浅谈高校办公室人员的素质要求及提高途径

李 巧

（台州职业技术学院，浙江 台州 318000）

随着社会经济与文化的高速发展，对高等教育的发展要求也越来越高。而一所高校的可持续发展离不开高校的管理水平，其中办公室的工作更是高校管理工作中的一个至关重要的方面。高校办公室在学校中起着承上启下、总揽全局、沟通各方的作用，是一所高校的桥梁和心脏。因此，高校办公室工作人员的素质高低将会影响办公室的管理水平和工作绩效，甚至会影响到整个学校的形象与声誉。为此，越来越多的高校重视办公室管理的改革，加强办公室人员的素质培养也显得迫切与重要了。

一、高校办公室人员应具备的素质

高校办公室人员应具备的素质，是相对于办公室工作的职能和工作特点决定的。学校办公室的工作主要是围绕着教学和科研而展开的，是直接为老师和学生服务的。同时，办公室又是一个上传下达的窗口，既要收发公文、会议通知、来访接待又要落实相关政策、督办查办等，总之，学院办公室的工作具有繁杂而且千头万绪的特点，因此，对办公室人员应具备的素质要求也是极高的。主要体现在以下三个方面。

1.较高的思想政治素质和尽心尽责的服务意识

首先，办公室人员必须具备较高的思想政治素质。办公室是一个特殊的管理机构，很多工作都具有较强的政策性，如收发各类文件、拟定党政工作计划、起草领导讲话稿、撰写各种总结等，都需具备科学正确的发展观，才能妥善处理各项工作，因此，办公室工作人员平时应重视政治理论学习，并应熟悉学校的各项规章制度和政策，以便更好地履行自己的工作职责。同时，办公室的工作又是事务性、服务性的，面向全校的领导、老师和学生，是沟通上下、联系左右的枢纽，工作的接触面比较广，会对各方面产生联系，做事情都要受到更方权限的限制，而且所做的工作大多是繁杂琐碎的，经常要加班加点又无报酬，还会出现临时紧急的任务，但又不能出一点点差错。可在很多外人看来，办公室工作好像就是接接电话、收收文件、发发通知，常常不被重视而且经常受冤枉气，办公室每天电话多、文件多、接待多、会议多，可以说是整天忙忙碌碌却没有一点成就感，其中的艰辛只有自己知道。因此，作为办公室人员如果没有较高的政治觉悟和思想道德修养是很难胜任办公室工作的。总之，作为合格的办公室工作人员首先要具有较高的思想素质和尽心尽责为学校服务的工作态度。

2.较强的业务能力

办公室工作人员的业务能力是能否顺利完成本职工作的基础与关键。在很多人眼里，办公室的工作仿佛就是“跑跑腿”的，似乎每个人都能胜任这些简单的工作。可是事实上，办公室的工作同样也是需要较强的业务能力，也是一项专业性的工作。因为办公室工作的复杂性与综合性，要求办公室的工作人员至少要在以下几个方面具备相当的业务能力。

第一，较强的文字表达与处理能力。办公室的工作除了一部分是口头传达外，大部分都是通过文字的形式来布置落实的。一个合格的办公室工作人员必须了解掌握各种公文的格式和规范，还要能熟练的进行写作。比如通知、报告、请示等。如果不懂这些基本的写作方法，那么就很难正常地开展工作。

第二，较强的口头表达能力。语言得体，表达清晰是办公室人员应具备的基本素质。因为办公室人员的基本工作就是与人沟通交流：与领导，与老师，与学生，与来访者，与兄弟院校等。而且办公室人员很多领导布置的任务也往往是口头形式的，这就需要办公室人员有较强的领悟力，并能通过简洁明了的语言，准确无误的把任务或者通知传达给相关老师和学生，确保工作的顺利完成。

第三，熟练掌握现代化的办公设施，提高工作效率。随着信息化产业的快速发展，传统的手工工作模式已经不能适应日益增长的办公室业务量。信息化时代的到来也势必要求办公室工作的时效性，上级下发的文件如果还是靠邮寄传递，那很多事情都要受到拖延，计算机的发明，互联网的产生都大大提高了工作效率。扫描仪、传真机、打印机、复印机等现代化的硬件设施也大大改善了办公室的工作条件，对办公室的工作提供了很多便捷和帮助，也对提高办公室工作效率和质量提出了更高的要求。因此，办公室的工作人员必须熟练掌握这些设备的操作方法，还要不断学习计算机和网络等专业知识，充分利用这些硬件设施，更高效高质的完成日常工作。

第四，具备相关的公关礼仪知识。办公室是学校的窗口，与人交流沟通是每天的工作，具备一定的公关礼仪是必不可少的。合适得体的礼仪是良好精神面貌的体现，不但能更好地完成每次接待的工作，还能展现个人良好的素质，也能更好地维护学校的形象与声誉。

3.良好的心理素质和综合协调能力

办公室的工作量大，而且很杂，有时还要几件事情同时完成，有时这边事情没处理好，这边电话又响了，或者有老师来开证明了，有学生来盖章了……总之办公室的工作千头万绪，还经常挤到一起，还有很多工作要重复几次才能完成，有时在忙这个人的事，无意冷落了另一个人，有时因为按程序和原则办事又招到误解……这个时候，如果没有良好健康的心理素质，很容易就陷入精神崩溃疲惫不堪的地步，更不要说把事情做好了。因此，办公室的工作人员需要有良好的心理素质和抗压解压能力，面对各种困难、误解、压力时，要懂得冷静和合理释放，以求保持健康的心理状态，以良好的心态来完成办公室的各项工作。

良好的综合协调能力也是办公室工作的需要。综合协调能力主要是指组织能力、协调能力、沟通能力、应变能力等。这些能力都是相互联系相互影响的，任何一项工作的完成都是这些能力的共同体现。可是这些能力并不仅仅是在书本上学到的，而是要通过工作人员在平时的工作中不断运用、总结积累出来的。办公室是学校工作中的枢纽，是联系上下左右的桥梁，如果缺乏一定的组织能力和协调能力，也许就会引起不必要的矛盾和混乱。总之，具备良好的综合协调能力，才能维护学校管理的正常秩序，确保各项工作的顺利展开。

二、提高办公室工作人员素质的途径

办公室人员的能力与素质高低，会直接影响学校办公室的管理水平。但因为各方面的原因，很多高校办公室人员的素质还存在着普遍不高的现象。因此，如何更好地提高办公室人员的素质与能力就成为急需解决的问题。为此，笔者认为可以从以下两个方面共同努力，以便能更好地提高办公室人员的素质，更好地为学校服务。

1.单位层面

首先，高校的领导要高度重视办公室的工作。

对任何一所高校来说，办公室都是举足轻重的部门，在学校管理中发挥的作用和地位也越来越重要。学校的领导要充分认识办公室工作对学校发展的重要性，关注、理解和体谅办公室的工作，树立办公室的威信，才能充分发挥办公室人员的工作积极性，更好地履行工作职能。平时除了对办公室多提要求，多压担子外，更需要多教方法、多加指导，把办公室的工作放在首位。办公室工作非常辛苦，领导要充分理解，给予主动关心，必要时提供一些支持与帮助。当办公室人员在出现工作失误和差错时，尽量少批评、多鼓励，少责骂、多指点，少埋怨、多理解，不要打击他们的工作信心和积极性。要加强对办公室人员的培训和继续教育，多提供各种交流机会，鼓励工作人员多参加各种形式的培训，并且可以从事专业的学术研究和外界保持联系，在实践中得到全方位的锻炼和提高。

其次，学校对行政人员应建立科学的评价机制。

办公室的工作是服务性为主的，因此，办公室人员常常被定位为“服务员”角色，是为学校老师学生服务的，处于从属地位，对办公室人员的工作态度产生很大的消极影响。高校普遍存在着对办公室人员的奖惩制度的缺失，造成办公室人员工作消极，缺乏热情，反正干多干少一个样。对办公室人员的考核也缺乏科学性和可操作性，考核往往流于形式，无论对哪个岗位都是简单的从“德、能、勤、绩”等方面进行考核，没有针对性，也往往引不起被考核者的重视。因此，笔者认为，对行政人员的考核应针对具体岗位的情况，增加平时的基础考核，建立科学的考核指标，，定性与定量相结合，并将考核结果与职称评聘、干部选拔、内部分配等挂钩，引起被考核者的重视，从而促进工作的积极性和热情。另外，还要注重考核结果的及时反馈，帮助被考核者认识工作中取得的成绩和存在的不足，还要认真听取被考核者对考核工作的意见和建议，不断完善评价制度，真正发挥绩效考核的作用。

最后，学校还要不断改善办公室的办公条件。

“工欲善其事，必先利其器。”随着现代化技术飞速发展，计算机设备和技术在社会各领域都被广泛应用，当然也包括高校办公室，实现办公室工作的信息化、网络化，加强办公自动化的建设势在必行。要实现办公室工作的自动化和信息化，必须要配备先进的、适用的办公设备、设施，加强办公自动化建设，满足“高标准、快节奏”的工作需求，切实提高办公室工作的效率。除了配备这些办公设备之外，还要提供舒适整洁的办公环境，比如合适的办公桌、光线的强弱、适宜的温度和空气质量等。科学证明，舒适愉悦的环境能在一定程度上影响员工的心情，能更好地激励员工的工作积极性。况且，办公室是一个对外接触较多的部门，整洁美观的环境也能让受访者留下良好的印象，展示学校的美好形象。

2.个人层面

要提高办公室人员的素质，除了单位给予一定的支持与重视外，关键还是在于工作人员本身的主观能动性。工作人员认识到提高自身素质的重要性，并不断地努力完善自己，才能切切实实地提高办公室整体的素质，才能更好地为学校服务。

首先，办公室人员应该秉持“活到老，学到老”的学习理念，不断地学习充实自己。

虽然办公室的工作很忙，但还是要充分利用业余时间学习各方面的知识，除了政治理论知识、时事政策外，更加要注重业务上需要的各方面知识的的不断进修，例如可以参加相关专业知识的培训、硕士学位教育、自学考试等。通过这些不同形式的自学活动，持续提高自身的思想政治素质和业务能力。

其次，除了学习充实自己之外，平时注意工作总结和经验积累也是尤为重要的。在工作过程中，除了会运用到书本上学到的知识外，更多的依靠于将这些知识结合并灵活运用，而很多时候也需要依靠以往的经验或者教训，因此，在平时的工作中，要注意观察、勤于总结、虚心请教、积极交流，遇到困难或疑惑多请教，有成功体验要不吝分享，平时多探讨一些可以改进工作方式提高工作效率的方法，多给自己创造学习的机会，让自己的知识与经验越积越多，在遇到各种情况的时候能够学以致用，并不断地提高自身的素质，以更好地符合办公室工作的要求，促进学校办公室的合理化、科学化、高效化建设，从而更好地促进学校的整体发展。

[1]辛敏英，黄俊浩.高校学院办公室人员素质要求浅谈[J].广东工业大学学报，2005，（5）.

[2]戴亚军.高校办公室管理存在问题及对策研究[D].郑州大学.

[3]许春林.浅论高校管理人员的素质及提高——以办公室管理人员为例[J].黑龙江科技信息.