新形势下如何加强电力企业档案信息化建设

梁丽宁

（广东电网公司 肇庆供电局，广东 肇庆 526000）

0 前言

电力企业档案在电力事业的发展建设中起着关键作用，它是企业的无形资产，是企业发展、经营和管理的基础，是企业信息资源的宝库，所以电力企业档案管理的工作在企业管理中尤为重要。当今社会，信息资源已经成为参与市场竞争和社会生活的重要战略资源，信息化在企业档案管理中的应用和推广，进一步改善了传统的档案管理模式和办公软件环境，有效提高了企业档案管理的质量和效率。在新形势下开展企业档案管理信息化建设，是企业施行档案管理改革的重要组成部分，也是企业实现跨越式发展和可持续发展的必然选择。

1 企业档案管理信息化建设的意义

企业档案信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，是档案资源和档案各项管理过程通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。随着计算机的普及、档案的进一步开放、电子文档的实行，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，成为企业经济活动的一个重要内容。因此，加强企业档案管理信息化建设，不仅是全面提高档案利用率，最大限度地满足企业各部门对档案利用的需求，而且是企业经济活动正确决策的必然要求。企业档案管理信息化建设的好坏直接关系企业的信息服务和经济效益。

2 企业档案管理面临的主要问题

2.1 档案利用和管理困难

传统的纸质档案对企业档案进行了一定的整理与存放，但也难以避免一些人工操作上的失误，因此加上时间的积累就会导致企业在档案利用和管理方面的困难。在传统意义上的档案管理中，纸质档案与人工管理在一定程度上使企业档案管理上存在着严重的问题，无形中增加了档案管理工作的难度，并且随着档案种类的增多和企业的快速发展，这种档案的利用与管理都会损耗大量的财力物力，因此，企业应该尽快建立有效的档案管理模式。

2.2 档案管理的效率低

纸质是传统企业档案管理模式的有效载体，但效率不高。传统意义上的档案管理需要经过复杂的工序，完成档案的收集和存放管理，但正是在同样的档案管理过程中，浪费大量的人力财力，但却没有切实提高企业在档案管理上的工作效率，因此造成了很大的资源浪费。再加上纸质档案无法进行长期的保管和利用，所以纸质形式的档案管理已经无法更好地适应企业在现代化社会发展中的需求。

2.3 档案的评定管理落后

企业在档案管理上普遍存在效率低下、利用困难等问题，这在很大程度上影响了企业档案的评定管理。传统意义上的档案需要在一定时间内进行评定，并有效利用恰当的方式充分发挥企业档案的价值。但是由于传统意义上的档案管理会受到众多因素的制约，所以在这种管理模式下会给企业档案的清理和鉴定工作带来很多管理上的障碍。由此可见，传统的企业档案管理没有建立起有效的管理体系，因此导致企业档案冗余，在某种程度上加大了企业档案的管理难度和费用支出。

3 强化企业档案管理信息化建设的有效策略

3.1 引进和培养档案管理的信息化人才

档案的信息化管理建设是企业实现现代化管理的重要任务，因此企业档案管理的信息化应该有效引进并培养优秀的档案管理人才，有效完善企业在档案上的管理工作，尽早实现档案管理的信息化，促进企业的快速发展。因为管理人员自身的技术水平和素质直接影响到企业档案管理的质量以及信息化的建设进，如果企业自身不具备优秀的管理人才，即使拥有再先进的设备也无法发挥作用。当然，在企业档案管理的信息化进程中，企业要对从事档案管理人员提出更高的发展要求，不断加强对自身的能力和素质教育，所以，企业应该有效引进科学的档案管理人才的培训和引进体系，进一步为企业档案管理工作提供人才保障。

3.2 完善档案信息化的基础设施建设

企业在档案管理方面还存在很多问题，因此企业应该有效结合自身的实际情况，采取有效的档案管理方式来保证企业日常工作的顺利开展。但随着信息化的发展以新兴技术的更新换代，企业在档案管理上一定要实现信息化，完成企业的现代化管理，逐步建立起适合自身的企业档案管理模式。另外，计算机和信息技术的发展进步也大大提高了信息的存储能力，因此企业在档案管理上可以实现高效的信息统计、管理、查找、浏览和发送等形式，真正实现起企业档案的信息化化管理。

3.3 加快企业档案的信息化和电子化建设

企业档案的信息化管理应该建立在信息化基础设备和企业纸质档案电子化的建设之上，这样就可以为管理的信息化建设构建有效的平台。所以，档案的信息化管理和企业档案的电子化，应该通过计算机技术将传统意义上的文件信息实现对企业档案信息的收集、整合，进而真正实现企业档案的电子化，便于人们使用。此外，企业档案的信息化管理是建立在一定的软件平台之上，但在实际操作中很大企业都没有真正实现规范性的统一管理，所以严重影响了企业在档案管理工作中的电子化与信息化进程。但随着现代化管理的发展，企业务必要建立规范化的档案管理平台，逐步实现对企业传统档案的电子化转化，为档案的信息化管理提供有力的支持。

3.4 加强档案管理中的相互交流

企业在档案管理系统的设计和开发上都由专门的人员负责，因此在用户需求与设计上存在一定的问题。在完成档案信息的管理系统之后，再对系统进行整体性的协调和调整就会存在更大的困难，并且还会严重影响档案管理系统在工作中的正常发挥，在某种程度上造成了不必要的资源浪费。所以，这就要求企业在进行档案管理信息的系统建设过程中就要在用户与设计的工作人员之间建立有效的相互交流模式，从而为档案管理系统在实际运用的进程中，为用户和设计的工作人员提供有效的交流平台，为系统工作的良好运行奠定坚实的发展基础。可见，只有通过对企业档案管理系统的相互交流模式的完善，才能有效推动档案管理信息化建设的健康、可持续发展，这样企业节能在激烈的竞争中始终保持强大的竞争力，取得更大的进步。

4 结束语

综上所述，随着信息化社会的飞速发展，这位企业的发展提供了更加优异的外部发展环境，因此在快节奏的发展环境中，企业要想加强自身的市场竞争力，就必要建立并不断完善档案管理的信息化建设，从而更好地适应现代化社会的发发展需求。同时，企业档案的信息化管理也是企业档案部门的一项重要工作，直接影响着而企业正常运行，所以一定要抓好档案管理的信息化工作，实现企业的健康发展。