强化高校会计档案管理 提高会计与档案工作质量

文/无锡商业职业技术学院档案室 徐荣靖

随着高等学校事业的发展，财务规模的增大、财务活动范围的扩大、会计业务事项的增多、会计核算电算化的推广实施，使得财务会计工作日趋复杂和艰巨，会计档案管理的工作强度和难度也随之增大。因此，进一步加强高校会计档案管理，提高管理水平就显得更加重要。

一、高校会计档案管理存在的问题

（一）归档资料不完整

目前许多高校仅将会计凭证、帐薄、报表和其他资料进行归档，对固定资产卡片、银行存款余额调节表、银行对账单等没有作为会计档案管理，对会计凭证所附的原始凭证，学校内部没有具体明确的规定，也没有会计档案移交清册，特别是会计电算核算电子资料留存在财务部门没有移交档案管理部门，由于会计人员的更换、电脑的更换，有意无意、或多或少造成会计电子档案资料的丢失。这种会计档案归档资料存在不统一、不集中、不完整的问题，严重违反了《会计档案管理办法》的规定。

（二）归档时间不及时

在年度终了后形成的会计档案，按《会计档案管理办法》规定,各单位每年的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年。一年期满后,应当由财务部门编制移交清册,移交本单位档案部门统一正式保管。但是，许多高校为了查阅方便，拖延会计档案移交档案管理部门的时间，有的整体延迟移交，有的仅移交会计凭证、会计账簿，会计报表、工资资料、合同、协议等会计资料不按时移交，出现拖欠几年移交的现象，甚至出现会计档案丢失情况。

（三）查阅制度不健全

会计档案查阅、借出的批准权利没有实行统一管理，有些部门和个人都可以下达查阅或借出的指令，随意查阅或者复印，甚至出现被涂抹、拆封和更换现象。不仅违反了会计档案保密要求，也违反了法律要求。由于会计档案查阅制度不健全,部分高校出现了会计档案霉变、毁坏，甚至遗失情况,增加了高校财务管理风险和档案管理风险。

（四）鉴定销毁滞后

《会计档案管理办法》规定,会计档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。目前，多数高校对会计档案的鉴定销毁工作普遍滞后，导致有效和无效会计档案混杂存放，堆积如山，给会计档案查阅和保管带来很大困难。

（五）管理信息化水平不高

由于会计档案量大、复杂，分类、编号、档案编目等需要耗费大量时间，所以相当一部分高校会计档案管理没有实行信息化管理，会计档案管理工作变成了会计资料的保管工作，给会计档案查阅带来很大的困难，影响了档案的利用效率和档案管理工作的效率。

二、高校会计档案管理存在问题的成因分析

（一）认识不到位，重视程度不够

高校分管财务领导和会计档案管理人员对《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等法律法规的学习理解不够，对会计档案资料的重要性和会计档案管理工作的重要性认识不足。站在决策、监督的角度重会计资料的形成过程，忽视预测、事后检查对完整会计资料的依赖作用。特别是忘记了决策失误或监督管理不严出现经济问题时，会计档案资料对解决问题提供的法律证据的重要性。

（二）内部管理制度不健全或执行不严格

一是没有严格执行《会计档案管理办法》，仅从减少会计人员数量或工作量、随时查阅的角度看，确定会计档案归不归档或归档地点，必然导致会计档案归档资料不完整，归档时间不及时，存放管理不统一。二是查阅和借出管理制度不健全，没有考虑会计档案的保密性和完整性，审批权限不集中，查阅、借出、复印等没有制度上明确区分，涂抹、损坏、替换、丢失等没有严格的责任追究制度。

（三）财务部门与档案管理部门职责不清

会计档案什么时间移交、移交的范围、移交的手续办理、什么时间鉴定与销毁等等，在这些工作中财务部门与档案管理部门没有明确的职责分工，各自从减轻自己工作强度出发，都在被动的工作。同时会计档案的建立和日常管理尚未纳入财务部门和档案管理部门的年度工作绩效考核，自然两个部门也就不太在意划分各自的职责范围了，由此带来会计档案管理的不规范。

（四）专业人员缺乏，业务素质不高

会计档案是一种专业档案,档案管理人员需要掌握会计和档案管理两个方面的专业知识。会计档案由于管理环节的分散造成档案管理工作非常不规范。相当一部分高校由综合档案室非会计人员兼管，没有经过会计业务知识的专门培训，对会计档案的归档范围和管理标准不清楚，使得整理出来的会计档案案卷质量不高，难以保证会计档案的完整性和安全性，档案利用效率也较低。另外，财务主管受业务水平制约，对鉴定保存到期的会计档案是否还存在继续保存的价值，不敢轻易下结论，宁可无限期保存，也不肯按时鉴定与销毁。

（五）会计档案信息化管理推进力度不够

会计档案信息化管理程度不高的主要原因有以下三个方面：一是有些高校档案信息化管理所需要的硬件设施和软件配备的不足或不达标，无法实现或完全实现信息化管理。二是档案管理人员计算机应用水平和档案信息化管理技术不足，即使有足够的硬件和软件条件，也不能实现档案管理的信息化。三是许多高校尚未制定档案管理信息化的标准与要求，档案管理人员习惯于传统的档案管理手段，不管效率如何，没人考核，大家都习以为常。

三、提高高校会计档案管理水平的措施和办法

（一）加大宣传力度，从思想上提高重视程度

提高会计档案管理水平，首先要通过学校的相关宣传媒体加强会计档案管理规范性、政策性、重要性的宣传，把会计档案管理法律法规作为学校领导和教职工普法教育的重要学习内容。同时要编辑和整理重视和不重视会计档案管理所产生的正反两方面相应的案例加以宣传，特别是对本校在不重视会计档案管理中出现的问题及其后果更应该加以总结和宣传，提高学校领导和相关人员的认识水平和重视程度。

（二）建立健全并严格执行高校会计档案内部管理制度

制度建设是做好各项工作的前提和基础，也是提高工作质量的保证。一是要建立严格执行国家会计档案管理办法的考核制度，把考核结果同相关部门与人员的工作业绩和绩效分配结合起来，从制度上约束和激励他们执行国家会计档案管理办法的积极性和主动性。二是要建立财务部门和档案管理部门职责分工制度。财务部门既是会计档案形成部门，也是会计档案经常使用部门。通过制度确保责任明确，有利于确定会计档案管理中存在问题的责任承担部门和人员，确保会计档案的完整性、移交的及时性、保管的集中性。三是要建立会计档案查阅、借出、复印的集中审批制度，明确不同情况的审批权限，无论是校内还是校外查阅或借出会计档案，都必须严格遵循保密和安全原则。四是建立健全会计档案缺失、涂抹、损坏、丢失等责任追究制度，无论是在会计档案形成、归档、保管、查阅、借出、复印等过程中，都要对造成会计档案不完整的责任部门和责任人进行处罚，确保会计档案的完好无损。

（三）配备会计档案管理专职和专业人员，加强业务培训

配备既董会计业务掌握会计档案管理知识专职、专业人员，是提高会计档案管理水平的关键。会计人员担任专职的会计档案管理人员，应该加强档案管理知识的培训；档案管理人员担任专职的会计档案管理人员，应加强会计知识的培训。同时会计档案管理人员也要不断提高自己的业务自学能力。只有建立了复合型的会计档案管理人员队伍，才能真正发现问题、提出解决问题的办法和建议，也才能从技术上和业务上解决问题。

（四）改革会计档案鉴定与销毁审批办法

延迟进行会计档案鉴定与销毁工作是一种普遍的现象，形成问题的原因也是共同的，仅从高校自身解决这个问题是难以实现的，为此，应该重新审视《会计档案管理办法》有关会计档案鉴定与销毁的规定，改革现在的审批办法。建议实行第三方审核、鉴定、提出销毁意见的办法，如由财政检查机关、或会计事务所、或审计事务所、或有公证作用的其他专业部门办理鉴定与销毁工作，由高校支付相应的费用，这样做既可以发挥第三方的专业优势，也可以发挥他们对高校会计事项的历史审计，高校领导销毁过期档案的后顾之忧问题得到有效解决。

（五）全力推进会计档案管理信息化

随着社会各个方面信息化速度的加快，档案管理信息化是历史的必然趋势。高校应尽快按标准配备相应的档案信息化管理所需要的硬件和软件，加快会计档案管理人员计算机和专用软件使用的培训，有条件的高校要带头开发适合自己信息化管理的操作软件，加快实现档案管理信息化的速度，提高会计档案信息化管理水平，最终提高档案管理的工作质量和工作效率。同时也可以解决会计电算化业务的电子档案，因会计档案人员计算机技术和会计电算化技术的缺乏，而不能与纸质档案同时移交、集中管理的问题。

[1]纪丽霞.高校会计档案管理工作之我见[J].黑龙江档案,2012(05):59.

[2]李业巍.网络环境条件下会计档案管理初探[J].办公室业务,2012(12):89.