明。目前许多图书馆在实施绩效考核中都出现考核标准的界定过于笼统、宽泛，指标设计缺乏可量化行的问题，让被考核者对指标的理解存在歧义，使考核失去公平公正的原则。

再次，缺乏反馈机制。在考核工作中，有效的沟通是整个绩效管理系统不可缺少的一环，也是实现考核效果的重要保证。然而，目前许多图书馆在反馈问题上都是类似于年终小结的形式，无法做到双向的反馈沟通，这种为考核而考核，不重视考核结果的做法直接影响到馆员对考核结果的正确认识，从而影响到馆内团结，导致馆员工作质量下降，使考核失去了原本的目的。

最后，是缺乏奖惩机制。目前许多高校图书馆在考评过程中，往往只重视考评过程，轻视奖惩环节，不能从根本上实现考评与奖惩相挂钩，考评结果的好坏对馆员无实质性的影响，这种没有奖惩机制的做法，使考评流于了形式。

三、改善建议及具体措施

（一）实现资源共享，满足查阅者日益增长的需求

在现阶段发展过程中，由于科学技术的不断更新和进步，图书文献资料的价格不断增长，居高不下，没有一个图书馆能在有限的馆舍条件、经费和人力的情况下，把所有的文献资料搜集齐全，加工整理，有效传递。而要想解决这个问题的根本途径，就是要做到资源共享。图书馆的资源包括各类馆藏、目录及人员设备等，若有两个以上的图书馆共同使用这些资源时，就做到了资源共享。现在许多高校的图书馆都已经采取了各种措施，在采购、编目、存储、馆际之间互相借阅等领域开展多种形式的馆际工作，使资源得到充分利用，实现资源共享。这不仅节约了人力成本和经费，而且还为开拓新领域，扩大服务范围，提高服务质量等方面，带来了新的资讯与发展契机。资源共享作为高校图书馆的一个发展目标，终究会得以实现。

（二）提高员工素质，健全管理制度

档案管理是高校图书馆管理工作的首要任务，因此，提高员工素质，完善各项管理制度，建立标准化的管理体系就显得十分必要。在用人方面，可选用责任心强、并具有较高学历及文化素养的人才，主要承担图书馆档案管理的全部职责,档案人员一经落实，需保持相对稳定，不要随意变动。另外还需从实际出发，开展档案人员的业务学习，多让他们参加专业培训班和实际操作学习，逐渐积累档案管理的专业知识和经验。同时档案管理人员还需更新观念，掌握先进的计算机和数字化的网络应用技术，打造一支具有广博的知识、敏锐的信息意识和较高的信息处理能力的复合型专家队伍，以适应档案管理工作现代化发展的新趋势。

要搞好图书馆档案工作，必须建立一系列科学、系统、并且适合本馆发展的规章制度。要结合图书馆工作的特点和具体情况，以制度的形式确定内部管理沟通的执行方式、途径渠道，以及评估方法，使内部管理沟通有依据可循，不以某个领导意志的改变而改变，这是图书馆内部管理沟通能够长期存在并付诸实践的必然条件。

档案管理服务于管理又作用于管理，图书馆完善的管理制度和规范化的管理工作程序，能有力促进图书馆档案现代化建设的进程。

（三）加快图书馆档案数字化建设步伐

加快图书馆档案数字化建设是当今世界经济和社会发展的大趋势，随着时代的发展，人们对档案信息的需求及档案开发的要求越来越高，读者通常可以通过计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查询到计算机中所需的数字化的文件内容，极大地方便了用户，这不仅最大限度地延长了档案的寿命，更快捷地为读者提供了档案信息。

国内某高校甚至研发了一个文件档案管理系统，数据信息可包含文本、图像、视频、音频及其他类型的信息数据，系统可实现文件审核、高级检索等功能，使档案管理可实现数字化管理与传统的纸质档案的管理并存。

这种档案管理模式，逐步实现了图书馆档案的数字化，为档案管理开辟了广阔前景，同时也给档案工作带来变革。因此，档案工作必须采用计算机为主的数字化发展技术，结合高校图书馆的特点，最大限度地开发高校图书馆档案信息资源，为图书馆管理工作提供积极有效的服务。

（四）建立有效的危机管理体系

高校图书馆在管理过程中可能会遇到各种类型的危机，如果对危机管理过于忽视或是危机意识不足，极有可能给图书馆造成无可挽回的重大损失，因此当务之急，就是要建立有效的危机管理体系，将危机消灭在萌芽。

首先要建立危机管理机构，并成立危机管理小组，加强与外部危机处理机构的合作，建立危机预警机制，制定危机应急方案以及应对措施。其次，需加强图书馆网络安全建设，加大监控力度，建立高效的数据备份与恢复系统，定期检测硬件的安全性，做好维护工作。再次，完善评估制度，将危机管理工作的指标纳入考核指标体系，同时还要培养员工的危机意识，进行必要的教育培训，提升员工危机处理的知识和经验。

最后要在馆内建立和谐的文化氛围，培养员工的爱馆意识，增强员工的归属感，认同感，提升馆内凝聚力及向心力。只有这样，才能激发员工的工作热情，降低摩擦，减少不必要的损失，使图书馆具备较强的危机处理能力，从而达到预防、弱化和消除危机的目的，保证图书馆健康和谐的发展。