浅析高校档案信息资源的利用

（湖北中医药高等专科学校，湖北 荆州 434020）

随着我国经济和社会的发展,人们的档案意识逐步增强,高校档案工作不断地受到社会不同领域的关注，而利用工作变得更为规模性、周期性以及专题性，不像过去仅仅的平日利用，并且在利用领域、对象及方式均表现出多种形式，且利用程度更是直线上升。所以，对于高校档案工作者来讲，必须要接受新的知识更新以及新技术的日益变化，从而使得档案在高校管理工作中的作用和社会效益充分体现出来。

1 高校档案信息资源的利用的重要性

（1）为高校管理决策提供借鉴和依据

做所周知，高校对重大问题的战略决策进行实施的时候，大量的信息实质上提供了重要的决策依据。因为此信息是丰富多样的，由校史、规划等过去情况，也有如今的现实资料。因此，对于高校档案来说，不仅积累着延续不绝各种信息资源，并且还包括多样化的过去经验资料。于是，如好充分去利用好档案信息资源，是高校档案工作时刻去思考的课题。

（2）为教学科研服务

高校教育的主要职责便是教学科研，其包含的内容丰富多样，如教学成果、教学经验及理论创新，而它又是高校发展的决定因素，科研成果更是可以把一个学校的综合实力和教育教学水平直接展现于外。那么，对于高校档案工作人员要能很快把世界最前沿的科研成果掌握住，并且能迅速的熟知本校科研人员实际需求和项目情况，把有效前沿的信息资料反馈给他们，从而真正体现好服务价值。

（3）促进高校档案工作的开展

高校档案工作开展的顺利，对于档案管理人员来说，一定要档案信息资源开发出并利用到极致，将各种重要的信息深入挖掘出，可以建立信息网络，使得档案极其方便的体现出其服务功能，从而提高档案利用率。

2 目前高校档案信息资源的利用工作中存在的问题

2.1 档案人员思想认识不够

如今，存在这样的难题是部分高校决策者往往忽视档案工作，这样以来，高校档案管理工作就大大的失去及应有的价值，只是简单的建档和管档，而档案信息资源的开发利用仅仅是幻想，档案工作人员也慢慢行成重藏轻用的意识，对于档案信息的利用的价值更是未曾想过。所以，必须要认识到，档案信息不仅仅将保密期限有必要的减缩，还有充分发挥其时效性。

2.2 馆藏档案结构单一

由于高校各院系很少配备档案管理专业人员，更多的是兼职状态，这样一来，档案管理就显得很不规范，并且归档制度又十分落后。一般的格局是党政机关和财会档案较完整，而涉及到高校的教学、科研档案收集往往十分的草率，这样就对档案信息资源的开发利用有很大的影响。

2.3 档案检索方法落后

当前，部分高校档案管理依旧存在十分原始的状态，就是仅仅是依靠人工检索这一方法，这样的后果是不仅工作人员劳动强度极大，重要的是效率太低。如今，随着信息的高速发展，必须要尽快的实现档案数字化，这样就可以迅速改变人工落后的管理方式，实现高速快捷的通道。

2.4 标准化、规范化工作有待提高

如今，信息化发展已经十分超速，对于档案资源管理实现系统化，信息化，先进技术应用迫在眉睫。但是，存在的问题是高校对档案管理的投资总是不够，这样结果是馆藏资源建设、提供档案信息服务由于没有新技术的投入显得异常落后，更多的依靠手工劳动得以实现。这样，不仅导致档案利用率十分的低下，更是由于没有档案信息系统和网络建设而无法达到档案信息资源共享的要求。

3 加强高校档案利用的对策措施

3.1 转变观念,树立高校档案的利用意识

高校档案开发利用能否顺利进行，首先最重要一点是档案工作人员思想的解放和观念的转变。我们知道，在过去，总是认为档案是一种保密的资料，其工作也显得很神秘，而工作人员的工作状态就变得十分被动，机械的重复着每天的工作，他们一直以来的思想是管理好档案的根本是保管好档案，提供服务好像不在其职权范围之内。所以，加强高校的档案管理首要任务是转变工作人员的思想，让他们行成良好的服务意识和利用意识,从而推动档案管理的先进化。

3.2 加强科学管理，更新管理方式和手段

对于一个档案工作者来说，尤其是领导者，一定要能适应新时代的变化，把握知识的更新和技术的应用。更新管理方式和手段。要能总很高的高度去统筹全局，对档案工作进行革新。那么，在实际进行档案管理时，要把档案其服务功能发挥到极致，同时，不断的实现信息化，编制各种联合目录，建立馆际互借关系，建立和完善咨询、信息流动机制，最大限度地实现档案的信息资源共享。

3.3 加强档案人员培训,提高业务水平

档案信息资源得到充分利用的前提是拥有高素质的人才。那么，就必须在人才建设引起足够重视。要加大对档案人员的培训力度，是指能深入掌握现代信息技术在档管理中的运用,同时通过多种途径和方法使得档案人员的业务水平提高到应有的水平，也使得他们的事业心和责任心更加强。

3.4 建立高效的网络检索系统,建立安全的信息防护体系

对于档案工作人员业务任务来说，能够把档案从整理、著录、编目到检索阶段全部实现规范化和计算机化管理, 使得档案机读目录数据库得到迅速的完善和充实。要能够全面的进行系统规划，将检索系统开发出来并投入应用。并且，在系统投入以后，必须要重视档案信息安全，做好对设备、网络等系统维护和防护，本着规范、预防、立足国内、选用成熟技术、分权制约、应急、灾难恢复等原则做好安全管理工作。