浅谈监理资料的管理与归档

任 倩

西南林业大学（650224）

0 前言

监理资料是监理工作过程中逐步形成的具有保存价值的技术和管理文件，是监理服务工作的量化表现。监理资料的管理涉及到工程设计、招标、采购、施工、保修等各阶段的监理活动。监理资料包括各种文件、文字记录、表格数据、音像制品等，是监理工程师判断、决策和项目参建单位之间分清责任、解决纠纷的重要依据；是评定工程质量、合理结算工程价款的必备资料；是反映工程内在质量和监理工作质量的重要凭证；是工程竣工验收合格后,监理资料立卷归档的基础。

监理资料的管理总负责人是总监理工程师。由总监理工程师指定专人进行监理资料管理工作，并达到《建设工程监理规范》第7.4.1条“监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序”的要求。

1 监理资料的管理

1.1 监理资料的组成

监理资料存在一定的广泛性，从监理部进驻工地开始工作起，每一项施工过程都有具体的工序管理和资料收集。不仅要有监理部自身的工作成果，而且还需要有建设单位、施工单位、设计单位和供货单位等多方面的配合支持才能完成。

按照文件来源可分为业主方资料、设计方资料、监理方资料、施工方资料、检测方资料等。根据建设工程实际需要，来源于监理方的资料有监理中标通知书、委托监理合同、营业执照、资质证书、人员证件、监理大纲、监理规划、监理细则、会议纪要、监理通知、会议纪要、周报（月报）、各种监理记录、监理日志、监理工作总结等；来源于施工方的资料有施工合同、分包合同、施工组织设计、各类报审报验资料及批复文件、开竣工报告、施工记录及相关管理资料等；来源于其他建设工程相关部门的资料有建设单位来往函件、图纸会审记录、设计变更、工程签证、建设主管部门发文批文等。

1.2 监理资料的管理任务

工程监理过程中，随着工程逐步进行，资料也会越来越多。监理资料管理的主要任务是负责收集、整理、编目、排序、装订、归档、保管、查阅，最终系统整理立卷，交付主管单位，并保证质量符合要求。监理资料的收集和管理并不能仅靠资料员一人，监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。要求各专业工程师对负责的资料进行签证，做到收集及时、核查仔细、签证准确、不留漏洞。

1.3 监理资料的管理要求

1）监理资料的管理工作，必须按照监理规范和国家的有关规定执行，做到“及时整理、真实完整、分类有序”。在各阶段监理工作结束后及时收录，及时整理编目，分类有序，真实有效。

2）监理资料要做到“文字清晰、填写完整、标识无误、闭环闭合”。每份监理资料都要书写清楚，不应留有空格，并且要签字、盖章无遗漏；“监理通知单”、“监理工作联系单”、“监理月报”中提出的问题及解决方法，要前后呼应，做到闭环闭合。

3）监理资料存档文件必须是原件并且应有编号，编号可按文件及工程编号，每份资料的编号唯一。

4）监理资料要做到与外业抽检同步进行，做到工程完工资料齐全，严禁补填、编造假资料。

2 如何做好监理资料管理

1）学习国家、行业标准规范，明确资料管理目的。资料管理员应熟悉国家相关的行业标准、规范，国家质量局、建设部颁布的 《建设工程管理规范》（GB 50319-2000）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）等。

2）建立收发文制度、文件处理程序、归档办法等。专人负责监理资料的收集、发放，并填写《文件发放／回收登记表》或《来函/发函登记表》等。

3）照片影像资料要和工程建设同步进行。特别是工程材料报审、隐蔽工程验收等资料，具有不可追忆性，要提高认识并及时全面收集。

4）制定监理资料归档目标，在收集过程中若发现资料缺少、漏项，应及时纠正以保证工程监理资料管理目标的实现。

5）监理人员应督促承包方与施工进度同步整理并提交相关资料，现场监理初审并报专业监理工程师核签，若存在问题，要求承包方及时修改。

6）专业监理工程师要及时组织现场工程核验，并对相关施工资料及监理资料进行会签，需总监审签的资料要及时报批。

7）项目监理部对外文件均需按规定审签完毕后盖章，并由资料员负责存档一份，并及时外发。

8）建立资料库，对工程建设的各类资料进行分类，存入相关的资料库中，对照工程进度不断增加新的内容。这样分类有序，既快捷方便，又能保证资料的真实和完整。

3 工程建设监理资料的立卷

3.1 竣工资料立卷方法

资料的立卷也叫组卷。资料的立卷包括对资料进行分类、排列、填写卷内目录、案卷装订、编页码、编案卷号、填写案卷封面（资料封面）、填写案卷目录、装盒等工作。资料的立卷可参考《建设工程文件归档整理规范》。

1）立卷首先要对资料进行分类。应按单位工程、按专业组卷，卷宗封面标明编号、工程（单位）名称、第几册、共几册等字样。资料立卷后，需要编制“卷内目录”,卷内目录排列在卷内文件首页之前，卷内目录不用编页号。

2）文件资料的排列、立卷方法:卷内文件应按资料名称或内容及形成资料的时间排序，并编制相对应的卷内目录。文件资料以“件”为单位依次排列。一份文件为一件。各种报表、名册、图册、监理日志等，一册（本）为一件；正本与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；请示与批复为一件；文件处理单（签、表）与被处理文本合为一件。

3）装订、装盒的要求:案卷也要按类目进行编号，组成案卷的资料不能超过 3 cm，成册的资料保持原状，直接装盒。文字材料，采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、结实、牢固，便于保管和利用，装订时必须剔除金属物。资料成册排列顺序:案卷外封面→案卷内封面→卷内目录→资质材料→卷内备考表。

4）电子档案应单独组卷，有关监理工程中的照片等声像档案应附有关文字说明。特殊载体的材料要按有关规定办理。

3.2 竣工资料移交

监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档，根据《档案法》和国务院279号令、建设部90号令及省市有关规定，为了确保工程档案资料收集归档齐全、真实可靠，保证工程竣工档案的完整、准确、系统，要求监理单位必须在工程竣工验收合格后3个月内向城建档案馆提交竣工监理资料。

4 结语

监理资料管理需要与之有关的所有人员共同配合完成，严格按照管理制度执行。重视对监理资料的管理，总监要充分给予资料员对资料管理应有的权限。只要资料员及相关人员按照有关资料管理的规定，从工程开始至竣工验收全过程适时进行资料的收集与整理，并做好分类归档工作，最后工程竣工立卷时监理资料就能确保质量的顺利完成。

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