“吃”出来的秘书

文/西南油气田公司输气管理处合江输气作业区 林业；西南管道公司重庆分公司 张莉洁

秘书，主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、协调关系、办理文书和交办事项等。作为现代秘书更要从“吃苦、吃亏、吃紧”三个方面着手，贯彻执行领导决策、做好具体而复杂的事务、协调好各部门职能关系，努力“吃”成一名优秀的秘书。

一、吃苦:“甘”从“苦”中来

合江有种特产水果叫青果，属橄榄类，入口时，味感苦涩，许多外地人都吃不惯，然而地地道道的合江人却把它当作美食，因为当地人知道，熬过那苦涩的味感，嘴里会有一种回甜的感觉。秘书亦如此，要能“吃苦”、会“吃苦”、善“吃苦”，方能享受“苦尽甘来”。

一要在学习上“吃苦”。当今天然气行业瞬息万变，从集团公司到西南油气田公司再到输气处，面对新形势、新思想、新任务都在与时俱进，不断变化着自身工作方式，而作为领导身边的“参谋助手”，秘书们必须要做到“三出”，即“嗅得出形势变化、看得出局势发展、说得出领导思路”，然而要想从“鼻、眼、嘴”各种“感观”中适应整个大局的发展，自然少不了在学习上“吃苦”。“学而时习之，不亦说乎”学习是一种责任，是一种追求，更是一个长期不断、坚忍不拔的过程。例如不少刚出学校的“愣头青”，拽着满腹理论，抱着宏大理想，往现场一站正准备挥斥方遒，结果一看:懵了！全是稀奇古怪的“铁玩意儿”，“学校可没学过这些。”无奈的叹息中可见学习无处不在，无时不在，要想当一个合格的秘书，更应该在学习上下苦功夫、下硬功夫，务必能走在行业形势发展的“尖端”。

二要在写作上“吃苦”。“读书破万卷，下笔如有神”写作是秘书最重要的基本功，文章的好坏自然就成了评判一个秘书能力的重要指标。写作不是“空穴来风”，“无病呻吟”的文章算不得好文章，因此，一个好的秘书不在于捏造事实，而是基于事实基础上的修饰。一般来说，秘书的修饰功夫要做到“收放自如”。收，即指概括能力，能把十句话、百句话、乃至千句话都用一句话表达清楚。比方平常见到的信息、总结、汇报等，都需要高度的概括能力，“千锤百炼”方能做到“一锤定音”。放，即指扩展能力。能把一句话用十句话、百句话、乃至千句话来表达，例如演讲稿、授课内容等，“动一发而牵全身”，丰富的扩展能力能让文章更加引人注目。但不管是“收”还是“放”，这都需要日常的积累，厚积而薄发，才能做到“信手拈来”。最近全处上下结合“双十”读书日活动开展的“悦读·累积·提升”读书演讲比赛也为秘书们创造了一个“修炼内功”的良好氛围。

三要在工作中“吃苦”。常常有人会认为:“秘书好轻松哦，天天坐办公室。”但这办公室也并非坐的如此“悠哉”。白天，除了应对各种公文、资料、领导交办任务，秘书还要协调工作、对外接待、撰写材料等等，偶尔有些空闲时间还要打开集团公司、分公司、各二级单位网页，从上至下，层层了解行业动态信息，才能紧跟发展局势；夜晚，华灯初上，又到了秘书们伏案提笔的时候，白天的浮躁与奔波必须在此刻沉淀下来，静心，方能凝结出思想上的“结晶”。由于长期坐办公室的缘故，秘书工作更讲究“接地气”。安逸的环境无法造就“接地气”的东西，坐在办公室内倚马千言、滔滔不绝终究也只是“纸上谈兵”，脑子里形成的东西没有实质，也没有感染力，只有多到生产一线、施工现场多走动、多采风，贴近基层才能倾听一线的声音，办起事来也才能纵观全局、统筹兼顾。

二、吃亏:塞翁失马，焉知非福

提到“吃亏”，恐怕大家都会皱皱眉头。这个估计是中国人最不愿意吃的东西。虽说有人强调:“吃亏是福”倘若真要是吃了亏，那谁也不会乐意。但是，在秘书的“好吃”文化里，贵在“吃亏”，也要学会“吃亏”。

一是在形象上。俗话说:“鲜花要有绿叶衬”每年单位上都有不少先进个人、劳模典范，在他们耀眼光环的背后都有着一群甘为他人做嫁衣的人，这就是秘书。从一开始的事迹撰写、提炼总结、材料申报到获奖后的新闻宣传、树立形象，每一步都饱含了秘书们思想的“结晶”。“看庭前花开花落，观天外云卷云舒”，这也是秘书的美德所在。也许并没有人能注意这些幕后默默的奉献，但一个好的秘书正该如此，只有肯在荣誉上“吃亏”的人才能以平常心对待工作，才能摒去浮躁、静心思考，才能在岗位上做出更大的贡献。

二是在言行上。“东西可以乱吃，话不能乱讲”这句话话粗理不粗。秘书作为领导身边的人，自然更应该明白这个道理。不管在对外协调，还是和同事关系处理方面，有时秘书的言语在旁人看来就是领导的意图，稍有不慎就会“搅合”上下关系，引起严重的后果。前不久网上有这样一个案例:浙江省一家服装厂因长期亏损准备裁员，为了避免激化干群矛盾，领导班子经商量让秘书小张秘密起草了一份裁员名单。然而，当天晚上小张与几个关系较好的同事一起吃饭、喝酒，聊到兴奋时竟将裁员消息与名单全部透露。结果第二天一早，名单上涉及被裁员的员工们到厂里集结闹事，并且与领导班子大大出手，造成了极为严重的后果。可见，秘书在人际交往过程中要注重慎言慎行，学会吃“哑巴亏”、做“老实人”，以和为贵，不要计较个人利益得失，方能做到“滴水不漏”。

三是在工作上。不少企业如今开始关注员工8小时以外的生活，“加班”成了大家茶余饭后讨论的热点话题。然而，身为秘书加班早已成为“家常便饭”。别人待遇好，自己待遇少；别人加班有加班费，自己加班全是义务劳动，这样“一来二比较”，心中难免会出现不满的情绪。中国秘书学专业委员会名誉会长范立荣说过:“在待遇上计较一分，在人格上就会降低一分”既然身为秘书，那就必须看淡待遇问题。吃亏就是“舍得”，可惜很多人没有弄懂这两个字的真正含义。要么私心太重，太看重待遇，没有加班工资说什么也不干；要么家庭条件优越只在乎“过的舒坦”，不在乎那点待遇，就算有加班工资也不干。没有“舍”，何来“得”，只有善意付出，才有真情回报，这样的秘书才能走的更远，看得更多。

三、吃紧:静若处子动若脱兔

现代秘书工作信息化、数字化程度越来越高，数据、资料传输也只在瞬息之间，面对当今天然气行业，乃至整个社会日新月异的发展，这也给秘书们提出了一个高标准:那就是要“快”。不管是反应、做事还是形文都要求快速，因此在秘书们的“舌尖”上不得不学会“吃紧”。

一是时间上要“吃紧”。不管在国内还是国外，“守时”都是一个良好的习惯。做人要守时，做事要守时。特别是单位领导，每天都有自己安排的行程表，什么时候做什么事，什么时候去什么地方都形成“环环相扣”的计划。因此，作为一名秘书，跟着领导四处奔波必须要学会在时间上“吃紧”，不能因为个人的动作慢、私事多而耽搁行程安排，这样容易打乱领导全盘计划。同样，“守时”的道理在重要文书处理、劳动纪律、OA（办公室公文）办公方面也显得格外重要。因此，合理安排时间、规划好自己的个人行程表既是秘书的良好习惯，也是其本职工作，否则“一招错则满盘皆输”，既“苦”了自己，又“累”了他人。

二是效率上要“吃紧”。总有秘书抱怨:“除了日常工作，领导还临时交派任务，那么多事怎么做的完！”这实际上就是平时所说的效率问题。效率不高主要有三个方面:第一是“抱怨多，做的少”。部分人一听到事情多就开始抱怨，心态的失衡自然导致效率低下。第二是“死板多，灵活少”。部分人做事完全生搬硬套，普遍缺乏自己的见解，别人让做什么就做什么，不能变被动为主动，虽然做了不少事，但需要花费大量时间，依然造成效率低下。第三是“做的多，总结少”这类人是最可惜的。因为他们不仅花时间办了事，而且也办好了事，但是却不愿意多花心思到经验总结上，因此无法进一步在工作上改进和提升，导致工作止步不前。从这三类工作效率不高的表现形式可以看出，秘书在工作中不能沿用老套路、老方法，在新形势、新任务要求下，秘书们必须具备“思考、动手、灵活、总结”四大特点，只有在效率上“吃紧”，才能在工作中“游刃有余”。

秘书不是大家口中的“跟班”、“传话筒”，其中不仅有着繁重复杂的工作内容，也包含了秘书们对工作的热情、心血和汗水。每年4月最后一周的星期三是国际秘书节，今年的主题是:向秘书、办公室人员致以崇高的敬礼！这不仅是对秘书的尊敬、慰问和鼓励，更是社会对秘书工作的肯定。