水电工程勘察设计项目的沟通管理探讨

左雷高

(中国水电顾问集团成都勘测设计研究院，四川成都 610072)

项目的沟通贯穿于项目全生命周期。项目相关各方通过信息的交流和传递进行沟通，建立人的思想和信息之间的联系。良好的沟通管理机制能有效提高项目管理的效率，是项目管理成败的关键。

1 水电工程勘察设计项目中沟通管理的特点及重要性

水电站设计是一个系统工程，外部影响因素多，需要多专业共同作业、多次循环，往往牵一发而动全身，各专业之间需要互相配合、协调与沟通。项目沟通管理具有以下特点:

(1)沟通的层次多、范围广、内容丰富。

(2)沟通的系统性。水电工程项目是开放的复杂系统，涉及到社会政治、经济、文化等诸多方面，决定了项目沟通管理应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行。

(3)沟通管理的动态性。水电工程项目的周期性决定了项目沟通管理的内容是随着项目建设周期的不同而有所变化。水电工程项目的组织、计划、控制和协调过程中，必须进行有效的沟通，沟通是否有效决定着项目的成效。具体来说，沟通在项目运行过程中主要有以下几方面的作用:

(1)是决策和计划的依据。项目相关各方通过工程项目内、外部环境之间的信息沟通，获得对自己有价值的信息，并依据这些有价值的信息进行项目的决策和计划。

(2)是组织和控制管理过程的依据和手段。只有通过信息沟通，掌握项目班子内的各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高项目组织的效能。

(3)是改善人际关系必不可少的条件。畅通的信息沟通，可以减少人与人之间的冲突，改善人与人、人与组织之间的关系。

(4)是项目经理成功领导的重要手段。项目经理是通过各种途径将自身意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。

2 项目沟通管理的流程

项目沟通管理包括为确保项目信息及时并恰当地生成、收集、存储、调用并最终处置所需的各个过程。具体包括以下过程:

(1)识别项目干系人，进行项目干系人的分析。

识别所有受项目影响的人员和组织并记录其利益、参与情况和对项目成果的影响力的过程是项目进行沟通管理的基础。

通过识别每个干系人可能产生的影响或提供的支持，并把他们与项目的目的联系起来。对干系人进行分类和排序，最终形成“项目干系人分析矩阵”，其目的是要针对不同的关键干系人采取不同的管理策略。

(2)编制沟通管理计划。

项目沟通管理计划是确定项目干系人对信息沟通的需求，是对项目整个生命周期中信息沟通的内容、方式和渠道等各个方面的计划与管理，它是项目沟通管理的关键环节。具体包括:项目信息管理系统的建立、信息系统的维护和系统使用说明、接口管理规划以及项目状态会议、项目团队会议等。

(3)建立高效的沟通方式和信息的发布。

在项目执行过程中，沟通就是建立多专业的信息共享制度，对信息冲突时的解释机制和发布信息制度等。项目的沟通方式包括项目内部沟通和项目外部沟通两个方面。项目内部沟通是指项目经理部与组织管理层、项目部所涉及的各专业部门以及内部各成员之间的沟通与协调。可以采用授权、会议、评审、检查、项目进展报告、考核和激励等方式开展。水电工程勘察设计项目的外部沟通是指项目组与项目组外的项目干系人之间的沟通。外部沟通可采取定期会议制度、联合检查、项目进展报告、电话、传真等方式。

(4)定期进行项目绩效报告。

绩效报告是定期收集、对比和分析项目目标与实际数据以便了解和沟通项目进展与绩效情况并预测项目结果的过程。

水电工程勘察设计项目涉及的专业面广，制约因素多，项目经理需要定期检查项目状态和进展情况，如通过每周或每月召开项目状态评审会的方法，及时进行项目信息交流，了解项目进展和项目在执行中存在的问题，帮助项目组成员解决问题，激励项目组成员在其负责的部分取得进展。

3 项目沟通管理中应注意的问题

(1)加强与业主的沟通，并贯穿于项目建设的各个阶段。

在水电工程勘察设计中，与业主的沟通是外部沟通中最重要的方面。从编制设计工作大纲开始，项目部就应主动与业主沟通，就设计条件、进度计划、主要设计方案构想与业主沟通，让业主从一开始就了解设计输入条件。在主要设计方案的比选过程中，及时与业主交流各方案的优缺点和设计方的倾向方案。这样，在项目设计成果形成设计报告后，就不会在重大技术方案上遭到业主的反对，进而影响设计进度，影响其对设计服务质量的评定。

(2)采用合适的沟通形式，养成良好的沟通习惯。

在项目进行内、外部沟通的过程中要养成良好的沟通习惯，对于口头沟通达成的协议或结果，应及时通过书面的形式显示留有记录并得到沟通双方的反馈和认可，以避免在项目工作过程中的反复和推诿。

(3)重视沟通效率，节约沟通成本。

沟通是需要成本的。应尽量采取节约成本的方式达到沟通的目的，对于能通过网络会议、电话会议的就不必采取集中开会的方式;能通过邮件、电话达到目的的就不必面谈;能用规章制度标准化的事情就不必要进行个案沟通等。

4 结语

项目管理中的大部分工作都是通过沟通才得以进行和完成的，项目管理者的大量工作就是沟通。笔者通过对水电工程勘察设计项目管理中沟通的特点进行的阐述，进一步理清了水电工程项目中的沟通管理流程以及在管理过程中可能存在的问题，旨在引起大家对项目沟通管理的重视，以期在今后项目执行中加强沟通管理，确保项目目标的最终实现。

［1］李 瑛，黄建和.防洪工程设计项目的沟通管理［J］.人民长江，2008，39(19):89－90.