新时期企业档案管理存在的问题及主要对策

杨绪英

（中国能源建设集团黑龙江省电力勘察设计研究院，黑龙江 哈尔滨150078）

企业档案管理是企业信息多元化的产物，随着市场经济的发展而逐步转变。可以说，企业档案管理对企业的发展有着非常重要的意义和作用，对企业项目的运作、市场定位、营销策略有着重要的指导性作用。企业如何做好档案管理与档案管理如何在新时期为企业服务，已成为企业档案管理工作的核心问题。

一、我国企业档案管理存在的问题

（一）企业对档案管理工作重视程度不足

由于一些企业对档案管理工作的重视程度不足，使企业档案管理工作水平过低。现今多数企业只关注企业发展的经济因素，以经济利益和眼前利益为主，造成了档案管理工作只存在于形式，没有发挥档案管理的核心作用。随着我国市场经济体制的日益成熟，企业内部管理层也应对档案管理工作加以重视，以此促进档案管理的信息化建设，使档案管理发挥其应有的作用。

（二）企业内部缺乏档案管理的机制建设

档案管理机制是企业管理水平的体现。由于一些企业对档案管理工作重视不足，导致企业档案管理机制相对滞后，引发了企业档案管理工作效率不高。针对这种情况，我国已经出台了相应的法律法规，用于企业档案管理的规范，同时，企业档案管理人员应履行其相应的工作职责，避免影响到档案管理的效果，减少给企业带来的相关损失。

（三）企业档案管理设备不完善

档案管理工作是一项长期而系统的工作，而在一些企业中管理设备老化、缺乏，造成了企业档案管理工作滞后。随着科学技术和计算机技术的发展，企业在档案管理中应引入信息化管理，尤其是计算机技术对档案工作的管理，以此提高企业档案管理的工作水平。由于现今一些企业对档案管理不重视，引入计算机设备管理档案更是难上加难，这就造成了企业档案不健全，资料丢失严重，极大地阻碍了企业的规划和发展。

二、新时期企业档案管理面临的挑战

（一）档案管理制度

针对企业的档案管理工作，从管理的角度出发，企业还没有明确档案管理制度。随着企业的发展和运营机制的变化，企业内部应该面对新的改革机制。就目前来看，企业的档案管理创新模式还存在一定的不足，其中缺乏对市场经济体制的定位，一味地迎合市场体现不出档案管理的核心作用；档案管理的时间性还有待改善。

（二）档案管理思路

在市场经济条件下，企业的档案管理思路还需要进一步拓宽。在档案管理中，企业一定要从自身的需要和基础出发，优化档案管理的模式，促进档案管理思路的创新。同时，企业对档案管理的成分应以时间进行区分，并以此总结出新档案与旧档案的归类方法。

（三）档案管理理念

目前，很多企业都缺乏对企业档案管理工作的重视，尤其是在设备投入和人员配备上缺少有效的投入，这极大地影响到了企业档案管理现代化制度的建立。同时，一些企业领导对档案管理理念认识不足，如此循环下去，就会造成企业档案管理的无秩序无发展，最终导致企业档案的缺失，使企业的经济决策分析发生偏离，甚至导致企业破产。因此，企业领导应对企业的档案管理给予足够的重视，采取适合企业发展的经济策略和管理策略来加强档案管理工作。

三、企业档案管理的优化对策及建议

（一）优化企业对档案管理的对策

企业自身要加强对档案管理的重视。首先应从资金入手，以保证档案管理工作的正常进行为前提，加大投入力度。其次，企业的档案管理人员要提高对档案管理的认识，充分了解档案管理的重要性和作用，真正发挥档案管理在企业发展中的实际作用。再次，加强档案管理人员队伍建设以及制度体系建设，这是档案管理的基础。有了相应的人员队伍和管理制度，才能切实把档案管理工作落到实处。

当前，计算机信息技术管理已成为企业管理的重要手段，档案管理工作也要充分地利用计算机信息技术来强化档案管理工作的效率。企业在档案管理的信息化建设上应加大资金投入，加强档案管理技术与档案管理设备的投入，以此提高企业档案管理的准确性和规范性。同时，企业应改变档案管理的环境。因企业档案相对较多，使用与保存都需要较大的空间，应给档案管理工作提供一个较大的空间，以提高档案管理的效率和水平。

强化企业档案管理的制度建设能够提高企业的档案管理效率，确保企业档案管理可持续发展。企业档案管理制度建设应以《中华人民共和国档案法》、《档案管理整理规则》等相关法律法规为基础，加强对档案管理制度的完善和强化，保证档案管理制度能够符合国家相关要求，确保档案管理制度能够达到国家标准。档案管理制度应该充分结合企业所处行业和企业的现实情况进行制定，以满足企业的发展形势和任务的要求，使档案管理工作符合企业的发展需求。

（二）优化企业档案管理机制的建议

企业档案管理是一项复杂且系统性较强的工作，企业自身要从现代化的角度出发，建立一套适合企业发展的标准档案管理模式，从完善机制和优化管理入手，以保护企业的知识产权、信息专利、信息产权，提高企业信息的保护和利用。

信息时代的发展为企业档案管理的服务创新提供了新的契机，利用先进的计算机设备和技术，可以优化档案管理体系，以大容量的存储设备对企业信息和资料进行保存，也可以方便企业对纸制档案的管理。同时，从服务理念出发，计算机存储与管理可以极大地发挥档案服务的价值。在档案管理服务的创新上，首先要提高企业管理人员的素质，建设适合企业档案管理的服务理念，明确档案信息服务的对象，不断为企业的发展提供及时有效的信息服务，并通过合理的档案功能布局，将信息的服务功能全面释放。

企业档案管理职能部门应明确工作职能与职责，做到及时贯彻实施国家有关档案管理的相关法律、法规，并根据企业自身的特点制定相应的企业档案管理机制，建立企业档案管理工作的监督、考核体制，及时有效地评估、总结档案管理工作的进度。此外，健全企业档案职能管理部门体系还应该根据评估流程，制定适合企业自身发展的档案管理标准，并以此标准指导工作的开展。为了优化管理技能，还应加强对企业档案管理工作人员的培训，全面优化档案管理人员的综合管理技能；成立企业档案科学管理研究团队，不断探索、研发企业档案管理方面的新思路，最终确保企业档案职能管理部门体系的健康发展。