高校生物标本档案的规范管理与有效利用

赵金波，林慧中

（广西师范学院人事档案室，广西南宁 530001；广西师范学院综合档案室，广西南宁 530001）

生物标本档案是高校科研和教学工作的重要资源，通常由实物标本和文字记载组成，是一种特殊载体的实物档案。标本档案不但拥有其它各类档案所具有的原始、知识、信息及文化等共同属性，具备信息存储、文化传承和社会记忆等基本功能，同时又是人类认识自然、认知生命、探寻真理的历史记录，是其他各种文字记录所不能取代的，是人类科学、文明发展的载体与实证。[1]（P.18-19）目前，农、林、医、师、地质、综合性大学等高校都拥有数量不等的生物标本，且部分建有生物标本馆（室），如何规范管理并充分挖掘这类实体档案资源深层的科学价值和文化价值，有效发挥其在科研、教学、文化继承与传播以及国民经济建设中的作用，应是高校科研人员及科技档案管理者共同思考的问题。

一、高校生物标本档案的价值体现

（一）科研价值

生物标本是人们对自然界生命物质以及其生活环境客观认识的产物，标本档案作为存贮和传递生物信息最基本的原载体，其蕴藏着大量的物种信息，是从事生物分类区系、形态解剖与系统进化等方面研究的重要科学依据，是生命科学及其相关学科科学研究的基础资料。同时，标本档案的收藏情况也客观的反映了一个区域一个部门科研工作的历史沿革、科学进展和科学水平，以及当地生物物种资源的分布情况。[2]（P.151-153）

（二）教学价值

生物标本档案所具有的直观性决定了其在生物教学中的独特地位，其形象、生动、逼真，是生物教学中不可或缺的直观教材。它不但能激发学生的专业兴趣，加深和巩固课堂内所学到的知识内容，培养学生探索生物奥秘的科学精神，同时还可通过学习制作生物标本培养学生的科学实践能力和创新能力。

（三）教育价值

生物标本档案是文化教育的实物载体，是科学普及教育的重要教材。高校通过将馆（室）藏的生物标本集中向公众展示，以扩大普通民众特别是青少年对自然界中神奇奥妙的生物资源的广泛认知，为公众提供基础生物学、环境保护、野生动植物保护及人与自然协调发展等方面知识的普及教育。

（四）经济价值

生物标本档案是生物标本生产企业了解产品需求的重要窗口，是生物美术工艺品生产企业了解生物真实形态，提高艺术品科学观赏价值的重要依据。对企业的生产具有一定的调节作用，也是提高企业经济效益的有效途径。

二、高校生物标本档案管理中存在的问题

近年来，由于种种原因，我国各高校在生物标本档案的管理和利用上出现了诸多问题，严重阻碍了高校生物标本事业的建设和发展，致使这些珍贵的实体档案资源不能充分发挥其应有的价值。

（一）重复建设，浪费宝贵的生物资源和社会资源

目前，许多高校仍普遍存在生物标本分散管理的现象，即由各学科教研室自行管理并使用。此举存在如下弊端：第一，浪费大量资金。在高校，生物及其相关专业领域的教学与科研工作都离不开生物标本，而高校自身财力有限，不可能把有限的经费用于大量购买、制作、维护生物标本方面。第二，浪费宝贵的生物资源。制作生物标本的前提是捕杀、采集动、植物活体，其受国家有关环保和动、植物资源保护法规的制约。尤其是濒危品种和国家一、二级保护品种，更不能大量采集和捕杀。对于国家级保护区，更不允许采集任何生物标本。

（二）规模小，不能发挥生物标本应有的作用

目前，大多数高校拥有的生物标本规模还不足以满足教学的需要。一方面，体现在管理规模上：仅就广西全区而言，绝大多数高校还没有专门的生物标本馆，有的甚至没有标本陈列室，把标本柜放置在教学楼的楼道里，生物标本也没有单独管理，而是隶属于相应教研室。另一方面，体现在藏品规模上：一是品种少，有的馆（室）藏标本仅几百种；二是标本所覆盖的地域小，有的标本馆（室）生物标本仅覆盖本省或本地区。至于世界范围的生物标本，仅个别高校有少量品种。因此，基于上述原因，许多学校生物标本馆（室）藏品尚不能满足教学需要，更谈不上服务社区的功能。

（三）普遍没有建立数字化生物标本信息库，不能与国际接轨

目前，大多数高校对生物标本档案的管理仍主要停留在标本实物和文字记录的管理，即使是应用了计算机技术管理生物标本信息，也只是用于简单的著录、标引等操作，并没有形成系统的数字化生物标本信息库，生物标本信息的数字化转换与存储处理、标本信息的网络化服务体系尚未建立起来。

（四）管理机制及运行机制跟不上时代需求

1.管理模式封闭

目前，大多数高校生物标本的使用仍仅局限于高校生物相关专业的学生利用，其他专业的学生对其知之甚少；中小学校的第二课堂本来就缺少活动基地，其封闭性导致高校生物标本不能成为中小学的教学资源；对生物标本生产企业来说，失去了了解社会需求的宝贵机会，对生物美术工艺生产企业而言，不能了解其产品的原始形态，生产的产品可能因与真实生物差距过大而失去市场；社区居民失去了解生物多样性的机会，淡化了环保意识。总之，这种管理上的封闭使高校生物标本不能充分发挥其应有的社会功能。

2.管理手段滞后

其一，管理方式单一。目前大多数高校仍普遍以生物实物标本展示为主，使用方式陈旧，利用率低。其二，管理制度不完善。目前，各高校对生物标本档案的管理普遍缺乏系统的实体档案管理业务规范，尚未建立完善的标本档案管理体系。其三，管理人员水平参差不齐，缺乏规范化管理意识和能力。

3.运营经费缺乏

目前，各高校的生物标本馆（室）普遍存在低投入、低使用的问题，有的多年没有购进标本，标本的维护经费更少，造成标本状态差，使用功能下降，教师、学生对标本的使用热情不高，陷入低投入低使用的恶性循环。长此下去，必将影响标本馆（室）的自身发展，使其面临生存危机。

三、高校生物标本档案规范管理与有效利用的途径

为完善高校生物标本档案的教学科研功能，充分发挥这类实体档案的社会效益，必须实施高校生物标本档案管理工程，其对策如下：

（一）资源整合，发挥规模效益

各类高校应根据本单位生物标本档案的资源情况，对分散管理的的标本馆（室）进行合并管理，做到资源共享，发挥规模效益，最大限度满足于教学、科研需要。以师范类院校生物及相关专业为例，通过整合标本资源，集中建立以二级学院为单位的生物标本档案馆（室），统筹安排，科学布局，有效实施教学资源的统管共用。同时，根据各地资源不同，各高校生物标本主管机构应加强信息沟通，建立规范、高效、有序的协作机制和标本交换制度，做到取长补短，降低成本，信息共享，共同发展，从而避免造成投入资金的浪费，且更有利于保护地球上有限的生物资源。

（二）推进生物标本档案的信息化建设

生物标本档案蕴藏着丰富的生物资源信息和珍贵的物种信息，近年来，随着人们对生物信息资源获取数量和速度需求的提高，高校传统的生物标本利用方式已不能满足教学、科研和合作交流的需要，信息化已成为高校生物标本档案未来发展的必然趋势。生物标本的数字化处理，即运用先进的数字信息技术实现生物标本信息的数字化转换和存储，包括建立文本录入系统、图像输入系统、图文连接系统和生物学名查询系统等。在此基础上建立数字化标本档案信息库，为逐步建立覆盖全国、联系全球的生物标本档案信息服务网络奠定基础。数字化生物标本档案建设是形势发展的需要，其优点是环保、节约资源、信息量大、交流方便等等；数字化生物标本档案的建设是上层次、上水平的体现，是时代要求，是高校生物标本事业发展的必由之路。

（三）实施开放战略，拓展高校生物标本的价值空间

生物标本作为一种特殊载体的实物档案，其价值的体现离不开教学、科研工作，然而如果仅仅将生物标本的使用范围停留在本学科或本专业的受众群体，生物标本档案在科学、科普文化教育中的价值就不能充分得以体现。为此，高校标本馆（室）可在不影响教学、科研工作的前提下有计划地向社会开放，使其成为不追求盈利的，为社会和社会发展服务的，向公众开放的永久性机构。可采取以下形式：

1.建立青少年科普教育基地

高校生物标本馆（室）应充分开发利用自己宝贵的科普教育资源，构建起具有地方特色的青少年科普教育平台。通过向非生物专业学生的开放展示，既丰富了在校大学生的校园文化生活，拓宽他们的知识视野，又扩大了本专业在校园内的影响；通过向地方中小学生的开放宣传，丰富了中小学生的第二课堂活动，在增长专业知识的同时，也陶冶了他们热爱祖国，热爱大自然的情操；通过对社会团体（如，野生动物保护协会、环境保护协会等）及公众开放展示，强化了生物标本的知识传播作用，更有利于增强公民环保和资源保护的意识。

2.组织科普教育宣传周活动

自2002年我国颁布了《科普法》，各级学生团体及社会团体对开展科普教育活动的积极性日益高涨，高校生物标本馆（室）应以此为契机，组织开展各类以生物为主题的科普教育宣传周活动，如举办“青少年爱鸟周”、“环保摄影展”、开设动植物标本制作技术培训课程等活动，向青少年及社会公众提供教育、科研、设施、讲解等服务，以达到传播科学知识的目的。同时，通过活动的组织和开展也为本专业学生提供了学以致用的实践机会，进一步激发他们探究生物知识奥秘的兴趣。

（四）提高生物标本档案的管理水平

首先，针对收藏生物标本规模大、数量多、品种较全的高校，急需建立起一支有学术专家参与指导、技术人员参与制作、科学管理、经营规范的生物标本档案管理团队，这是提高生物标本档案管理水平的重要前提。其次，结合生物标本管理技术及实物档案管理条例，建立和完善生物标本档案管理的业务规范、规章制度等，使生物标本档案的管理有章可循，有法可依。其三，要加强对外联系及宣传力度，扩大影响，在提高社会效益的同时，赢得社会各界的关注。一方面，可通过自制、购买、交换及赠予等多种方式扩大收集标本的来源，另一方面，通过申报青少年科普教育基地、社区科普宣传基地等举措，多方筹集资金，改善生物标本馆（室）的条件。

总之，高校作为教学和科研的主阵地，蕴含着丰富的优质教育资源，同时也承载着社会科普教育的使命，为此，高校应通过整合标本资源、推进标本数字化建设等途径，充分利用现有的馆（室）藏生物标本档案资源，有效发挥其社会效益，在为社会服务的同时，扩大学校的影响并提升学校的知名度，从而真正实现生物标本档案的教学科研价值与文化传播价值。

[1]王素红.高校生物标本档案的价值归属及实现途径[J].兰台世界，2011，（8）.

[2]唐杰波.高等农业院校建立动植物标本馆的意义[J].农业图书情报学刊，2004，(10).