河北省高校档案馆网站的测评与分析

文/华北电力大学 谢红 谢海洋 周晓兰

档案数字化进程的加快对高校档案信息资源的开发和档案信息网络服务起到了积极的推动作用。《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号，下文简称“27号令”）中指出，“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”。高校档案馆网站是高校档案信息化建设的载体和重要表现形式。扩大高校档案网站的影响力，提高档案网站的建设水平，是现今高校档案工作的主要内容之一。课题组对河北省高校档案馆网站进行了持续地关注，通过对其建设和发展现状的观察、分析和测评，为其进一步完善提出了建议。

一、项目测评工作概述

（一）测评对象的说明

依据新浪网“教育频道”（http://edu.sina.com.cn/）所提供的河北省高校名单，本课题组对河北省高校档案馆网站建设情况进行了长期的追踪观察，调查涉及河北省范围内的99所高校。我们发现这些的网站建设情况不尽如人意，在这些高校中，只有8所院校建有综合档案馆（室）网站它们分别为燕山大学档案馆、石家庄铁道大学档案馆、华北电力大学档案馆、河北农业大学档案馆、河北科技大学档案馆、河北经贸大学综合档案室、河北大学档案馆和河北北方学院档案馆。

（二）评价指标的确定

课题组认为，对某一类别网站进行测评，应该充分考虑这类网站的定位、受众、特点、基础和发展现状。由于河北省高校档案馆网站的数量还不多，栏目和功能还不够完善，测评的目的是找到不足并给出建议，指标的确立和赋值的标准既要照顾当前的实际情况，又要在服务功能、数字化、文化性等方面起到引领作用。

通过对河北省高校档案馆网站进行数据记录和提取，并进而对其建设状况进行分析，课题组确定了河北省高校档案馆网站的评价指标。在这个体系中，形式、内容和功能是3项一级指标，另有7项二级指标和25项三级指标。

第一个一级指标为“形式指标（15分）”，下辖二个二级指标，分别为外观特征（12分）和机构设置（3分）。在“形式指标”中，档案馆是否为独立部门成为一项独立的二级指标，因为“27号令”中规定了符合条件的高校应当设立档案馆，未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第二个一级指标为“内容指标（45分）”，下辖二个二级指标，分别为一般内容（10分）和特色内容（35分）。在这一指标体系中，“内容指标”所占的权重最大，这是档案网站的性质所决定的。在这项指标中，人物档案、数字档案、编研情况、校史校志、校址变迁等给予了较高的权重或成为了独立的三级指标。各高校目前格外重视本校或与本校有历史渊源的名人档案的征集、整理和利用，这对发掘名人档案的价值、扩大高校的影响力有十分重要的作用。“27号令”规定，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作是高校档案机构的管理职责之一。高校档案的数字化进程正在逐步推进，这已经成为衡量高校档案工作的一项重要指标。高校综合档案馆（室）网站反映出的编研成果以及校史校志的展示，直接反映了该档案馆（室）的编研水平和学术能力。校址变迁成为独立的三级指标的原因是因为在高校合并的大背景下，多个高校合并、搬迁或机构变化给档案管理带来了诸多新问题，随着时间的推移，如何应对这一历史时期出现的新现象成为高校档案工作面临的新挑战，网站中对全宗的说明也倍受关注。

第三个一级指标为“功能指标（40分）”，下辖三个二级指标，分别为查询功能（25分）、交流功能（10分）和链接功能（5分）。在“功能指标”中，权重的设置基本向档案馆（室）的服务能力倾斜。

二、评价结果及分析

（一）河北省高校档案馆网站评价结果

根据确定的评价指标，本项目组对河北省高校档案馆网站进行了量化分析，力争以第三方的视角进行测评。从对量化指标的分析可以看出，测评体系的3个一级指标中，内容指标得分最低，形式指标也不尽人意，功能指标稍好。因为目前河北省高校档案馆网站数量不多，无法分别按“形式指标”、“内容指标”和“功能指标”给出单独的排名，只是按照“评价指标”给出了一个综合得分。从综合得分的角度看，这八所高校档案馆网站与目前主流的网站评测标准还有较大的差距，同时，网站之间的分差也较大。这说明这些网站建设的整体水平不高，提升的空间很大。在此只公布前五名的档案馆（室）网站：

1.燕山大学档案馆（http://archives.ysu.edu.cn/），72分；2.华北电力大学档案馆（http://web.ncepu.edu.cn/dangan/in-dex.asp），69 分；3.河北大学档案馆（http://archives.hbu.edu.cn/），65 分；4.河北农业大学档案馆（http://dangan.hebau.edu.cn/），63分；5.河北经贸大学综合档案室（http://zhda.heuet.edu.cn/），61 分。

（二）评价结果分析

“形式”方面，多数网站的美观程度和信息表现形式都可得到半数以上的分数，说明网站经过多年的努力已经脱离了最初的为建设而建设的阶段，已开始注重多种表现形式的综合运用。但死链接的现象在这些网站中仍然普遍存在。

“内容”方面，一些网站除“通知公告”、“政策法规”等内容外，开始重视加强高校档案信息资源的建设。反映本校历史与特色的档案的收集和整理、注意利用照片档案展示馆藏实力、名人档案的建立、档案数字化进程等方面的工作成果，为本校贡献了不少得分。如燕山大学的“馆室珍藏”和“学子风采”栏目展示了反映该校历史的众多老照片。同时还应该看到，仍有一些网站基本就是一个简单的框架，除了“本馆概况”、“归档范围”或一些流程图外没有什么实质的内容。

“功能”方面，馆藏档案在线查询的方便程度、学生学籍档案的在线查询功能的实现、互动与链接，都是衡量高校档案网站的建设水平的重要指标，体现着网站的服务能力。档案信息资源的展示体现着网站的服务水平，档案在线查询功能尤为重要。燕山大学档案馆网站提供的“认证本科学历”和“查询学生学籍”等服务值得肯定。此外，网站新闻、动态内容的搜索也可为用户提供很大的便利，如华北电力大学档案馆网站的“站内搜索”功能可以按各种关键字搜索站内新闻和动态等。

三、河北省高校档案馆网站发展建议

（一）切实转变“重展示、轻服务”的建站观念

各类网站建设的初级阶段一般都非常重视领导讲话等内容。随着高校档案网站建设工作的深入推进，网站已经具备了新闻动态、通知公告、归档范围说明等这些“必修课”。但目前依托网站提升高校档案馆的服务水平也不应被视作“选修课”。查询服务、检索功能应给予充分的重视，尤其是学籍和毕业生信息的查询功能都急待改善。

（二）完全可以通过技术手段实现的功能和服务要优先解决

纯技术层面的问题是最容易解决的问题，从外观角度也是最能影响档案馆网站形象的问题，这包括网站的死链接、导航、外观设计、界面的友好性、网站地图、网站的英文功能等。目前这些网站整体互动功能较差，没有充分利用网络的特点。网站的管理者和制作者应该充分利用技术手段加强网站界面的友好性设计并提高网站利用的方便程度。例如，为了方便用户亲自来档案馆查阅档案，建议将档案馆的具体地址用文字或图片链接至百度地图以显示出本馆的具体位置，这可以通过百度地图名片功能轻易实现，从而增强网站的亲和力。

（三）网站建设要和档案信息资源组织与开发、数字档案馆建设相结合

相对于技术手段能快速提高网站在外观和交互性等方面的建设水平，档案信息资源开发就相当于“练内功”。高校档案信息资源的组织与开发、档案馆在线服务功能的提升、档案数字化进程的加快，都要求高校档案馆网站定位由最初的档案馆业务流程的展示向深层次的数字档案信息服务与传播方向转变。在档案信息化这一大环境下，高校档案馆网站的建设要以档案信息资源的数字化管理契机，以数字档案馆建设为基础，合理组织和规划，从而促进档案网站的健康发展。

（四）体现学校特色的档案信息资源要优先开发利用

高校档案记录着学校的历史和变迁，对体现本校馆藏特点、反映本校特色的档案要重点开发利用，对不同载体的档案要格外关注。例如，开展本校名家、名师或与本校相关的名人珍贵档案的征集，将有利于提升高校档案工作的水平，扩大档案馆网站的影响。现已经有高校（如华北电力大学档案馆）开始尝试通过“人物档案”软件在线收集人物档案。

（五）高校档案馆网站要建设成为学术交流、联合编研的平台

高校档案馆从业人员已不再是高校实体档案的保管者和高校历史的守望者，更应是知识的提供者和传播者；他们不仅要保存历史，还肩负着高校文化传承的责任。档案馆工作人员要加强对本专业前沿知识的学习，提高自身的信息素养。高校档案馆网站可以成为档案从业人员进行学术交流的平台。网站可以链接相关学术交流信息，提高网站的学术含量。为充分利用高校知识密集、协调方便的优势，一些高校档案研究会的网站依托某些高校档案网站进行建设就是很好的案例，这也为网络编研、联合编研和科研项目的合作提供了平台支持。

四、结语

本文的测评与分析是本课题组针对河北省高校档案馆网站发展现状的一个学术层面的观察及相关性分析。评价指标和赋值标准仅对本项目实施阶段具备有效性，因为高校档案网站是不断发展变化的，评价指标是动态的，权重也需要不断调整和完善。对网站进行的持续观察是通过公众网（即，所谓的“外网”）而不是通过教育网进行的，这样可能更加客观。这些被测评的网站虽然存在许多不足，但毕竟还有更多的高校档案馆还没有自己的网站。这八个符合测评条件的网站为我们的工作提供了数据支撑，在此深表感谢。我们希望自己的工作可以起到“以评促建”的作用，为现阶段河北省高校档案馆网站的建设提供些许思路。

※本文系2008年度河北省教育厅人文社会科学研究指导计划项目“河北省高校图书馆、档案馆网站的绩效评估研究”（编号：SZ080708）和2007年国家档案局项目“档案信息网站绩效评估体系的可持续研究”（编号：2007-X-18）的研究成果之一。

[1]中国人民大学信息资源管理学院,档案网站调查和测评项目组.我国省级档案网站测评报告[EB/OL].http://www.idangan.com/Achievement_info.asp?id=127,2013-5-9.

[2]谢海洋,贾东月,田明霞,王建华.北京市高校档案馆网站建设的绩效评价[J].北京档案,2010(06).

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[4]张宁.我国市级档案网站综合测评与分析[J].档案学研究,2010(02).

[5]程璇.我国政府门户网站评价指标体系研究[D].武汉:华中师范大学,2007.