高校教学秘书角色探讨

刘 聪，孙铭娟

（第二军医大学，上海 200433）

在高校的教学工作中，教学秘书承担着基层教学管理工作任务，在督促、落实、检查学校各项教学活动的过程中起着重要的作用。笔者结合实际工作体会，对教学秘书的岗位职责和教学秘书所应具备的素质进行初步探讨[1]。

1 教学秘书的岗位职责

1.1 协助教研室主任和各课程负责人制订或修订人才培养方案、课程标准，建设、维护试题库与专业网站

人才培养方案是学校保证教学质量和确立各专业人才培养目标的纲领性文件，是组织教学工作、安排教学计划的基本依据。教学计划是结合各教研室的教学资源情况制订的各学期、各年级和各学科教学工作的整体规划。课程标准是实施课堂教学的指导性文件。试题库的建设与使用使得考试更为公平、公正，并加强了保密性，避免了人为因素的干扰。专业网站为教学提供了良好的互动平台。这些课程配套体系需要教学秘书配合各教研室主任组织专人进行建设与维护。

1.2 协助教研室主任开展日常教学管理工作

教学秘书负责教学进度表（包括理论教学和实践教学）的填写、核对与提交工作，提醒教师课程安排的具体时间、地点，并督促其提前完成备课和试讲工作，确保教学过程规范无差错。

为了维护正常的教学秩序，对于教学过程中的突发情况，如临时安排的停课、调课等，应及时通知相关教师及学生，避免教学事故的发生。教学秘书应确保每学期的教学准备会、教学联席会和教学总结会按时召开，倾听教师和学生在教学过程中遇到的困难与问题，并将收集到的信息及时反馈给教研室主任及院、部（系）教学管理负责人，以便改进工作，保证教学质量，达到教学目的。教学秘书应配合教研室安排好青年教师的培养工作，落实上新课的老教师和青年教师的试讲事宜，并做好记录，为教师的培养提供依据。

1.3 合理安排课程考试相关工作

考试是教学工作的重要环节之一，是反映教学质量与教学管理水平的指标，也是教学质量评价中重要的方法和手段。

考试管理包括试卷的命题、印刷、收发、阅卷、成绩的评价与总结以及试卷的保存与查阅等工作。在试卷命题问题上应做到提前统计考试课程，通知任课教师按时完成试卷命题工作，督促各命题教师及时上交试卷。在印刷及发放过程中做到严格保密、高度认真，不出任何差错，同时还要做好考试后的管理工作。此外，考试管理还涉及考试具体安排，包括确定考试时间、考场、监考人员等，以确保考试工作顺利进行。

1.4 做好教学档案的收集、整理和管理工作

教学档案是教学评估检查的重要衡量指标之一。在教学活动和教学改革研究中会不断产生和形成新的文字、图表及数据等具有保存价值的资料，这些都是教学档案所要统计整理和保存的内容，具体包括以下几方面：（1）综合类文件资料，如上级下达的有关教学工作文件、教学工作总结、规章制度、会议记录、简报等。（2）有关理论教学和实践教学的材料，如教学计划、教学进度表、教案、实践教学汇总资料、重要教学活动记录、教学研究与改革项目和成果、学术活动等。（3）学科建设、课程建设文件。（4）课程考试相关的试卷、成绩单和考试分析以及学期班级总结等资料。做好这些教学档案的收集、整理和管理工作不仅需要有一定的耐心和责任心，还必须具备一定的档案管理知识，以确保教学档案的条理性、准确性和完整性，使教研室的档案资料成为院、部（系）教学档案的重要组成部分。

2 对教学秘书的素质要求

2.1 思想素质

教学秘书是一个具有服务性的综合的工作岗位，其直接工作对象为高校广大教师和学生，因此，工作中需要时时处处想师生所想、急师生所急，需要有热情、真诚和耐心，具备甘为人梯的奉献精神。同时，教学秘书工作具有计划性和时间性强、内容庞杂的特点，这就要求教学秘书必须以高度的责任心，充沛的精力和爱岗敬业精神面对各项工作。

2.2 知识素质

高校教学秘书，每天面对的是教师、学生和院、部（系）级以及教研室的管理人员，他们通常都具备较高的专业知识水平，这就要求教学秘书具备较高的知识水平，能够与各方进行很好的沟通。另外，教务管理系统信息化的推广，要求教学秘书具备一定的文字处理和数据统计知识以及计算机软件应用和硬件维护等方面的知识，以保质保量按时做好各项管理和呈报传达工作。因此，教学秘书工作之余，还需不断加强自身学习，做到与时俱进[2]。

2.3 能力素质

随着高校教学研究与改革的深入，教学秘书所承担的工作越来越繁重，要想在短时间内出色地完成各项工作任务，教学秘书必须具备较全面的工作能力，包括高效的学习和管理能力，良好的组织能力，勇于探索的创新研究能力，较强的语言和文字表达能力，人际交往能力，对突发事件的处理能力等。

2.4 创新意识

教学工作中突发事件、临时通知等情况经常出现，这就要求教学秘书不仅要做好日常管理工作，还要能够大胆创新，勇于承担和应对各种突发情况。要敢于突破运用新的理论和方法解决实际问题，开拓教学工作新局面[3，4]。

3 高校教学秘书的岗位现状与建议

3.1 岗位现状

高校对于科研工作极为关注，而对教育管理工作的重要性和科学性并不重视，很多人认为教学秘书工作干得好坏对教学没有多大的影响，对教学秘书工作缺乏足够的重视，甚至许多教学秘书本身对于自己的岗位也缺乏正确的认识，工作态度消极，缺乏工作热情和创新意识。目前在高校教学秘书岗位建设中，一方面，由于师资配备不足和培训力度不够，绝大多数教学秘书在担任教学秘书工作之前并不具备现代教育管理思想和理念，缺乏科学的管理方法和手段。另一方面，由于教学秘书工作量大，工作琐碎冗杂，服务性强，使他们没有时间进行理论学习和教学研究，个人业务水平提高缓慢[5]。教学秘书虽然从事的是服务于教学的管理工作，但在管理素质和相关专业知识方面也有一定的要求，否则无法适应和很好地融合到具有专业特色的教学工作中，无法保障教学秩序。

3.2 建议

教学秘书工作的复杂性和特殊性对教学秘书提出了较高的要求，需要其拥有较高的综合素质，这些除了要在工作中逐渐积累外，还要建立专门的培训机制，使教学秘书能够尽快适应岗位要求，更好地服务于教学工作。因此，要开展与教学师资队伍建设同步的教学秘书培训，提高其业务水平和综合素质，从制度上保障教学秘书队伍的可持续发展。

此外，随着教务管理系统的信息化，采用现代信息技术进行教务管理，使原有教务管理及其流程更加科学化和规范化；信息技术实现了资源的共享和远程访问，使学校各部门、各单位都能够及时获取相关教学资源，实现了信息的公开化、透明化，信息管理的统一化，保证了信息传递的时效性。教学管理系统的信息化，一方面大大节约了人力、物力，提高了教学秘书的工作效率，减少了因中间环节繁多造成的工作误差；另一方面，管理系统的信息化又对教学秘书的业务素质提出了更高的要求，督促其进一步提升计算机软件应用技能。随着教务管理系统信息化的推广，教学秘书逐渐摆脱繁重的日常办公事务，能有更多的时间去思考深层次的问题和提升个人业务水平及素质[6]。

综上所述，高校应从实际出发，重视教学秘书这一工作岗位，充分肯定教学秘书的地位和作用，从思想上理解、支持教学秘书的工作；建立相应的激励机制，组织教学秘书参加培训，开展经验交流活动等，通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧。同时，逐步建立具有自身特色的信息化和科学化的教务管理模式，减轻教学秘书工作量，使教学秘书能够充分发挥其在教学质量管理中的重要作用，共同为提高教学质量，培养高素质人才做贡献[7，8]。

[1]朱云飞.高校教学秘书素养之我见[J].辽宁行政学院学报，2008，10（1）：215-217.

[2]陈美霞.高校教学秘书素质剖析[J].云南财经大学学报：社会科学版，2008，5（5）：129-131.

[3]方建士.高校教学秘书的职能及素质要求[J].南京工程学院学报：社会科学版，2007，7（4）：27-30.

[4]陈晓庆.浅谈怎样做好高校教学秘书[J].教学实践研究，2012，2（2）：147.

[5]李星贵.高等院校教学秘书队伍建设的思考[J].内江科技，2008，2（2）：101.

[6]岳若惠.关于高校教务管理信息化的探讨[J].大观周刊，2011（38）：104.

[7]林欧雅.论新形势下高校院系教务秘书工作[J].时代教育，2012（1）：89-90.

[8]朱璜润，唐建华.教务管理信息化建设探讨[J].卫生职业教育，2012，30（2）：52-53.■