浅谈高校科研秘书工作

2013-08-15任欢欢

湖北开放大学学报 2013年5期

任欢欢

（江苏师范大学外国语学院，江苏徐州 221116）

科研秘书岗位的设置是在高校规模不断扩大的背景下产生的，作为科研管理队伍的基层工作人员，科研秘书起着上传下达的作用，是协调学校和院系的纽带。与其他岗位相比，科研秘书队伍不是十分成熟，为了确保科研管理工作有条不紊地进行，提高科研秘书的工作能力势在必行。

一、科研秘书的职责

1.科研项目申报

科研项目申报是科研管理的中心环节，也是衡量高校科研水平的重要指标之一。作为科研秘书，在此环节应及时向所在院系教师，尤其是有需要申报科研项目的科研人员传达各级各类申报信息，并在规定时间内收齐申报书，根据相关要求对申报材料进行初审，尽可能减少格式上的一些低级错误，以满足申报文件的要求，确保项目申报的成功率。

2.科研成果管理

科研成果能够充分体现一个部门或一位科研人员在某一特定阶段的科研水平，它是科研管理的关键，也是科研秘书工作的重要组成部分，对于科研建设有着举足轻重的作用。在科研成果统计工作中，科研秘书要本着高度负责的态度，认真做好统计并将其输入相关管理系统，在日后各类申报及评估时便于调阅。

3.学术交流管理

作为提高科研水平的重要途径，学术交流对于科研水平的提高有着不可磨灭的作用。作为科研秘书，要及时将相关学术交流信息准确及时地发布，并对国内外各类学术会议进行准确的把握，以确保教师所参加学术会议的专业性和前沿性。除此之外，科研秘书还应加强与各学会、研究会等相关学术社团的沟通与交流，以便随时掌握科研最新动态和社会所需，并及时将信息反馈给所在院系的教师。

4.科研管理系统

在科研项目申报、科研成果管理以及学术交流管理方面，都离不开科研管理系统。科研秘书应熟悉科研管理系统的使用方法以及一些基本功能，如，人员管理、科研项目管理、科研成果管理、获奖管理等，在学科建设不断发展的今天，科研秘书应该能够熟练地利用该系统进行工作。

二、科研秘书工作现状

科研秘书在分管科研的领导的指导下开展工作，负责全部科研例行的日常管理工作。科研秘书是为方便科研管理工作而专门设置的岗位，该岗位人员从事基层管理，没有决策和制定政策的权限，处于教师和学校的中间环节，起着上传下达的作用。从工作范围来讲，该岗位的工作较为繁琐，许多教师潜意识里认为科研秘书就是打字员、科研材料管理员，科研秘书从事的就是简单机械劳动，这就造成了科研秘书工作中的诸多问题。

1.重视不够，积极性不高

科研秘书岗位没有受到院系及学校相关部门的重视是引起问题的关键因素。许多院系的科研秘书岗位都是由本院系的兼职教师负责，而且更换频繁，造成了科研秘书队伍的不稳定。对于科研秘书本人来讲，在这种环境下他们会认为自己所做的工作琐碎、繁重，不受领导重视，工作积极性会严重挫伤。

2.缺乏专业知识和技能

科研秘书岗位具有专业性、知识性和技术性的特点，许多高校和院系在招聘科研秘书，尤其是请兼职教师担任此工作时，往往忽略这一点，并且上岗后也没有进行专门的科研管理培训。科研秘书岗位工作繁琐，在没有专业知识、专业培训的情况下，就科研秘书自身来讲，很容易丧失工作热情，这样就很难有效地提高工作效率。

三、科研秘书职能提高措施

由于科研秘书岗位的复杂性、辅助性服务性、保密性和重复性特点，在提高职能方面，应着重考虑以下几点：

1.充分重视，设立专岗

科研管理体制的良好运行很大程度上取决于科研管理队伍。就目前各大高校的科研管理队伍来讲，兼职现象十分普遍，这是造成工作不被重视的原因之一。为了使科研管理工作有条不紊地进行，应配备专门的人员从事该项工作。兼职人员在科研管理岗位上不稳定，频繁更换科研秘书，很容易造成工作脱节。而专职人员能够排除各项其他事务的干扰，专心地从事科研管理工作，并且能有充足的时间和精力去学习专业知识，不断提高专业职能，促进院系科研水平的提高。

2.转变观念，加强学习

为做好科研管理工作，科研秘书自身起着至关重要的作用。首先，要转变观念，热爱本职工作，一切以为人们服务为宗旨。在工作中，要有高度的责任心和甘于奉献的意识。同时，要刻苦学习相关业务知识，在工作中不断总结经验教训。积极参加由主管部门主办的各类培训，加强与其他兄弟院校的沟通，以开阔视野，增进交流，提升工作能力。