以“规范化财政所”创建为契机推进基层财政档案工作

翟永平(泰州市财政局，江苏泰州，225300)

乡镇财政直接面向群众，服务百姓，是财政工作体系的前沿和基础。乡镇财政档案是乡镇经济、财政、税收历史发展的真实记录，是农村经济和社会发展的缩影，是各级领导制定发展规划的重要依据。因而，省市财政管理部门对乡镇财政所建设十分重视，为推进乡镇财政科学化精细化管理，江苏省财政厅先后下发了《关于进一步加强乡镇财政的指导意见》《关于开展“规范化财政所”建设的实施意见》。两个《意见》中都对档案工作有所要求，并把档案管理纳入“规范化财政所”考核评价指标体系，规定档案室使用面积不得少于30平方米，档案管理工作达“省二星”级以上标准。借此东风，我们立即会同市区档案部门开展基层财政所档案工作创“星”级的活动。经过两年多的努力，全市94个乡镇财政所中达“二星”以上的76家。以海陵区为例，全区10个财政所中已有8个上“星”级，其中达“三星”的7个，达“二星”的1个，未上“星”级的两家是2012年新成立单位。

一、开展基层财政档案工作的做法与经验

1.清查摸底，掌握现状

各市、区财政局会同同级档案行政管理部门，对本市区乡镇(街)财政所的档案管理情况进行了全面检查，了解具体情况。从调查的情况看，大部分财政所档案工作基础较好，会计档案归档基本齐全完整。但存在的问题也不容乐观，主要表现为:

(1)归档门类不全。普遍只重视会计档案，而忽视文书档案、基建工程档案、电子档案、照片档案的收集归档，因而文书档案散失严重，基建工程档案如农桥改造工程、财政所办公用房建设、改造、装修工程等文件材料未整理归档，分散在经办人手中。

(2)未实行集中统一管理。少数财政所档案的整理归档各自为政，各人整理，各人保管，有的存放在自己的办公室，有的虽存放于档案库房，但仍各管各的橱，各查各的档，没有专门的档案人员，没有统一的管理制度。

(3)区划调整中档案管理责任未厘清。在区划调整、乡镇合并中，有的财政所合并，有的管辖范围变化。不少财政所对合并前的档案重视不够，对移交并入的档案未认真清点、整理、编目、排架，杂乱地锁于破旧的档案橱内，难以查找利用。

(4)档案保管条件达不到要求。大部分财政所有档案库房，但符合规范要求的不多。有的虽有档案库房，但同时又是杂货仓库；有的档案库房狭小、拥挤，无防盗、防霉、防虫等设备，以至出现档案霉变、虫蛀现象。

2.强化领导，精心组织

针对存在的问题，我们首先召开由各市区财政局基层管理科负责人参加的座谈会，并请市档案局业务指导处的同志参加，学习《江苏省财政厅关于进一步加强乡镇财政工作的指导意见》《关于开展“规范化财政所”建设的意见》和《江苏省档案工作等级评定试行办法》，研究对策，部署乡镇财政所档案管理创“星级”工作，力争在三年内使我市95%的基层财政所档案工作达“二星级”以上标准，90%的财政所成为“规范化财政所”。为完成这一目标，各级财政、档案部门均将其列入重要议事日程，作为一项重要工作进行考核。市、县、乡三级都成立了领导小组，分别由分管局长、分管乡镇长任组长，财政局基层管理部门直接抓、财政所所长亲自抓，层层落实，层层考核，确保档案工作和“规范化财政所”创建工作顺利开展。

3.集中培训，提高水平

财政所编制紧，人手少，且都是财会专业，基本没有档案专业人员，加上平时很少接触档案和档案工作，所以档案人员的业务素质普遍较差。根据部署，各市区为财政所举办专门档案培训班，重点学习财政所档案管理工作中必须的档案知识和具体操作方法以及档案工作等级评定标准，注重实效。

4.强化指导，突出收集

各市(区)财政、档案部门着力加强对收集工作的监督指导。首先，从内部着手，全所动员，翻箱倒柜，把各人手中的文件、图表、照片、光盘及其他载体的文件材料全部集中鉴定，有保存价值的整理归档。其次，向外部延伸，从在本所工作过已调出或退休的人员特别是所长、副所长处，收集属于本所的有价值的文件材料。通过这一渠道，收集到了不少文件材料。例如，一个财政所从已退休的所长手中收集到几十张照片和本所会议记录(在所长个人笔记本上)，丰富了照片档案、文书档案的内容。第三，向上级延伸，从乡(镇)政府档案中寻找本所历年向乡(镇)人大所作的年度财政预算执行情况报告，从市区财政局档案中寻找本所历年上报的财政收支情况报告、年度工作计划总结等。通过突击收集，我市大部分财政所基本做到档案门类齐全、内容完整。

5.加大投入，支持有力

在监督收集整理的同时，我们又加大硬件投入，根据各所情况下拨经费，用于购置档案管理必备的设施设备，如更新档案橱，安装密集架，添置计算机、空调机、除湿机，安装防盗门窗等。对少数用房特别紧张的财政所，我们深入有关乡镇，与乡镇政府沟通协调，设法解决档案用房等困难。

二、推进基层财政档案工作的对策思考

经过两年的艰苦努力，我市基层财政所的档案工作基本走上规范化的轨道。笔者认为，要巩固已取得的成果，须采取长效管理措施，不断增强档案工作持续发展的内生动力。

1.完善制度，为巩固现有成果提供保证

有规矩才能成方圆，建章立制是开展工作的前提。一是要进一步完善归档、保管、保密、利用等档案管理制度，作为档案工作常规依据。二是要健全档案管理岗位责任制，“档案管理”是财政所规定的13个岗位之一，但由于我市基层财政所长期以来编制不足，人员少，到目前为止，尚有61.5%的财政所不足5人，一人多岗，身兼多职的现象普遍存在，因而档案管理岗位得不到真正落实。要保证档案工作常规化，必须把档案工作纳入财政所正常管理程序，作为财政管理的基础工作之一来抓，认真落实岗位责任制，并切实加以考核。三是要把档案工作纳入所长岗位责任制和财政所年度考核内容，在年终考核中，对档案管理优秀的财政所给予奖励，以奖代补，形成激励机制。

2.强化意识，为档案工作的持续发展提供动力

要加强宣传，强化全员档案意识。首先要增强各级领导的档案意识，实践证明，领导重视支持是搞好档案工作的前提，我们要在强化市、县(市、区)、乡(镇)三级领导档案意识上下功夫，以贯彻落实《档案法》为先导，将档案工作列入财政局、乡(镇)政府年度工作计划，摆上议事日程。同时更要强化财政所全体人员的档案意识，要把学习宣传《档案法》《江苏省档案管理条例》作为政治业务学习内容，不断加强对档案工作的再认识，牢固树立档案法制观念，形成人人关心档案工作、个个都是兼职档案员的氛围，从而为财政所档案工作持续发展提供内动力。

3.培养人才，为档案工作的持续发展增强后劲

基层财政所人少岗多的现状决定了财政所的工作人员必须是“全科”人才，不但要精通本岗位的业务，还要熟悉其他岗位的业务，包括档案管理业务。基于这一认识，笔者认为基层财政所档案人才的培养应从以下方面着手:

一是档案人员每年都要参加市、县(市、区)档案管理部门举办的培训班，系统学习档案专业知识和操作技能，并取得上岗资格。

二是每年初邀请档案部门专家到所讲授档案知识，指导各门类档案立卷归档工作。这样既能普及档案知识，强化全员档案意识，又能保证档案整理符合规范。

三是各市(县级)、区财政局每年举行一次档案工作现场交流活动，所有财政所轮流作观摩现场，各所档案人员参加，交流经验，指出不足，讨论具有共性的难题，相互促进，共同提高。

四是将档案业务学习列入财政所每周业务学习的内容，由本所档案人员负责主讲，普及档案知识，提升全体人员档案意识，为档案工作的持续发展增强后劲。