学习项目管理体系指南的体会和应用

2013-08-15赵跃捷

山西建筑 2013年11期

赵跃捷

(山西焦煤汾西矿业集团公司贺西煤矿，山西柳林 033300)

项目管理体系指南基础知识，指导项目管理的过程管理方法。本人结合多年的项目管理工作，感悟体系的理论指导作用颇深，以下是一些体会和应用。

1 项目管理知识是我们工作的基础知识

项目就像矛盾一样，时时刻刻围绕着我们。喝水、睡觉、买菜、做饭、设备检修、培训、开会、出差……都可以看做项目。我们在生活和工作过程中，不断地完成一个或多个项目，然后迎接管理一个或多个新的项目。工作可以分为日常运作和项目，项目是组织在日常运作范围内无法处理的工作。日常运作为企业带来价值，而项目则为企业带来提升价值的能力。项目管理是实现企业战略并支撑企业快速健康发展的主要手段和重要保障。项目管理的实质是:把复杂的事情简单化(分解)，把简单的事情量化(临界值)，把量化的事情专业化(规律)，把专业的事情模板化(框架模板)。“凡事预则立，不预则废”，项目管理举足轻重。“当今社会，一切都是项目，一切也将成为项目”。所以，项目管理知识是工作的基础知识，项目管理知识学习非常必要。

2 企业应注重组织过程资产的整理和应用

组织过程资产是企业运作过程中形成的制度、工作程序、共享知识库、经验、档案等。组织日常运作过程中的组织过程资产，如规章制度、管理程序等，企业大都规范地总结且比较完善成熟。而项目管理的组织过程资产，如沟通经验数据、风险管理经验等常常被忽视，在项目管理过程中，数据信息库没有及时归纳总结，这就往往造成某个项目负责人调离岗位，项目就面临运作困难，给企业造成一定的损失。而项目管理体系指南系统地指导了组织过程资产的过程整理和应用，对项目管理水平的提高进行了体系指导。“凡事有章可循，凡事有人负责，凡事有人监督，凡事有据可查。”充分表达了组织过程资产的形成、总结、归档、指导和逐步完善的过程。

3 充分重视沟通管理的重要性，掌握沟通方法

项目的每一个过程，都离不开信息，而信息需要沟通获取。沟通管理的关键是对干系人的沟通，而项目成功的标准是干系人对项目的满意度。我们对干系人的沟通不能片面的理解为吃吃饭、开开会等。沟通有三个层次:首先是干系人对信息能获取，再到干系人有所感受，最后到干系人有认同的价值观。只有经过这三个层次，方能达到和干系人沟通效果。不管是管理人员，还是技术人员，沟通时应掌握三个原则:1)有效果比有道理更重要。2)接收方的反馈决定沟通效果，有效的沟通由听者决定。3)真诚、尊重的沟通起决定作用。在有情绪时，不要做沟通的事情。认真倾听是创造理解空气的最简单方法。有道是“小胜在智，大胜在德”。我们知道，在口头沟通过程中，信息分布来源比率如下:1)脸部表情和肢体语言占55%。2)说话的音调占38%。3)实际使用的语言和词汇占7%。工作生活中沟通时刻存在，所以，口头沟通也应掌握技巧。我们在日常工作和生活中，应掌握无往不胜的沟通七句话:1)你说的很有道理。2)我理解你的心情。3)我了解你的意思。4)谢谢你的建议。5)我认同你的观点。6)这个问题问的很好。7)我知道你是为我好。一个项目的成功，目标需控制好，而目标需关键干系人的认可，没有良好持续地沟通，关键干系人的满意度很难保证。所以不能一味地埋头苦干而忽视沟通。项目管理的沟通非常重要。

4 团队的建设关键在于项目经理的良好素质

团队建设的五个阶段:形成阶段、震荡阶段、规范阶段、成熟阶段、解散阶段。团队的每一个建设阶段，项目经理均是团队的核心，项目经理应做好内部沟通工作，协调好团队每个成员。项目经理应该是个通才，不一定是某领域的专家，但必须具备丰富的经验和广阔的知识背景。在承担责任方面，项目经理是一个促成者，决定任务、期限及所需资源，不决定具体操作方法。在解决问题方面，应具备综合的集成能力，特别是系统思考能力。

优秀的项目经理应具备以下素质:1)紧盯目标:应当使团队协同一致。2)从容驾驭:应能娴熟地控制局势，使团队行动目标明确，同时认真对待拖沓现象，能使团队绕开礁石，即使出现问题也能迅速修正。3)临危不惧:能乐观地面对长期压力，并能鼓舞团队士气。4)团结协调:能使团队成员团结一致，灵活高效，发挥自己的能力共同致力于实现团队目标;深刻体察队员的感受，敏锐发现队员的情绪变化，及时调整调动队员的积极性，使项目回归到正规。5)目光远大:清楚地关注项目全局，并注重重要的细节以防出现问题，不会迷失在细节中而失去对全局的把握。只有项目经理做好团队领袖，拥有丰富的实战经验，才能使项目顺利成功。