职业院校秘书教育应加快职业化进程

吴良勤 樊旭敏

（1钟山职业技术学院，江苏 南京 210049；2浙江经济职业技术学院，浙江 杭州 310018）

何谓职业化，就是工作状态的标准化、规范化、制度化，即在合适的时间、合适的地点，用合适的方式，说合适的话，做合适的事。每一行每一业的员工都应该有像那一行那一业的样子，员工要在知识、技能、观念、思维、态度、心理上符合职业规范和标准。

干一行就要像一行。负责秘书人才培养的职业院校，能不能培养出“像样”的秘书出来，这很重要，培养出来的秘书像不像秘书，能不能胜任秘书岗位，应该说是每个秘书职业教育工作者应该思考的现实问题。那么，要解决这个问题的关键，除了学生自身素质和社会环境影响外，一个至关重要的问题就是如何开展秘书专业教学。笔者认为，秘书专业教育应该加快职业化进程，通过职业化的教育，培养学生的秘书职业规范、秘书职业技能、秘书职业态度等，从而适应社会对秘书人才的需求。如何加快职业院校秘书教育的职业化进程？笔者认为必须做好以下几个方面。

一、必须加强对学生秘书职业道德教育和职业规范的训练

随着中国经济的迅猛发展，秘书工作的方式也开始发生革命性的变化，企业领导人对秘书的要求正也在悄悄地发生变化，秘书工作的综合化、信息化和国际化已成为历史的潮流，因此，必须做好迎接挑战的准备。

1.加强对学生的职业道德教育

秘书在领导身边，是领导的参谋和助手，可以说是“人微言重、官小权大”。一些不能自律的人往往会借机牟取私利、中饱私囊，逐步走向腐败。企业秘书中也经常发生不遵守行业规则，为了满足个人的欲望，泄露、窃取商业机密。这些现象已经在社会中形成了对秘书职业的负面形象，严重影响了秘书职业社会地位。

因此，确立秘书这一特殊社会职业的道德和纪律底线，并保证所有从业人员的职业操守，已经成为决定秘书职业化进程顺利的关键。职业院校，应该教育学生有良好的职业道德，遵循法律法规和职业道德，自觉接受职业道德、法律法规的约束和管理，杜绝秘书不良行为的发生。

2.加强职业规范训练

每一行每一业的员工都有自己工作的规范，秘书人员也不例外。何谓规范，也就是说做事的基本准则和要求，简言之就是工作的要求。要想成为一个合格的秘书人才，就要遵循工作规范，并按照工作规范来办事，才能够将秘书工作做好。

对于秘书而言，工作规范多而繁杂。比如说，着装规范作为秘书人员、工作的时候应该穿什么样的衣服，佩戴什么样的饰品，都有规范和要求；比如说，礼仪规范，接打电话、递名片、介绍、握手等都有规范和程序；再比如说，秘书接待工作、会议组织与管理等专业性比较强的工作，规范和程序更加严格。如果秘书人员不能掌握相关规范和程序，就会在社交、工作等场合出现失误，甚至会闹出笑话。

职业院校文秘专业的学生如何去掌握这些规范和程序？一方面，通过课堂教师讲授，获得相关知识，一方面通过课外实训，经过不断训练，在实践中掌握相关规范和程序。

二、必须加强对学生职业化工作态度的训练

职业化的工作态度，简言之就是用心把事情做好。认真做事只能把事情做对，用心做事才能把事情做好。秘书的日常工作虽然是帮上司“打杂”，但她又肩负着“公司形象代言人”的重任，她给外人的印象不仅关系着上司的形象，而且关系着整个公司的形象，所以，职业秘书一定要在工作中有意识地塑造自己的品质。职业院校要培养和训练秘书专业学生以下工作态度。

1.认真、缜密的工作态度

“认真”是秘书工作最起码的要求。但是，要想做到认真二字是很困难的。职业秘书，不仅要遵守单位的规章制度，而且要比一般工作人员做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高；他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧或办事拖拖拉拉。

秘书在工作中必须缜密周到，养成做事留有余地的习惯，能将工作中可能出现的各种意外状况考虑在内。这样的话，事情的结果往往会出乎你自己的意料。如果秘书人员养成了这种办事习惯，上司和同事就会对你有另一种看法：你是一种办事稳重，可以值得信赖的人。

2.诚实、谦逊的工作态度

诚实就是说老实话，办老实事，做老实人。当然，白领都需要诚实，但对于秘书来说这一点尤其重要，因为不管经验多么丰富，秘书在繁杂忙乱的工作中都会出这样或那样的差错，出了错，马上道歉，这就是诚实。有些秘书不诚实，为了自己或朋友的私利，故意隐瞒真相，不及时向上司汇报，从而给上司的决策造成失误。所以，对于秘书来说，诚实是最重要的人品，只有用诚实才能换取上司和同事的信任。

与其他部门的人相比，秘书的确有一种“近水楼台先得月”的优势，可以容易得到各种信息，听到各种机密，这是秘书工作本身决定的。正是由于秘书容易得到这种“上层信息”，因此往往会引起一些人的羡慕或忌妒。如果秘书没有谦逊的品质的话，职务上的优越感就会让她滋生出骄横跋扈的毛病，在工作中，就会慢慢地把自己的尾巴翘起来。因此，为了搞好与各方面的关系，秘书无论何时何地都要把自己当做公司的普通一员，绝对不允许自己滋生出“超人”的感觉。

3.宽厚、合群的工作态度

秘书应该性情温和，待人友好。因为部门利益、价值观念等方面的原因，同事之间对一些具体问题的看法上出现分歧是正常的。所以，在工作中遇到问题难以沟通时，秘书应习惯换位思考，从对方的角度看问题，理解对方。不管双方的分歧多大，都要在人格上尊重对方，不是以权势压人，强迫对方接受自己的意见。

秘书部门是一个单位的神经中枢，从收集信息到给领导安排工作日程，几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果一个秘书不合群，不是离群索居，就是孤芳自赏，她就很难有亲和力，公司里的同事就会对其敬而远之；如果这样，那么她不仅得不到各部门的支持，反而有可能到处有人给她使绊，让她寸步难行。

4.自信、稳重的工作态度

秘书工作的一个特点就是突发性事件多，秘书必须有高度的自信，否则局面无法收拾。当然，秘书的自信一般不会挂在嘴上，也很少表现在脸上，他们的自信多是化做了行动；秘书办事谨慎，这并不表明胆怯；为人宽容，并不是懦弱的表现。事实上，秘书只有自信才能赢得上司的信赖，秘书凭借自信而成功的比例远远高于依赖聪明而成功的比例。

三、改进教学方法，加强对学生职业技能的训练

职业院校要把秘书专业学生培养成“坐下来能写，站起来能说，走出去能干”的高技术技能、高素质应用型专门人才，就必须加强学生职业化教育，改进教学方法，根据现代职场对秘书人才的需求，调整、整合教学内容，改进传统的填鸭式、满堂灌的教学方法，引用任务驱动、案例教学、情景模拟实训等先进的教学方法。

1.任务驱动教学法

所谓任务教学法，就是在上课之前，先引领学生去完成相应的工作任务，在工作任务完成过程中，穿插理知识的讲授。通过完成项目任务，达到教学的目的。

任务驱动教学法，在工科专业使用比较广泛，同样这种教学方法在我们秘书专业教学中也同样适用。比如说，在讲授会议组织与管理的时候，可以先让学生模拟办会，在办会的过程中讲授会议组织的程序和会议组织的方法，这样一来，学生更容易接受。

2.案例教学法

案例教学法，就是在讲授秘书专业基本知识的同时，增加一些秘书工作中的实际案例，让学生讨论，分析这些案例中涉及的事情该如何解决，通过案例分析，学生掌握解决秘书工作实际问题的知识和技能。

3.情景模拟法

情景模拟法，可以说是讲授秘书实训、社交礼仪等课程很好的教学方法。指导学生实际模拟秘书工作场景，模拟解决秘书工作中的一些事务和突发事件，并由学生进行自我点评，对完成任务的情况进行分析，最后由教师进行总结。通过情景模拟，学生掌握秘书工作、人际交往、处理突发事件的基本方法、技巧，从而提高各方面的能力。

四、建立和完善就业准入制度，组织学生参加职业准入鉴定

自1997年我国实行秘书国家职业标准和秘书资格鉴定制度以来，已经取得了一定的成效。随着我国秘书工作职业化的进程，推行秘书职业就业准入制度显得尤为重要。严格地说，现行的秘书职业资格鉴定考试，它只是一种等级评定，并不等同于职业准入。职业准入应侧重于一个求职者有没有资格从事该职业，其考试内容应是对包括职业道德、专业知识和技能储备等方面的评价，而不是简单的水平测量。

所以，必须对现行职业资格鉴定考试进行改革，在现行《国家秘书职业标准》的基础上，进一步探讨、研究，保留现在职业资格鉴定考试中一些好的做法，重新设立《秘书职业准入标准》，并引导学生参加职业准入鉴定，使学生获得职业准入证书。

秘书职业化的发展在我国已初见端倪，职业院校应该加快职业化教育的进程。如何促使秘书职业化健康、规范发展，还有待于进一步的探讨和研究，有待于秘书学界同仁的共同努力。

［1］艾洪涛.我国秘书工作职业化的现状分析.沧州师范专科学校学报，2007.12，（4）.

［2］文先玉，李小平.试论我国秘书职业化发展.四川档案，2001.6.