如何提高高校教务秘书工作的实效性

刘银平

（江苏师范大学 化学化工学院，江苏 徐州 221116）

教务管理工作是高校管理工作的主要组成部分，是学校工作的中心环节。教学管理的水平和质量直接关系到高校的教学质量，乃至高校生存和发展。随着我国高等教育事业进入了一个快速发展的阶段，呈现出新的形势，高校教务管理工作面临着新的挑战。教务秘书作为高校教学管理中的重要组成部分，其工作质量和效率对高校教学管理有着直接的影响。

一、教务秘书工作的特点

1.服务性。

教务秘书是二级学院教学工作的具体执行者，面对的对象是领导、教师和学生，其工作性质决定了该岗位的服务特性。教务秘书要树立服务意识，以教学工作为中心，全心全意为师生服务，竭力为师生创造方便，努力提高工作效率和质量，保证学院教学任务圆满完成。

2.繁杂性。

教务秘书承担着大量的教学管理工作，如开学前工作准备、组织各类报名考试、期中检查、教学计划执行、课程安排、实习安排、毕业论文安排、征订教材、各类项目申报等一系列事务，加之一些突发性紧急事务，工作范围涉及教学工作的方方面面，这凸显出教务工作的繁而杂，且稍有不慎容易导致教学事故。

3.时效性。

教务秘书在行政上隶属于二级学院，在业务上归教务处领导，在一些事务的处理上需要受制于学校统一部署安排，如排课管理、考级报名、各类项目申报等，因此教务秘书要提前规划统筹好工作安排，在有效时段内高质量完成。

4.重复性和准确性。

每年教学工作事务相差不大，呈现出一定重复性。教务秘书在实际工作中，切不可认为此项工作以前办过，自我觉得经验比较丰富这种想法，这样很可能就容易出错，因此必须认真对待，不可存在侥幸心理。再者教务秘书工作的繁而杂、事务性强等特点，不能疲于应付，要严格认真对待，忙而不乱，井井有条，确保各项工作准确无误，否则易造成严重的后果。

二、如何提高教学秘书工作的实效性

基于以上分析，教务秘书应从繁杂的事务性工作中解放出来，提高工作效率，这对教务秘书的素质和能力等提出了新的要求。

1.良好的职业道德素质。

教务工作繁而杂，这就要教务秘书具备高尚的思想道德情操。第一，要有严谨的工作态度和高度的责任心，在完成的基础上还必须确保各项事务准确无误，如教学计划执行、考试安排、成绩录入统计等需要认真审核，否则会酿成教学事故。第二，教务秘书要讲原则，要一视同仁，按照规章制度办事，不能办事因人而异。第三，能吃苦耐劳，乐于奉献，任劳任怨，淡泊名利，顾大体识大局，树立全新全意为教学服务的理念。第四，由于教务秘书岗位服务性质，在处理教学事务过程中，遇到的问题较多，难免会让人误解，因此需要教学秘书学会宽宏大度，善于自我调节，乐观向上，不感情用事，培养良好的心理品质。

2.过硬的业务素质。

对教务秘书来说，第一，必须掌握学院师资情况、专业设置情况、课程体系、实验室分布和学生情况等，在安排课表时，涉及以上情况就能迎刃而解，不需要再逐个收集相关信息，耽误时间。第二，熟悉对口校机关各科室主要职能，如在申报、报送相关材料时能够及时沟通，报送准确及时，不会出现张冠李戴的现象，延误时机。第三，熟悉学校相关的规章制度及相关办事流程，如全日制本科生管理办法、学籍管理办法、学位授予办法等，在处理事务时能够准确快速完成。

3.制订周密计划，妥善安排。

由于教务秘书岗位的特殊性，教务秘书制订工作计划是提高工作效率的重要条件。根据学校发布的通知和要求及学院工作安排，制订周计划、学期计划，在记事本上记录待办事项，教务秘书要合理安排好时间，保证按期实现工作目标，每完成一项打上一个钩号，有效避免丢三落四的现象，使工作有计划性、条理性、预见性，在工作中能够得心应手、游刃有余。

4.提高现代化办公能力。

随着信息化进一步普及，办公自动化对教务秘书计算机操作水平提出了较高的要求。

各高校有一系列教务管理、等级报名、网上办公等系统，第一，教务秘书必须熟练掌握系统各个模块的功能，而不是当用到某个模块时再临时学习，耽误时间，影响工作效率；第二，充分利用办公自动化软件，尤其是充分学习和挖掘excel软件功能，提高办事效率，例如计算教师工作量、监考费等利用分类汇总功能、计算公式等；第三，充分利用飞信、QQ群等大众流行传媒介质，快速传达有关通知和布置有关工作，如通知调课、报名等，相比传统打电话通知方式，更凸显出传媒介质的优势：方便快捷、节省话费和便于查询，不会因为通知疏漏而造成教学事故；第四，熟练使用和维护办公设备，例如：打印机卡纸、电脑出简单故障如何快速处理，为高效办公赢得时间。因此要提升自身办公自动化水平，发挥教学管理手段现代化最优化，切实提升办事效率和水平。

5.沟通协调能力。

沟通是人际交往的重要方式，教务秘书在工作中经常要和机关各处室领导同事、学院领导同事、其他学院教务老师、学生相互间沟通协调等，可见沟通协调能力是教务秘书开展工作极为重要的方面。教务秘书要努力营造和谐、信任的工作氛围有助于工作良性开展，保持良好积极的心态，在一定程度上提高了工作效率。另外通过和经验丰富的教务秘书交流，经常浏览兄弟院校网站或电话联系，探讨在教学管理方面好的做法，为今后工作突破创新提供宝贵的经验。

6.处理文字、书写表达能力。

教务秘书在工作中要经常起草有关通知、新闻报道、工作计划、工作总结、规章制度等，这就需要其具备一定的文字写作能力。提高写作能力除了平时要多看、多写、多练、反复锤炼外，还要熟悉各类公文基本格式和规范。如果在文字写作方面能力有所欠缺，则势必会影响到工作效率。

7.档案收集、整理和利用。

教务秘书要树立档案意识，对教学过程中原始资料要及时收集、整理，保证档案的原始性和真实性。

第一，常规教学业务档案的归档，根据教育部本科教学评估的要求，各高校制定了相关教学业务档案文件，教务秘书须认真研读文件，根据学校要求及时整理和归档常规教学业务档案如考卷、毕业论文和实习材料等。

第二，加强电子化信息收集和整理，平时要善于积累、整理有关电子教学档案，如对学生获奖、获得项目、发表论文等信息可按类别、按年度进行汇总。当学院在申报各类教学项目时，需要近几年材料时只需打开文件夹调出相关内容即可，这时就会深深体验到电子档案的重要性，把工作做在平时，关键时候高水平发挥工作效率。

还有一点值得注意的是电子资料存档，可按不同时间、不同储存介质进行备份，以防电脑出问题导致数据丢失。

8.创新意识的培养。

只有不断创新，才能求得发展。教务秘书不能陷于繁杂的事务性的日常工作，只顾埋头干事，一成不变地、重复性地开展工作。必须从繁琐的教学事务中不断分析、总结经验，结合工作实际，在看似机械的工作中寻求突破，努力探索教学管理的新途径、新方法，创造性地开展工作，切实提高工作效率。例如教务秘书在安排教学任务时，创新地在备注栏标注什么时间段不安排课，小小不经意的创新可达到事半功倍的效果，通过此创新可有效避免在安排教师课表时需和教师沟通哪个时间段不安排教学任务，或者教师对安排课表不够满意，再进行课表调整，重复劳动，降低了工作效率。

总之，教务秘书要牢记“立足本职、勤于思考、开拓创新、提升效率”这条准则，在教学管理实践过程中，善于积累经验，掌握科学有效的办事方法，有针对性地完善自我，推动学院教学管理工作迈向规范化、科学化、现代化更新教学观念，以适应现代化高等教育事业的发展。

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