重大项目档案管理问题与对策

严晓蕾︵无锡市北塘区档案局，江苏无锡，214044︶

重大项目工程档案是项目建设及其管理活动的真实历史记录，是对重大项目进行建设、勘察、设计、施工、监理、审计、管理、验收以及维护、改造的重要依据。它既要保证建设项目基建档案的成套性，又要保证单项工程的成套性，所以，整理项目档案是一个系统而又全面的工程。随着经济的飞速发展和技术的不断改进，我区加强了项目建设和技术改造，众多新建、续建、改扩建的工程项目应运而生。客观认识和研究项目档案工作的现状，并在此基础上采取必要的对策，对于推动此项工作的深入开展，使档案工作更好地为重大项目的建设与发展服务，成为摆在每个建设单位面前亟待解决的一个重要课题。

一、重大项目档案管理工作存在的问题

1.基层管理人员档案意识淡薄

根据《档案法》《国家重大项目文件归档要求与档案整理规范》及《无锡市档案管理条例》的有关规定，项目档案的完整齐全是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个工程建设项目的竣工验收。由此可见，项目档案对整个工程项目的竣工验收具有决定性意义。去年，无锡市档案局联合市发改委，对我区的一些重大项目档案管理进行了专项检查，并提出了针对性的意见。目前，我区每年都会开展多项重大项目工程建设，相关单位的领导对此项工作也比较重视。但是，对于项目建设管理中很重要的一个方面——项目档案管理却没有得到足够的重视，“重施工、轻管理”在项目工程业内普遍存在，平时只注重赶进度、抓质量、保安全等常规工作，而忽视了项目建设过程中档案资料的管理。项目档案是一项来源多元化的档案，由于施工中标单位普遍存在分包现象，而具体施工单位也没有注意施工过程中文件、图纸、资料的收集、整理、归档工作，不是按照施工过程中每一个环节来产生资料，而是到工程施工的结束阶段，才突击搞竣工资料。因此，基层施工单位对项目档案移交方面的不重视，导致移交给档案管理部门的档案经常出现不完整、不规范、不及时的问题，使档案资料的真实性大打折扣。

2.工程项目手续不全

重大项目工程建设是事关全区经济可持续发展的大事，为此得到了区委、区政府的高度重视。由于我区重大项目建设时间紧、任务重，为确保利益最大化，一些工程项目基本上都是先开工建设，而后再补充审批手续等事宜。这样，工程项目的前期开工手续进度大大地提高，同样也有力地保证了工程项目的竣工时间。但是，由于工程项目没有按照正常程序报批，而是采取一些超常规方式完成的，确实存在很多问题和不足，在项目档案方面尤为明显。所以，这种“先上车，后补票”的行为不仅给后期项目档案的归档和整理带来了不少的麻烦，同样给后期办理各类权证也带来了诸多的不便。

3.档案资料收集不齐

项目档案对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建等有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响整个建设项目的后期管理，甚至会造成负面影响。因此从项目立项开始，就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作。在施工过程中，一些工程项目与原先的设计有所变动，有的只是现场在原有图纸上临时调整，并未形成正式修改稿，有的则是一而再再而三的重复变动修改，最终只形成了一张定稿。一般来说，重大项目工程档案中不管是文件资料还是工程图纸等，都必须要一式多份，保证各个主管单位都有据可查，这就要求基层档案人员必须要有较高的档案意识，不错过任何一个细节。所以工程越庞大，施工单位移交过来的材料就越缺乏，通常只移交了一些主体材料，而与各分包单位横向联系的材料就悄悄流失了，这也加大了后期项目档案收集、整理的难度。

二、加强重大项目档案管理工作的对策

1.加大政策宣传力度，强化法律法规学习，提高全员档案意识

针对目前项目档案管理工作中存在的一些重视程度不够，部分重大项目工程建设重心偏移等问题，我区应加强宣传贯彻《档案法》《国家重大项目文件归档要求与档案整理规范》及《无锡市档案管理条例》等法律法规，坚持依法管理重大项目工程档案工作，使相关领导及责任人认识到管理和保护档案是重大项目建设和管理的客观需要，也是国家法律法规的规定要求。只有从源头抓起，把项目档案管理工作纳入并同步于工程管理的各个环节，才能保证此项工作的顺利进行。

2.从源头出发，狠抓收集工作。

各建设单位对工程档案的收集应该具备超前意识，制定相关的收集计划，并落实到每一位档案网络人员。根据工程项目的实际情况，分门别类列出应收集的材料清单，分发给各责任人，做到项目档案的收集有计划、有检查、有监督。项目工程的档案网络人员要增强责任意识，积极主动，做好材料的平时积累、整理。

3.建立健全各项制度，加强内部管理

为保证项目档案管理工作良好有序地开展，各建设单位和项目主管部门必须制定统一完善的规章制度，如资料、图纸的归档制度、借阅制度、保管制度等，必要时可以建立相应的奖惩制度，有效促进从施工单位到管理部门人人都遵守执行，防止出现一些施工时不积极、不收集，到工程竣工验收时才临时突击、档案管理混乱的现象，确保项目档案的成套性、完整性、系统性。

4.加强业务素质培训，建立管理网络

根据现有项目档案工作人员的现状，我区应继续加大培训力度，特别是要针对目前重大项目工程档案中存在的问题，定期进行有针对性的培训，相关人员持证上岗，并相对保持资料管理人员的稳定性。各项目建设单位也可以单独举办业务培训，扩大培训面，提高所有专兼职档案人员的业务素质。并建立项目档案管理网络，明确责任到人，确保工程竣工后档案资料完整、准确、及时、真实地归档。

5.加强监督指导，加大执法力度。

在坚持依法管理的要求下，我区应采取必要措施加强对重大项目档案管理工作的监督指导，做到长效管理。进一步完善重大项目档案业务规范建设，用科学适用的业务规范来指导项目档案业务建设；加大执法力度，定期不定期开展重大项目档案管理的执法检查，保证项目档案的正常进行。

加强重大项目档案管理工作，是一项艰巨且长期的任务。随着我区经济发展的不断加快，新的历史时期对工程建设提出更高的要求，这就更能体现出项目档案管理的重要性。档案管理人员必须不断提高自身的专业素质，加强项目档案的现代化管理水平，以适应新形势下工程建设的快速发展，推动重大项目档案管理提高到新的水平。