论怎样做好工程项目档案管理

文/北京印钞有限公司 田园

一、工程项目档案管理现状

随着现代企业制度的逐步建立，企业档案，尤其是传统的工程项目档案管理工作存在一些问题。首先，工程项目文档收集不齐全，不符合成套性要求。成套性是工程档案能否做好的基础，这能反映工程的结构安全和使用功能是否符合设计要求，是否满足工程验收条件。其次，工程项目档案内容存在失真现象。档案的核心在于真实准确性，但当前很多工程项目文档存在填写不符合规定，施工和记录脱离、验收与签字不符合的情况，应引起重视。再次，工程文件归档范围混乱。工程项目工程量浩大、设计不同管理公司，各单位都有自己的归档范围，在某些单位看来没有保存价值的文件，可能对其他单位来说却是极为重要的，所以文件归档范围急需明确，以免重要文件被遗失或丢弃。最后，工程档案信息资源的开发利用欠缺。工程项目档案繁杂，文字、图标、图纸等涵盖的信息量大，这些信息对工程项目的建设有着不可替代的作用，但是工程建设公司对工程档案信息的挖掘利用不够充分，未真正发挥这些文档的价值。档案手工操作还非常盛行，没有充分利用网络信息技术提高工作效率。

二、工程项目档案管理问题的原因分析

（一）人员问题

工程项目的档案管理工作人员素质不高，专业的档案人员紧缺。建筑公司工程项目的文档保管人员调动频繁，有些职员刚熟悉工程文档工作就被调走了，或是辞去文档收集的工作。工程项目施工单位没有专职档案保管人员，各种资料由不同部门的人保管，在工程后期，有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，但是这些人很难短时间内处理这些事情，延迟了工程文件、档案整理时间。

（二）管理问题

工程项目的档案部门长期以来属于企业的边缘部门，企业不愿意花高薪聘请专业的档案管理工作人员，工程项目档案管理工作发展进度迟缓。建设单位对工程项目档案的管理理念淡薄，认为工程档案无法为工程建设产生经济效益。对工程项目档案的管理仅局限在“被保管好、不丢失”层面，没有充分认识到工程档案是工程建筑公司的重要信息资源、知识资源，能够为公司创造经济效益的价值。

（三）技术问题

工程项目档案是建设公司最宝贵的资源之一，但是当前很多工程项目建设单位仍然以手工操作为主，只是简单运用office软件进行文档输入，工作效率低下，对相关数据的查找、分析困难重重，远不能满足信息时代的要求，工程档案管理的信息技术的开发和应用已迫在眉睫。工程项目档案管理不仅需要使用传统的信息技术，也要逐步建立具备提供多层次、全方位的数据参考的统一平台。

三、做好工程项目档案管理的方法

（一）理顺工程档案各参与方的关系

工程项目档案管理工作涉及多个单位和部门，做好这一工作必须理顺工程档案参与方之间的关系。建设单位要为工程项目的可行性研究准备必要可靠的数据和资料，对招投标文件、施工图设计、工程监理单位委托、工程验收文件等准备齐全，严格执行，积极协调和设计单位、监理单位与施工单位的关系以保证工程文件、档。另外勘察、设计、施工、工程监理单位都必须在其资质等级许可的范围内承揽工程、开展工作。

（二）规范工程文件、档案填写的基本要求

工程项目档案工作能否做到准确与工程文档填写的基本要求及其责任是否明确直接相关。档案是否完整是档案价值能够充分实现的前提条件。由于建筑行业的施工是一项长期、繁杂的过程，也是形成工程文件、档案种类最多、数量最大的重要时期。工程项目文档的管理必须明确各自的责任划分，严格审核工作开展情况。

（三）建立工程项目档案管理文化

建立工程项目组织文化可以从以下方面努力:培育良好的工作氛围，提高组织向心力，明确岗位分工和职责，建立激励约束机制，提高职员工作热情，促使员工提升自我工作能力。充分重视挖掘工程档案的价值，实时更新文档，根据工程项目建设的进程进行跟踪服务，定期、不定期地召开工程档案管理和工程档案信息资源开发会议，采取有力措施完善现有制度的不足。完善档案管理的网络系统，并加强维护，保证交流通畅。

（四）加强档案管理人员的综合素质培养

做好工程项目档案管理工作的核心在于人才的培养。文档管理工作持续性不强、质量不高，归根结底在于档案管理人员的缺乏和素质不高。工程建设企业必须加强文档工作人员的培养，对档案管理工作人员进行定期的工程项目建设专业和文档管理方面的培训和考核，提高档案管理工作人员的综合素质，培养符合工程文件、档案管理要求的复合型人才。

[1]侯建亚.加强重点建设工程档案管理之我见[J].档案学通讯,2001(6).

[2]李培建.浅谈新时期如何做好建筑工程档案的管理控制[J].城建档案,2003(3).