科技电子档案的整理保存措施

唐丽英

(濮阳市林业科学院，河南 濮阳 457000)

随着社会进入高科技信息时代，计算机、网络技术被广泛应用于人们工作、生活的各个领域，科学研究科技推广、应用工作也相应的发生了大的变革，工作过程中产生了大量以磁盘、光盘等形式为介质的电子文件，这些电子文件极大地方便了文件信息传递、数据共享，在很大的程度上提高了工作的质量和效率。同时，也使得科技档案由传统的纸质档案逐步向电子文件档案过渡。因此，如何正确理解科技电子档案的概念、分类和特性，进一步做好科技电子档案管理工作，就成了科技档案工作者的全新课题。

一 科技电子档案的概念与分类

当前，科技系统各级主管部门和生产、科研及技术推广等企事业单位或个人在生产、科研、教学和基本建设等科技活动中，各种材料上报均由网络申报系统自动生成、自动上报，各种材料的写作也由传统的手工制作转为计算机操作，尤其是科研活动中各种纷繁复杂的数据处理、图表绘制也均由各种各样的计算机数据处理软件和绘图软件完成。因此而形成大量以磁盘、光盘等形式为介质的的电子文本、电子图形、电子图表、电子声像、电子程序、电子数据等形态的文件材料，这些材料经过分类、整理并归档保存，就形成了科技电子档案。

科技电子档案忠实记录了新时期科研、科技应用活动的全部过程，是科技档案的重要组成部分，归纳起来主要可以分为以下几种：科研类档案、技术推广类档案、规划设计或专题调研类档案、仪器设备类档案、国际交流类档案、行政管理档案、基建及其他档案等。随着科技档案数字化发展，做好电子档案数据的保存、积累与利用，是今后一个时期科技部门档案工作的一个重点。

二 科技电子档案的特性

随着网络的普及，国家、部、省各级的科学研究、技术推广活动均采用网上申报系统，省去了许多繁文缛节。电子文件的优越性就可以明显的表现出来。

1.信息存储的高密度性

科技电子档案以磁盘、光盘等为存贮介质，存贮信息量大，减少了纸质档案存放量，在将来可实现档案库房的“微型化”。

2.正确、高速的检索率

科技电子档案检索依靠计算机操作，计算机最大的优点是运算速度快，查询处理大规模和超大规模数据方便，可满足各种途径的检索要求，如：分类号、关键词、责任者等等，而且数据量越大，越能体现出它的优势。

3.共享性和易复制性

科技电子档案使用计算机和网络，操作简单，易于复制和传输，可同时供许多人使用，提高了工作效率和档案的利用效率。

4.多媒体集成性

科技电子档案中的文本、图形、图像、声音和视频等多种形式的信息可以通过计算机综合处理，使文字、声音、图形、图像一体化，并能对这些信息加以变换、创作和加工，综合表达科技活动的全过程，并增加信息表现力，丰富其显示效果。

同时，科技电子档案也有其弊端，如：重要文件资料对操作软件的依赖性将成为电子档案收集的一大难题;适合电子文件载体的物理、化学性质的管要求相对纸质档案高，长期保存具有一定的困难;安全性较差，易受病毒等恶意程序的攻击或操作失误而使原始电子文件丢失、改变或剽窃;电子文件便于修改、便于复制的特性，使其原始性、真实性容易遭到破坏，最能体现档案原始记录的内容与形式特征不复存在。

三 电子文件档案的整理

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好科技电子档案整理工作，可以按科研科技业务、科研生产设备、声音影像等类别进行分类管理，然后再按各个具体的科研、教学、推广、生产项目分别整理组盘归档。

1.科技业务档案整理

科技业务档案包括科研类档案、技术推广类档案、规划设计或专题调研类档案。这些业务档案在整理归档时，要按照各项业务工作的档案管理要求，在数据信息整理时按档案年份、档案类型、档案保管期限进行组盘输入归档。第一将不同年份、不同保管期限的文件分盘保管，便于按定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。第二将不同类型档案分盘、同一类型档案集中在同一盘上，以便查阅利用。为了确保电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中组盘，然后以统一的数据库结构和规范命题建立档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。没有电子文档而只有纸质文件的档案，要对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，建立起电子档案，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。处理完毕的电子档案由档案工作者根据档案的重要性，确定密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。

2.仪器设备类档案整理

仪器设备类档案主要包括专业设备仪器说明书、图纸资料、照片、鉴定证书及各种设备在使用维修中形成的记录和其他科技文件材料。当前，科技系统各单位引进技术和购置各种实验、生产设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且各单位的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3.声音影像电子档案

声像电子文件是指本单位开展的科研、技术推广、规划设计或专题调研等各种重大活动及会议中形成的有保存价值的照片、底片、唱片、录音带、录像带等不同材料的载体，由专业人员将拍摄的磁带、照片和说明及其它载体直接刻录成光盘，转交给档案人员存档。科研、技术推广、规划设计或专题调研等专题活动的声像电子文件，必须与本项活动其他电子文件一同归档，以方便查阅和利用。

四 科技电子档案的保存

1.为电子文件档案创造良好的环境条件

(1)保证适宜的温湿度。电子文件在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，存电子文件的理想温度为16～20℃，相对湿度为40%±5%。

(2)防止灰尘影响。灰尘会对电子文件载体的造成物理损坏、化学损坏和生物损坏，致使磁盘、磁带、光盘等载体产生污染、划伤、腐蚀、降解及酶和有机酸损毁等损坏现象，造成记录信息的损毁、消失及数据丢失。所以，在保存载体时要用专用塑料袋包装、密封，隔离灰尘。

(3)防止外来磁场和机械震动的影响。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

(4)防止紫外线和有害气体的影响。紫外线能使电子文件载体材料的盘基和带基老化、强度下降，并能破坏磁性载体的稳定性，影响磁性记录的读号效果。二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等气体，能腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。所以在存放磁性载体时，一定要远离光照，避免有毒气体。

2.科学管理

(1)磁盘管理。①统一使用3.5寸高密盘保存。②把住软磁盘质量关，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到一年，就读不出数据。③加强病毒防范、检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。④对加密盘的管理。对存盘时进行过加密或隐含文件名的电子文件，应该解密或显现文件后再归档保存。⑤在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

(2)光盘管理。规范存放和使用，光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免磨擦和划痕造成光盘的损伤。

(3)提高电子文件的技术保护。保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。

(4)定期复制。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。

五 结语

随着信息高速公路的快速发展，电子文件将更加普及，电子文件的整理与保存也日显重要。要提高电子文件的保存时间，需要不断地提高保存技术，要进一步改进电子文件的载体特性，从而延长电子文件的寿命。

[1]戴慧芳，李双飞.农业科技电子档案管理初探[J].湖南农业科学，2009(3)：113—114.

[2]盛年红.电子文件与电子档案管理的研究[J].机电兵船档案，2008.(1)：46—47.