谈对中学档案管理的几点认识

赵玉

（泰来县第二中学 黑龙江 齐齐哈尔 162400）

中学档案材料是学校在教学、科研、学校管理及其他各个工作环节中，所形成的真实的可利用的文字、图表、照片、奖状、图像载体等材料。是学校历史的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动。是国家档案的重要组成部分，它不仅是学校的宝贵财富，更是国家的珍贵财富。档案工作是学校工作的重要组成部分，是衡量学校管理水平和办学质量的一个重要标志。做好档案管理工作，将有利于学校的改革和发展，更有利于整个教育事业的健康发展。要做好学校档案管理工作，使档案能真正成为有价值的档案，能更好地为教育事业服务，为学校的改革、发展和教育教学服务，应着重做好以下工作：

一、思想重视是关键

首先，学校领导要充分认识档案工作的重要性，对档案管理工作给予足够的重视，在人力、物力及“智力”上给予充分的保障。学校应专门设置档案室，集中统一管理全校的档案，并建立一支高素质的档案人员队伍。

其次，要积极寻求档案行政主管部门的帮助与指导，加强规范化、制度化建设，创造一个良好的工作氛围。

第三，要加强对《档案法》、《档案法实施办法》的学习、宣传教育，使学校领导依法决策、依法管理、依法行政得到进一步加强，档案人员的档案法治意识和法律素质进一步提高，依法管理档案在学校形成氛围，使广大教职工、学生树立良好的档案意识和法制观念，使档案管理真正走上法制化轨道。

二、提高案卷质量

注重材料的收集工作。中学档案材料是学校整个教育教学活动的原始记录和真实写照，只有把它收集完整，才能全面、真实地反映学校的工作轨迹和本来面貌。在收集中要注意几点：一是要明确归档的范围和重点，根据学校的实际情况，确定归档的范围，并把这些要求公布到各处室。在收集中要注意重点材料，明确材料之间的有机联系，这样才能达到正件与附件、请示与批复、正文与原稿、批复文件与原件等材料的完整性；二是要将处理完的文件及时归档。三是依靠各处室做好材料的收集工作．因为他们对自己处室所形成的材料最熟悉，对文件之间的联系与价值最清楚，充分发挥他们的作用，才能保证文件材料的完整性。另外要注重分类立卷的科学性。学校立卷和保存档案的目的，是为了真实的反映学校的历史记录，以备调用。中学的各种记录和材料较多，并随着学校的改革和发展，还在不断地增加，如不进行科学的立卷，其调用的方便性将会大打折扣，缺乏科学分类立卷的档案资料难以被调用，其调用的减少又反过来影响档案管理工作的开展，并削弱了档案管理人员管理档案的积极性。因此，立卷的科学性显得尤为重要。所谓科学的立卷，就是要善于抓住文件的特征立卷，把具有共同特征和联系密切的文件组合在一起。根据《规则》以件为单位进行文书立卷，以件为单位的立卷方法，查找利用方便，便于鉴定、保密、保护等，是提高案卷质量的有效方法。

三、提高认识 加强管理

提高和增强中学全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。首先，学校各级领导要带头学法，作贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，形成人人关心，自觉地维护档案工作的新风尚。其次，要制定切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。再次，要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各部门要积极参与和配合，及时收集并上交有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

四、提升素质、强化服务

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。这就要求档案工作人员既要加强政治思想教育和职业道德教育，又要真正树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，服务现实”的概念。档案人员素质，一方面要注重档案人员的继续教育，积极组织他们参加业务培训，学习档案专业理论知识；另一方面要有选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业的人担任学校专职档案管理员，学习现代管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上新技术革命和办公自动化步伐。

在档案服务上，档案管理人员要解放思想，更新观念，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能，努力为学校政策服务，为广大师生员工服务，为社会各界服务。

五、运用现代技术，参与档案管理

档案管理的现代化主要体现在两个方面:一方面是利用现代高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，利用档案的缩微技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是现代管理手段进行文档一体化的管理，克服中学各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使中学学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

因此，中学档案管理人员应该积极创新思维，努力学习，不断提高自身的思想、文化及业务素质，使中学档案工作逐步走上科学化、规范化、标准化、自动化、法制化的管理轨道，以适应学校改革和发展的需要。

[1]乔晓红.我对中小学档案管理工作现状的看法及建议[J].山西档案，2011（S1）.

[2]王惠新.如何做好中小学档案管理工作[J].兰台世界,2010(S2).

[3]丁丽.学校档案管理工作要做好“五个建设”[J].兰台内外,2009(2).