电算化会计内部控制问题分析

■李 冰 黑龙江省航道局

一、强化电算化会计管理势在必行

如今信息技术通道以惊人的速度发展，人们生活工作的方方面面都受到其深厚的影响。而企业在处理内部财务数据时更是离不开计算机，这与用算盘进行会计核算的时代不可同日而语。计算机能够帮助会计人员更快更有效的进行会计基本业务，同时计算机在能在短时间内完成人脑身难以完成的一些高难度运算。如今计算机俨然成为会计行业不可或缺的法宝，为会计人员所依赖。

随着电算化会计系统的普及、发展，它彻底改变了传统会计的形式。在运用过程中，传统的书面的数据逐渐淡出舞台，被电子数据取而代之。随着电子、网络的普及，越来越多的资金流转都在网络上进行。在资金流转的过程中，有关人员则将相关信息存入电脑，由电脑自动进行操作。因此交易原本所应该出现的各种票据渐渐消失了。长此以往，许多书面化的数据、文件部门渐渐淡入人们眼球。

有利必有弊，任何事物都是一把双刃剑，因此我们必须辩证统一的看待问题。计算机的优势有目共睹，但是其所带来的问题也是十分严峻的。随着计算机的普及，不少不法分子利用其广泛性、灵活性的特点，进行着各种前所未见、匪夷所思的犯罪活动。随着计算机的广泛普及，为不法分子进行犯罪活动提供了更为隐蔽的场所。因此，也大大增强了电算化会计内部控制的难度，也提高了控制的难度。

二、电算化会计管理分析

在充分了解电算化会计的基础上，必须对其管理进行分析，这样才能正确、合理的运用，使其发挥最大的功效。下面就从三个方面来重点分析电算化会计管理。

1.系统开发、发展控制。对于计算机系统的开发十分复杂，其中包含了许多方面。比如在开发过程中对系统本身的可行性，对计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中系统分析、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求、系统更新的可行性研究、更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。

（1）授权和领导认可。在进行计算机系统的开发工作之前，一定要首先得到领导的重视、授权于许可之后，才可正式进行开发工作。因为，一般来说，计算机会计系统开发项目所需要的资金数额都比较大，个人是没办法私自或单独的进行开发与研究工作的。另外，计算机会计系统的开发工作对企业或单位来说，对其整体的管理目标是有着一定影响的，对新系统或新软件的开发一般都需要企业相关领导着召集企业核心部门的管理人员进行开会商议，如果商议结果是要进行开发工作时，企业就需要对原有的管理体制进行改革。由此可见，对计算机会计系统进行开发是牵一发而动全身的重大举措，必须要得到企业领导的授权于认可之后才可执行。

（2）符合标准和规范。在进行计算机会计系统的开发项目时，所有的、有用到过的商品软件都必须符合标准和规范。不管是企业自行研发的，还是由外界购买的，都要符合国家所制定的统一的标准和规范，严禁使用不符合标准规范的系统软件进行项目开发工作。

（3）人员培训。在计算机系统进行开发工作时，要注意对有关人员进行相关知识的培训与学习，一方面可以提高其对计算机系统的认识和了解，使其在日后对该系统进行使用时少犯错误；另一方面，对其使用该系统的相关人员进行培训，可以增加其计算机系统使用的知识量，若日后对系统的操作上遇到麻烦或者操作出错时，可以自己找到错误的源头，然后自行对计算机系统进行维护工作。

（4）系统转换。新的计算机会计系统在投入使用，替换原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统，必需经过一定的转换程序。

2.管理控制。管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。

（1）组织机构设置。企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态划分，也可以按会计岗位和工作职责划分岗位。组织机构的设置必须适合企业的实际规模和企业总体经营目标，并且应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分配。

（2）职责划分。内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，计算机会计系统与手工会计系统一样，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。企业为防止舞弊或欺诈。应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时，还应建立起职务轮换制度。

（3）上机管理。企业用于计算机会计系统的计算机应尽可能是专用的，企业应对计算机的使用建立一整套管理制度，以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。

（4）档案管理。计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。

（5）设备管理。对于用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。

三、结束语

如今电算化会计以其惊人的速度改变着会计行业的面貌以及功能，在会计行业发挥着巨大的功效，大大减轻了会计人员的工作负担，提高了工作的准确度和效率。进行电算化会计管理，不仅提高会计核算水平和质量，还提高了企业现代经营管理水平，为企业进行全面管理现代化奠定了基础。