基于信息化建设的企业协同知识管理探究

2013-08-15石雅楠

电子测试 2013年18期

石雅楠，李潇

（河海大学公共管理学院，南京,210000）

1 企业协同知识管理概述

知识管理就是借助各种信息技术和工具来对知识的识别、发掘、传递、存储、共享等环节进行系统化的控制和协调,以实现知识资源的最大限度利用,进而促进知识创新和知识传播。企业知识管理过程中有三个重要元素：人、组织、信息技术，管理过程就是要将它们有机结合起来，以有效提升企业竞争力。

协同是将原本独立的个体或组织通过一定的相关性联系起来，共同合作使总体效果大于各部分效果之和，达到效果最大化。协同工作的参与者都有着共同的目标，这是协同工作顺利完成的前提条件。协同中的各部分相互依赖，依靠各成员所长相互协作，融合彼此智慧、资源来共同完成这个相同的目标，期间最重要的元素是沟通，有效地沟通激发各成员能力施展，共同合作。协同的所有成员一起贡献，一起分享收获的成果。

协同知识管理是站在企业组织战略角度的高度上,利用先进的信息技术把企业成员的工作、学习、思想、决策与组织的战略目标有效结合起来的一种信息化管理方法。它以知识和流程为主线,把知识采集、知识创造、知识分享融合到企业的日常流程运转中,提高了员工的个人能力，促进了企业的持续发展。在知识经济快速发展的今天，企业越来越重视知识资源的有效开发、利用。目前，多数企业的协同知识管理仍停留在低层次的起步阶段，知识并未得到高效利用。要摒弃原来“孤岛式”知识体系，就需要企业利用协同知识管理的策略，建立一个开放、共享、协同的知识管理平台。

2 企业协同知识管理的要求

2.1 企业文化

企业文化是企业的精髓，它影响着每个成员的价值理念，是企业的向心力，激发组织成员集体观念，激励其为了企业荣誉奉献价值，并对每一个成员起到一定的约束作用。国内学者刘光明曾提出过企业文化四层次学说，四个层次分别为：物质层、行为层、制度层和精神层。这四个方面都是企业文化建设的要素，并依次成渐进态。企业协同知识管理需要企业文化作为支撑，企业文化的树立能够为知识管理提供一个轻松共享的氛围，相反，协同知识管理的目标又是为了建立一个知识互动共享的平台，呈现优秀的企业文化。

协同知识管理所需的环境正是依靠企业文化塑造的，企业文化的核心是价值理念。企业的价值理念是企业成员的信念，有什么样的价值理念，就有什么样的企业文化。它指导着企业成员的各项工作，各成员之间通过一定的相关性协同起来，共同发挥作用。

2.2 管理运行

管理运行是从整体层面去把握企业运营，通过配置协同的工作环境达到知识管理的要求，通过优化、重组企业的组织结构，使企业的知识资源得到合理利用。管理运行的核心是人力资源管理，人是一个企业的灵魂，管理的根本任务是让组织里的每个成员都协同工作，让他们共同奉献，分享成果。团队的协作在知识经济时代成为了主要的工作方式，它集合了高效、灵活、互补等多重优势，在如今也是管理运行的重要组成。合理、优质的管理运行能促进员工主动、高效地投入工作中，引导员工搜索欠缺知识，弥补自身不足，共享知识资源，以充分发挥其创造性，为企业发展提供价值。

2.3 能力水平

能力水平是以全体成员知识化为目标，通过内在动力的激发，工作方式的转变和综合素质的提升，实现企业群体指挥能力的不断发展。从个人和组织两个层面来提升企业整体的能力水平。能力水平包括企业的技术支持和管理平台建设。能力水平依靠技术支持，把知识的应用和技术相结合，通过技术支持最大限度的发挥能力水平。开放、共享的管理平台体现着企业的协同能力，激发员工工作方式的转变和综合素质的提升，促进了企业群体智慧能力的不断发展。

3 企业信息化建设的内涵及现状

3.1 企业信息化

企业信息化，就是用现代信息技术来实现企业经营战略，行为规划和业务流程，通过对信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高经济效益和竞争力。企业信息化实际上就是将企业的生产、事务管理、公关、政策决策等业务数字化，通过网络平台进行信息交流、决策。企业信息化有利于生产要素的优化组合，提高企业资源配置效率，节约运营成本，并有助于企业实现传统经营方式的转变。

3.2 企业信息化现状

信息资源是企业运营中与人、财、物同等重要的资源，如今人们已经认识到企业管理信息化建设是企业提升核心竞争力的关键手段。企业的信息系统建设过程，涉及到企业的生产、管理、IT技术等方方面面，由于多数企业的IT水平所限以及市场上通用的信息系统无法适应每个企业的情况，因此摈弃自行开发，选择成熟的信息系统并进行二次开发，是多数实力企业进行信息化建设的不二选择。在逐渐步入信息时代的今天，企业要在科技时代站稳脚跟，求得生存发展，就要适应信息时代的竞争环境，运用信息化手段，提高企业经济效益和管理水平。

4 信息化建设在企业协同知识管理中的作用

4.1 发挥媒介作用，促进信息流通

进行信息化建设的企业通过信息网络技术，借助电子邮件、实时沟通客户端、浏览器等进行办公自动化，显性的知识通过编译后的信息进行传播、存储、分享。一方面，促进了企业内部成员之间的沟通协调，方便工作计划的制定、实施、协作完成，提高企业办公效率，并轻松将企业知识资源共享网络平台，方便工作成员获取知识，共享资源。另一方面，也有效改善了企业间的沟通合作。信息化建设督促组织收集企业知识资源，并将其公开化，相关企业间可以通过企业对外信息平台了解企业概况，掌握所需信息，节省调研考察时间及费用，促进战略合作关系发展。

4.2 优化管理方式，组织协作

信息化建设使企业的生产和管理方式都得到了明显改善，它深入到战略层次。提供了组织结构整合所需知识，提高了组织协作能力。带着信息化时代的优势，将原本分散单一的管理方式重新整合，加大了企业协作程度，在组织分工、合作上更清晰明确。借助信息系统的开放性，无论是管理层还是普通员工都可以平等共享企业知识资源，在开放、快速沟通过程中，提高工作效率。促进组织结构进行了扁平化的整合，驱动企业成员加大协作，突破传统的层级障碍，在短时间内提高企业的竞争优势。

4.3 促进企业知识体系完善，知识管理机制构建

企业知识理论从知识共享、运作的需求解释了企业的存在完善的知识体系是现代企业的需求，信息化建设为企业知识体系完善提供了机会。信息化在协同知识管理中为知识的获取、生产、保持、扩散提供了有效途径，同时也对企业的知识资源进行筛选，剔除无效或多余知识、提炼优秀知识资源。在知识的运用上，信息化建设促进了知识的转化，将显性知识和企业文化结合，使其内在化、整合化。

4.4 促进企业建成创新型组织

信息化基础上的企业知识管理，形成了知识良性循环动态环境。为企业个体成员提供了更多知识去学习，使其不断进步，不断创新。这样的氛围下，激励组织内部知识共享，开发组织单元的知识学习能力，减轻知识转移的障碍，鼓励全员不断尝试、创新，形成创新型企业环境。也为创新型企业文化建设和扩散提供了有效途径。在今日，只有创新型企业才能占足先机，信息化建设使管理者心智模式发生转变，在协同知识管理的带动下，合理使用知识资源，使企业创新型核心能力(企业配置、使用资源,以及发现未来机会的能力)得以提升和优化。[8]为企业屹立在层层竞争中，并处于不败之地打下基础。