档案库房安全保护管理

辛 炜

0 引言

档案库房管理是指在档案库房中进行的一切管理工作，是档案保管工作的主要体现形式，是确保档案安全、最大限度延长档案寿命、实现档案科学有序管理的基础。每一个档案都是唯一的，它不可能随着时间的变化而改变，我们要保护档案的最原始的记录。随着社会的飞速发展和进步，对于档案开发的要求也越来越大，国家和社会对档案的利用和需求相对也越来越高。因此，档案的安全保护以及怎样使档案的使用寿命得到延长，档案的安全保管以及利用等问题也越来越迫切。例如对档案进行涂改、重要内容的丢失、档案被盗等一些问题近几年时有发生；另外，由于档案库房的温湿度调控不及时，档案发霉、变质的现象也经常发生，所以档案库房的安全保护管理是非常重要的。

1 档案库房安全管理的“八防”

根据国家档案业务规范的规定档案库房必须做到“八防”：防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐等。根据这些要求，档案库房保管应具有如下的控制措施。

（1）防尘。档案人员要经常打扫库房，要保持库房干净整齐。定期对档案库房的地板、密集架的表面灰尘进行擦拭。要根据天气情况开、闭档案库房的门窗，天气不好要及时关闭档案库房的门窗，防止灰尘、烟雾进入档案库房对档案造成损坏。

（2）防火。档案库房门上要挂有“严禁烟火”的警示牌。档案库房要有防火责任人。灭火器要放在固定位置，不得随意移动或拿作他用；要对灭火器进行定期检查，对失效过期的灭火器要及时更换，使其保持良好的灭火状态。无关人员不得随便进入档案库房。下班时要切断库房电源。

（3）防盗。档案库房要配备报警器、防盗网、铁门铁窗，下班时要检查是否关好门窗，上班时检查门窗、铁网、档案的完好情况。

（4）防潮。库房内外都要安装湿度计，每天记录库房内湿度变化，与库房外的湿度作比较。当库房内的湿度大于库房外时，应当及时抽风、排气、打开库房门窗进行通风或者关闭门窗启动除湿机来降低湿度；当库房内的湿度小于库房外的湿度时，应当及时关闭库房门窗或采用其他措施来进行处理，将库房内的湿度保持在45%～60%范围内。

（5）防高温。库房温度标准为14℃～24℃，当库房内的温度大于或者小于温度标准时，要采取排气、抽风、通风或启动空调机，使库房内的温度控制在标准范围内。

（6）防光。档案库房窗户安装防光窗帘，防止太阳光的直射对档案造成伤害。另外，还要做好除湿、降温、防光工作，保证档案的安全，不要让档案纸张材料发生霉烂、变质、字迹褪色等问题出现。

（7）防蛀。档案库房内严禁存放任何与档案无关的杂物，防止档案发生虫害。每年定期施放杀虫驱虫药物，并根据药效时限及时更换失效过期的杀虫驱虫药物。定期做好库房内外的防虫灭虫工作。每月翻动档案2 次，查看档案情况，一旦发现虫害档案，立即采取措施扑灭虫害，防止档案虫害漫延。

（8）防腐。档案库房内经常进行抽风、通风，保持空气清新，严禁有害气体、物品进入档案库房，定期施放、更换防腐药物，净化档案库房周围环境，保持库房内清洁。

2 档案库房安全保护智能化综合管理体系

档案的开发利用是目的，安全保护是基础。为了加强对馆藏档案的安全保护管理，更加有效地保护和更好地利用档案，根据国家《档案法实施管理办法》、《档案馆建筑设计规范》及新颁《档案馆建设标准》等有关档案安全保护的管理规定，在档案库房安全管理“八防”的基础上，辅以档案库房安全保护智能化综合管理系统，克服了库房档案安全管理等人工管理的不足及诸多不便，做到了库房档案及时、有效的安全保护。

（1）通风换气控制管理功能。智能控制器通风控制模块控制通风换气设备实现开启或关闭，实现自动通风换气。可以设定时间，系统按照时间设置自动打开或关闭设备，无需人工管理。

（2）自动消毒灭菌控制管理功能。档案卷宗表面附带着霉菌、各种具有传染性的病毒，库房空气中充溢着各种有毒气体。消毒灭菌设备能有效快速杀灭各种病毒、细菌，同时低浓度的活氧对空气具有净化作用。智能控制器连接消毒灭菌设备，通过控制消毒灭菌设备，在程序里设定时间定时开关消毒灭菌设备，对档案库房的空气进行净化。

（3）温湿度自动测控管理控制功能。温湿度自动测控系统主要由管理上位机、WSD-03B 智能控制器、温湿度传感器和空调、除湿设备、加湿设备等外围设备组成。WSD-03 控制器主要负责实时收集每个库房内的温度、湿度数据，然后将这些数据上传到WSD-03 控制器，根据收到的数据电脑会自动进行分析然后下达指令打开或者关闭空调、除湿设备、加湿设备等一些外围设备，来实现对每一个库房内的温度、湿度自动进行调控。温湿度主控微机主要负责收集每一个库房温湿度数据，然后对这些数据进行综合分析，根据这些数据再下达各种控制指令到各控制器。主控微机实时显示、存储每一个库房温湿度数据，然后将这些数据进行统计，打印报表等。

（4）灯光照明状态监测管理功能。灯光照明监测功能是为了解决档案库房人走灯灭的问题，减少灯光对档案卷宗的照射。在库房安装灯光照明监测模块，在控制室通过微机可方便观察库房灯光开、关情况。

（5）粉尘及二氧化硫浓度监测管理功能。可即时监测档案库房内的粉尘浓度、二氧化硫浓度，给档案库房通风换气提供依据。

（6）室外气象站控制管理功能。室外气象站主要实现对档案库房外的气象信息监测，为档案库房通风换气、温湿度控制提供参考依据。

（7）门禁管理功能。安装门禁管理系统，在档案库房的大门安装电控门锁，工作人员进入档案库房时首先要刷卡，然后输入档案库房的密码，经过主控微机校验后档案库房的门才可以打开进入库房，同时门禁管理系统自动记录工作人员出入信息，对档案库房的安全起到保护作用。

（8）视频监控管理功能。视频监控系统采用数字硬盘录像技术，在库房安装红外摄像机，实现对库房24 小时不间断图像监控，并可以回放查询录像记录。

3 档案库房安全管理制度

档案库房是保存档案资料的场所，为使档案得到安全有效的管理，最大限度地延长其寿命，确保提供利用，必须制定并严格执行档案库房安全管理制度，例如防火安全制度、人员库房责任制度。