谈档案管理数字化建设

□郗 霞（河南省白龟山水库管理局）

0.引言

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，是“没有掺过水分”的第一手原生史料，具有原始性和回溯性，因此，是人类宝贵的财富，也是最重要的历史文化遗产。人类进入信息时代后，信息已成为比资产和能源更为重要的资源，档案作为存储量大且与人类生活息息相关的信息资源之一，其重要性显现得尤为突出。传统的档案利用服务方式已无法满足人们对档案信息的需要，这就要求档案的效率和质量必须相应提高，而档案管理的数字化建设必然可以提高档案管理的工作效率和质量，从而更有效地为人们提供有价值的信息。

1.档案管理数字化的涵义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字化摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化信息的过程。它以数字化的形式存储、以网络化的形式互相连结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时快速提供利用、实现真正意义上的资源共享。

2.档案管理数字化建设的内容

档案数字化是档案管理模式由传统的手工化管理向信息化管理转变的有效途径。档案管理要实现真正意义上的“无墙界”，体现档案提供利用的有效性，必须实现档案数字化，最大限度的开发利用档案信息资源，实现档案信息资源的合理配置，使档案工作与知识经济同步发展。档案数字化建设一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。档案数字化建设必须注意以下几个内容：

第一，推进档案数字化建设，必须提高档案标准化、规范化水平。在实践工作中，实行标准化、规范化的工作程序和方法，能够提高档案管理基础工作水平，也是档案数字化工作的前提条件，只有建立健全档案管理数字化的各项标准、法规，才能使档案数字化建设工作做到有章可循，避免档案信息资源在收集、整理、归档过程中遭受不必要的损失。

第二，全面提升档案人员的整体素质。目前，已经进入信息化时代，互联网、数字化在各行各业都已经广泛应用，快节奏的生产生活方式也对档案工作提出了更高的要求。档案管理不能只停留在原有的仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则的“单一保管”管理模式，而是要凸显出它知识性、服务性的功能。这就要求档案人员要掌握档案管理工作的基本技能及过硬的专业技术知识。另外由于网络技术、信息技术在档案领域的应用，电子文件、电子档案的安全问题对档案管理人员提出了更高的要求，档案人员要不断地学习相关领域的科学知识，从而进行档案信息深层次研究和开发，提高自身的业务水平。一是档案人员要有扎实的文字功底和组织文字材料的能力。语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具，只有具备较强的文字组织能力，才能编篡出实用性强、内容全面的各类编研材料，直接为社会各项工作服务。二是提高应用现代化手段的管理能力。档案的数字化转变了传统手工、经验型的工作方式，自动化、科学化的管理模式要求档案工作者应当有丰富、广博的知识。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，尤其是要熟练掌握与档案数字化建设相关的计算机技术、光盘技术、网络技术、缩微摄影技术等，使档案管理人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。

第三，档案数字化建设要保证档案信息的安全性。由于档案数字化管理的整个过程都是以网络为平台，采用Internet技术和计算机技术对档案信息进行转换、存储和访问的。所以针对档案信息的安全保密有着严格的要求：信息加密技术的使用。对所有的档案信息数据进行加密，提供授权的档案信息服务，特殊的、不能开放的即机密性的档案尽可能不存放在网络服务器上或者通过加密技术将机密性的信息转换成难以读懂的乱码型信息，从而达到保护网内的数据安全。档案信息管理要有法可依，规范相关法规制度。杜绝一切由责任不明、管理混乱、安全管理制度不健全等不安全因素对整个档案数字化系统构成的威胁。

3.对档案数字化的思考

3.1 档案数字化并不是全盘数字化。为了避免造成不必要的人力、财力的资源浪费，使档案数字化实现价值最大化，应该针对馆藏档案进行分类，有选择性的进行加工。应按照“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化的原则对馆藏档案进行合理分类，使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、标准、有序、有特色的信息资源，应用于生产生活，变成“活”的档案。

3.2 优化设置档案数字化时的扫描参数。扫描参数设置主要包括分辨率的设置、亮度及对比度的设置，这些因素对扫描数字影像质量有着至关重要的影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。一般来讲，扫描分辨率越高识别率也就越高，所用的扫描时间和存储空间都要随之增加，得到的扫描文件就越清晰。但这也不是绝对的，对于一些字号大而且字体较粗的文件，设置过高的分辨率反而会造成识别率低、扫描速度慢等情况，所以在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑。

在档案进行数字化的工作中，要充分做好原始档案资料的质量检查：

3.2.1 数字化前的档案整理检查

准备进行数字化的档案原件必须提前修整，正确排序，保证其完整性，由于保存年代长，纸张质量较差的，如过薄、过软、超厚或是折损严重的应加以区分，标注扫描时区分对待。

3.2.2 数字化后的数据质量、图像质量检查

保持档案的原貌，是对扫描后文件图像的基本要求，字迹清晰、内容完整，无错扫件、漏扫件，图像的倾斜度、清晰度、整洁度等相关技术指标必须符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》的规定，对不符合标准的扫描件应重新扫描。扫描件的命名。以原文件的档号规范命名，一定要准确、清晰，这关系到下一步的原文挂接、查询和利用。

3.2.3 数据联接检查

在实际工作中，数据联接工作需要仔细反复核对录入的档案信息与原文件、扫描件是否一致，避免出现有文件无目录，有目录无文件的“文不对题”现象。一切准备就绪后，就可以通过档案数字化管理系统数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

4.结语

随着信息时代的到来，档案数字化建设顺应社会发展，是时代发展的新举措、新要求，对档案管理部门既是机遇又是挑战。数字化技术改变了档案工作的工作环境、提供利用的方式以及管理模式，这就要求档案工作者要积极面对挑战、把握机遇，更新思路、开拓创新建立起一个高效、科学、安全的档案数字化体系，更好的服务于实际工作，将“死”资料变成“活”资源。