关于档案征集工作规范化管理的若干思考

王建伟

（鱼台县人力资源和社会保障局，山东 济宁 272300）

档案管理在档案管理体系中属于核心部分，进一步强化档案管理的征集工作能够丰富馆藏。要想提升档案征集工作水平，就必须严格按照相关法规加强档案征集工作的规范化管理，从而保护好和充分利用档案。作为一名档案征集工作人员，必须遵循相关法规制度对档案征集工作流程加以梳理，以编制一套工作规范。

1 档案征集工作的流程

档案征集工作主要指的是人力资源与社会保障局根据具体的征集计划来征集所需线索、明确主要的征集对象，通过规范的程序征集对象进入馆内，将实际征集的对象变成档案馆藏品的过程。我们通常将该过程划分为以下几个环节：首先是征集计划的编制；其次是征集对象明确后，档案征集工作人员和征集对象持有人间的互动过程；第三是对已选的征集对象进行评估鉴定和征集批准的过程；第四是和征集对象持有人进行征集手续的办理过程。第五是档案征集工作人员将征集档案和有关文件递交给馆内相关部门的过程。我们可以将档案征集工作的这五个环节细化为十一个工作步骤，即档案征集计划的制定、档案征集意向的提出、征集对象的评估、基于征集对象开展相关专家鉴定会、档案征集的审批、缔约，征集档案的接收、征集档案的移交处理、针对征集对象构建财务档案、把征集对象移交库房、业务档案的构建，档案征集工作可根据这一流程顺利的运转。

2 档案征集工作规范化管理的途径

2.1 档案征集计划的制定。档案征集计划在档案征集工作人员的工作中起到了指引作用，并且，其还是后续对征集对象予以准确评估与鉴定的最有力依据。档案征集计划内容具体应涵盖征集方式、征集原则、入藏标准、征集范围等诸多的内容。档案征集工作人员主要担任归档人一职，财务人员主要是接收人。归档共有以下几项内容：征集对象评估报告（副本）、征集对象专家鉴定会会议纪要（副本）、档案征集协议（正本）、征集经费支付凭证（正本）、征集档案点交记录表等。

2.2 提出档案征集的意向。档案征集前，应由两名或者以上的档案征集工作人员提出征集档案的意向，并且，还要提供有关的征集资料，具体要提供的材料有：档案征集意向书、申请表、征集对象原件、有关材料。之所以向上级递交档案征集意向书，根本目的是为了明确征集对象持有人实际是否是甘心情愿的出让征集对象。档案征集意向书中应详细的记录下征集对象的实况以及征集对象持有人提出的具体要求。比如，征集对象的名称、所在地、数量等一些基本情况，清楚的记录下征集对象持有人包括出让价格与所有权在内的分配情况要求。与此同时，要留下征集对象持有人的有效联系方式。档案征集申请表的制定主要是帮助档案征集工作人员及时提出征集建议与意见，也便于评估专家的明确。

2.3 征集对象评估。档案征集工作人员主要负责征集对象的评估工作，该环节中，征集工作人员应充分准备以下材料：档案征集意向书、申请表、征集对象相关资料、档案原件等，征集档案的评估专家应由档案馆的相关领导者决定。

2.4 基于征集对象开展的专家鉴定会议。开展专家鉴定会过程中，档案征集工作者要准备好所需的材料，具体有：档案征集意向书、申请表、征集对象原件等。担任鉴定会的鉴定人员应从档案征集的专家库中抽取，最后将形成文件作为专家基于征集对象而开展的鉴定会议的会议纪要。相关整理工作者要及时有效的整理所需资料并递交给档案管理部门，需要进行转交的资料包括了档案征集意向书、申请表、审批表合同、专家鉴定会的会议纪要等诸多资料的正本。同时，还有征集资料的有关资料与图片以及征集的经费支出凭证的副本。

2.5 档案征集审批。该环节的材料准备工作还是由征集工作人员负责，具体应准备以下材料：档案征集意向书、申请表、审批表、征集对象图片等。征集档案应由档案持有人转交到征集人手里，同时，将征集经费的支付凭证和档案的征集收据当做形成文件。

2.6 档案征集缔约。该过程需要征集员和档案持有人积极配合完成。形成文件也就是档案征集协议要一式三份，持有人一份，还有两份放到档案馆内保存。档案征集协议的清单中要有档案的名称、所在地及数量等。

2.7 接收征集档案。档案征集人员从持有人手中接收档案，形成文件具体应涵盖档案征集的收据、经费支出凭证，并且，还应有档案征集的详细清单，清单中的内容要符合于合同中附有的清单。

2.8 征集档案的移交整理。档案持有人把征集档案及其相关资料移交到征集人员手中，涵盖了征集档案意向书。审批表合同评估报告、移交目录等诸多资料的正本，同时，还包括征集对象的相关资料和图片以及经费支出凭证的副本。形成文件是征集档案的点交记录表与文件清单。

2.9 构建财务档案。主要是把征集对象的评估报告、专家鉴定会的会议纪要和审批表这三方的副本、征集协议与经费支出凭证的正本予以归档处理。档案征集人员是归档人应交给财务管理人员（接收人）归档。

2.10 移交库房。档案整理人员担任移交人，由库房管理人员接收。移交之前，要保证档案已经根据相关要求进行了著录和整理。主要移交档案目录、征集档案，要构建移交目录和库房接收登记表。

2.11 构建业务档案。整理工作人员要把有关的档案资料移交到业务档案管理部门。移交的内容不仅要涵盖档案申请中移交的资料，还应涵盖库存接收登记表的正本。

3 结论

综上所述可知，档案征集工作具有技术性与政策性强的特点，实施规范化管理，不但为征集工作的管理提供了良好的服务，同时，还有助于征集工作人员高效率、高水平的完成工作任务。

[1]徐艳艳.新形势下如何加强企业档案管理工作[J].科技创新与应用,2012年11期